Тем не менее, эти системы обычно утверждают, что они заключают сделки типа «поставь и забудь». Это может ввести в заблуждение и привести к нереалистичным ожиданиям, а также к ошибочным стратегиям реализации.
К счастью, из систем автоматизации можно извлечь большую выгоду, если вы понимаете как их преимущества, так и ограничения.
Важно понимать, какие процессы могут быть надежно автоматизированы в вашей компании. Они могут включать в себя расчет заработной платы, выставление счетов, учет затрат, мониторинг ИТ-инфраструктуры, интернет-маркетинг, управление перспективами и привлечением клиентов, мониторинг конкурентной разведки и многие другие. Хитрость заключается в том, чтобы определить, какие процессы, если они будут автоматизированы, будут наиболее полезны для вашей компании.
Один из способов определения этого значения заключается в тщательном отслеживании рабочего времени сотрудников, чтобы определить, тратят ли сотрудники большое количество времени на процессы, которые можно легко автоматизировать. В таких случаях внедрение автоматизированной системы часто обеспечивает высокую отдачу от инвестиций, сокращая время, затрачиваемое на утомительные действия, и освобождая сотрудников для выполнения других задач.
Выбор и внедрение конкретного программного обеспечения, отвечающего требованиям автоматизации, является слишком широкой темой, чтобы полностью охватить ее здесь (на этом консультанты зарабатывают деньги).
Тем не менее, после того, как вы определили, какие процессы в вашем бизнесе могут быть успешно автоматизированы, есть несколько универсальных рекомендаций по программному обеспечению для автоматизации, которые следует запомнить:
Функциональность интеграции
Убедитесь, что функциональность интеграции присутствует в выбранной вами системе. Современные бизнес-программы должны взаимодействовать друг с другом, чтобы вы могли собирать, извлекать и манипулировать данными по своему усмотрению.
Если в программе используется множество проприетарных протоколов, найдите другое программное обеспечение, которое будет хорошо сочетаться с другими.
долголетие
Другим ключевым фактором, который следует учитывать при выборе программ автоматизации, является долговечность. Нишевые программы, которые являются новыми и относительно не зарекомендовавшими себя в бизнес-среде, являются рискованными, потому что они не могут длиться долго. Поэтому, даже если программа работает так, как рекламируется, вы можете застрять, когда потребуется обновление, и бизнес обанкротится.
Когда речь идет об автоматизации ключевых бизнес-процессов, целесообразно выбирать из высококачественных программ, которые выдержали испытание временем. Малые предприятия часто используют Quickbooks, ADP и даже Microsoft Dynamics GP, чтобы обеспечить основу для инфраструктуры автоматизации. Хотя они не полностью соответствуют потребностям каждого, каждый заслуживает тщательного изучения.
Монитор и обновление
Наконец, имейте в виду, что даже самые передовые системы автоматизации не могут быть запущены без регулярного мониторинга и обновлений. Как правило, программы следует проверять ежедневно, чтобы обеспечить их надлежащее функционирование и быстрое устранение любых проблем.
Если выбранная вами программа предлагает контракт на техническое обслуживание, вам будет разумно в нее инвестировать. Системы автоматизации должны пересматриваться или обновляться не реже двух раз в год. Иногда в контракт на техническое обслуживание включаются автоматические обновления программного обеспечения, что является очень ценным преимуществом.
Программное обеспечение быстро меняется, что требует регулярного технического обслуживания, чтобы гарантировать плавную интеграцию с вашими повседневными процессами. Если вы обнаружите, что программное обеспечение отстает или вызывает проблемы даже после его обновления, тогда вам определенно следует подумать о поиске замены. Неудобство реализации новой программы автоматизации часто смягчается расширенными функциональными возможностями, которые она предоставляет.
Программы автоматизации могут значительно повлиять на итоговые показатели вашей компании, но важно не слишком оптимистичны. Ваш автомобиль не ведет вас на работу, а плита не готовит еду самостоятельно. Только люди могут вести бизнес. Когда программное обеспечение остается запущенным, случаются плохие вещи.
Сосредоточьтесь на создании надежной стратегии внедрения и сопровождения, и вы сможете оптимизировать свои процессы, увеличив при этом свою прибыль.
Легкий путь, трудный путь фото через Shutterstock
3 комментария ▼
