Когда дело доходит до документирования процесса, ни одна деталь не является слишком маленькой для того, чтобы принять на работу процедуры или ожидания сотрудников. Но когда это помогает увидеть определенные правила в печати? Мы задали девяти членам Совета молодых предпринимателей (YEC) следующий вопрос:
«Какие документы вы должны иметь при себе, чтобы в офисе всегда были физические копии и почему?»
Вот что должны были сказать члены сообщества YEC.
$config[code] not foundФизические копии документов имеют смысл для:
1. Наша миссия и корпоративные ценности
«Наша команда определила нашу культуру на восемь арендаторов под названием« Модифицированный путь », и с тех пор они были на стене. Этот документ описывает, как фанаты, инвесторы, деловые партнеры и сотрудники могут ожидать, что команда Modify будет действовать. Размещая его, мы можем оставаться сосредоточенными и верными себе. Публичность и известность также заставляют нас оценивать и обновлять по мере роста нашей культуры ». ~ Аарон Шварц, Modify Watches
2. Дизайн Доказательства
«Как агентство брендинга и дизайна, мы проводим большую часть времени, работая над экранами для мобильных устройств и в Интернете. Но часто глядя на экраны в течение бесконечных часов, вы также чувствуете, что находитесь в водовороте. Мы печатаем любую работу, которую делаем для клиентов, включая логотипы, цветовые палитры, каркасы, экраны мобильных приложений и т. Д., Чтобы мы могли получить лучший контекст и ощутимый опыт для работы за пределами экрана ». ~ Санни Боннелл, девиз
3. Расходные квитанции
«Хотите верьте, хотите нет, многим организациям все еще требуются физические копии квитанций для возмещения, и сканирование квитанции и отправка по электронной почте просто не годятся. По этой причине я храню все бумажные квитанции в папке до тех пор, пока не получу платеж, и если квитанция отправлена по электронной почте, я привык распечатывать ее и помещать в папку ». ~ Александра Левит, Inspiration на работе
4. Страховые документы
«Хранение бумажных копий страховых документов, даже если у вас есть цифровая копия, особенно важно, когда возникают проблемы. Например, если вы сохраняете свои страховые документы на жестком диске офиса, который впоследствии становится поврежденным, может возникнуть проблема с своевременным доступом к другой копии. Наличие бумажной копии важных страховых документов обеспечивает немедленный доступ во время отключения электроэнергии ». ~ Кристофер Джонс, LSEO.com
5. Стратегический план нашей компании
«Ваш стратегический план является руководством вашей компании к росту и успеху в будущем. Каждый сотрудник должен иметь доступ к стратегическому плану и консультироваться с ним, чтобы убедиться, что то, что он делает, продвигает вашу компанию вперед.Когда сотрудники знают, как связать свои задачи с вашим стратегическим видением, ваша компания находится на более прочной основе ». ~ Николь Муньос, начните рейтинг прямо сейчас
6. Доски Видения
«В настоящее время все документы компании являются виртуальными и находятся в облаке между различными платформами, включая Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign и Podio. Единственные физические документы, которые есть у каждого из нас, - это доски для надписей, созданные в начале года. Они помогают напомнить сотрудникам как о своих деловых, так и личных целях. Ко всему остальному можно легко получить доступ в облаке ». ~ Марсела Де Виво, Brilliance
7. Ничего
«Мы стараемся сделать все электронным и поместить в нашу панель. Таким образом, наши местные и удаленные сотрудники могут получить доступ ко всему. У нас есть некоторые необходимые плакаты для соответствия требованиям на рабочем месте, резервные копии ключевых онлайн-документов на случай аварии и квитанции в хранилище. Но в целом мы выкладываем все наши основные идеи, материалы и документы в онлайн-доступ для команды ». ~ Питер Бойд, PaperStreet Web Design
8. Все, что связано с налогами
«Я помещаю почти все на зашифрованные жесткие диски и в облако, но единственное, от чего я отказываюсь уничтожать или жертвовать физическими копиями, это все, что связано с налогами. Это означает, что квитанции, счета-фактуры, контракты, налоговые декларации, выписки, уведомления и т. Д. Я храню копии дома и в офисе в безопасных местах и держу их в плотном порядке, чтобы их было легко обслуживать. Не связывайтесь с IRS! »~ Робби Бертум, Булл и Борода
9. Юридически обязательные плакаты
«Плакаты по трудовому законодательству - не самые интересные документы, но министерство труда США и государственное министерство труда по закону требуют от работодателей заметного размещения их в офисе. Вы можете использовать инструмент «Советник плакатов Министерства труда» для определения нужных вам плакатов или использовать компанию, отвечающую за соблюдение нормативных требований ». ~ Роджер Ли, Captain401
Печать пресс-фото через Shutterstock
1
