Еще в 1917 году первый Bankers Box® взял на себя ведение делопроизводства. Как следует из названия, он был разработан для банкиров, чтобы управлять банковскими записями. Вскоре, однако, он был принят предприятиями всех видов для организации и архивирования записей.
$config[code] not foundПеремотка вперед на 95 лет. Мир изменился, но некоторые вещи не изменились. Одна вещь, которая не изменилась, - это необходимость управлять документами и записями в вашем бизнесе.
На самом деле, управление записями стало еще большей проблемой в нашем современном мире. Например, судебный процесс является фактом жизни в бизнесе сегодня. Проблемы с судебными процессами подняли ставку, когда дело доходит до хранения записей - важно иметь твердую политику для хранения и уничтожения записей и возможность их точного извлечения, если это необходимо. И это только один пример.
Тем не менее, слишком многие компании либо не имеют хорошего решения для управления документами и, как следствие, испытывают неопределенность из-за плохо организованных записей, либо они привлекают сторонних специалистов из-за ошибочного восприятия, что большая внутренняя проблема связана с собственными документами.
И это прискорбно. Зачем? Поскольку управление записями с помощью собственного решения выполнимо и имеет свои преимущества - это не сложно, это может сэкономить деньги, это удобно, это более безопасно и помогает вам организовать работу.
Внутреннее управление записями вполне возможно для малого и среднего бизнеса.
Компания Fellowes, признанная за приверженность инновациям на рабочем месте, недавно провела опрос лиц, принимающих решения в сфере малого и среднего бизнеса с 1 - 1000 сотрудников. Этот опрос показывает преимущества внутреннего управления записями, а именно:
1) Экономить деньги - 52% тех, кто использует внутреннюю систему документооборота, говорят, что это сэкономило им деньги / сократило расходы. Мало того, 16% из них говорят, что внутренняя система документооборота оказала «очень положительное влияние» на операционные расходы.
Фактически, стоимость является ключевым фактором для перехода на собственное решение. Почти 65% из тех, кто переключается на собственное решение для управления документами, говорят, что затраты на хранение, измельчение, переплет и ламинирование документов за пределами площадки были фактором их решения.
Чтобы получить быстрый снимок потенциальной экономии вашей компании, попробуйте анализатор сбережений Fellowes по адресу Savinganalyzer.fellowes.com.
2) Больше никаких неожиданных и скрытых затрат Одной из проблем, с которой сталкиваются компании, использующие хранение и извлечение документов за пределами площадки, являются непредвиденные сборы, которые могут увеличить общую стоимость управления записями за пределами площадки. Помимо базовых сборов за хранение и поиск, существуют дополнительные сборы за топливные сборы, ящики нестандартного размера, повторную упаковку, срочный поиск, срочную доставку, доставку третьим лицом, минимальные складские расходы, сборы за обработку, сборы за программы, уничтожение / уничтожение архивов, подробный биллинг и фотокопирование. Внутреннее решение может минимизировать или устранить все эти затраты. Этот график показывает негативное влияние стольких сборов:
Нажмите, чтобы увидеть увеличенное изображение диаграммы
3) Время поиска быстрее - Время - деньги в бизнесе. Только 14% сказали, что их поставщик управления документами за пределами площадки извлек документы в тот же день, как и просил. Почти треть респондентов утверждают, что для извлечения записей требуется три дня или более - иногда больше недели! С внутренним решением скорость находится под вашим контролем.
4) Эффективность и удобство улучшаются - Согласно опросу, 74% говорят, что переход на сторонний документооборот не оказал никакого влияния или отрицательно сказался на эффективности.
Fellowes создал анализатор сбережений, чтобы рассчитать потенциал сбережений. Запуск калькулятора занимает всего 60 секунд - попробуйте и посмотрите.
7 комментариев ▼
