Время является одним из самых ценных активов для владельцев бизнеса. Но так как в вашем списке дел столько времени тратится впустую, вам нужно взять под контроль свою работу, или она возьмет на себя управление вами. К счастью, технологии могут помочь.
$config[code] not foundВот 10 общих задач, которые нужно тратить впустую для автоматизации, чтобы освободить время:
Сортировка писем
Прежде чем вы начнете отвечать на электронные письма, это поможет организовать их. Одним из лучших способов повышения эффективности, который вы можете сделать, является использование функций меток, тегов и / или папок в вашей почтовой программе. Таким образом, вы можете сначала заняться важными письмами, а потом - менее важными (или, может быть, никогда). Это также поможет вам «пакетировать» электронные письма для эффективности.
Например, некоторые сообщения могут потребовать немедленного ответа, в то время как другие могут ждать. Или вы можете сосредоточиться на электронных письмах, связанных с одним конкретным проектом за один раз. Эти ситуации идеально подходят для помеченных папок.
Почтовые платформы, такие как Gmail, могут автоматически сортировать электронные письма в папки в соответствии с назначенными вами правилами. Например, еженедельные информационные бюллетени могут идти в одну папку. Письма от клиентов могут быть отправлены в приоритетную папку или помечены как «важные».
Отвечая на электронные письма
Когда пришло время отвечать на электронные письма, вероятно, есть некоторые ответы, которые будут такими же или, по крайней мере, похожими. Например, вы можете отправить аналогичные ответы на запросы от потенциальных клиентов или широкой общественности.
В этих случаях вы можете сэкономить много времени, используя стандартные ответы в Gmail или шаблоны электронной почты в Outlook.
Публикация в социальных сетях
Важное значение имеет личное участие в социальных сетях, и вы не должны его пропускать. Это не значит, что вам нужно делать все вручную.
При публикации общих обновлений, ссылок или аналогичного контента приложения-планировщики, такие как Buffer и Hootsuite, могут помочь вам сэкономить время, запланировав публикацию сообщений в течение недели. Вместо того, чтобы перемещаться между сайтами и приложениями, вы управляете всем с одной панели.
Платформы блогов, такие как WordPress, и сайты электронной коммерции, такие как Etsy, также предлагают варианты автоматического размещения новых ссылок или продуктов на сайтах социальных сетей.
Наконец, если вы предпочитаете курировать сторонний контент для своих подписчиков, такая служба, как социальные источники за 99 долларов и публикует контент в ваших социальных аккаунтах в соответствии с вашими инструкциями. Это освободит вас от работы над социальной стратегией, а не деталями исполнения.
Планирование встреч
Вы когда-нибудь ходили туда и обратно, чтобы назначать встречи с несколькими занятыми людьми - изо всех сил пытаясь найти дату и время, которые работают на все это календари? Это может быть неприятно.
Если вы запланируете много встреч, вы можете потратить часы на это время. Вместо этого, почему бы не реализовать приложение онлайн-планирования, такое как ScheduleOnce?
Вы просто подключаете свой существующий календарь к приложению. Хорошее приложение для планирования будет интегрироваться с популярными календарями, такими как Outlook и Google. Затем пригласите третьих лиц в Интернет, чтобы посмотреть, что доступно в вашем расписании, и выбрать удобные для них даты и время.
Некоторые умные люди даже включают в свои подписи в электронной почте ссылку на свой онлайн-календарь - еще один шаг из этого процесса.
Вы не будете тратить время на отправку и сравнение электронных писем. Планирование встреч никогда не было таким простым, как с приложением для планирования.
Отправка повторяющихся счетов
Если вы ежемесячно выставляете счет клиентам или клиентам на одну и ту же сумму, это легко автоматизировать. Некоторое бухгалтерское программное обеспечение, такое как Xero, может быть настроено для генерации и отправки по электронной почте регулярных повторяющихся счетов. Некоторые системы также отправляют последующие напоминания, если счет не оплачен своевременно.
Или, возможно, у вас есть клиенты на регулярных счетах кредитной карты, например, для подписки. В этом случае используйте что-то вроде Freshbooks или PayPal, чтобы каждый месяц снимать с карты клиента.
Многие малые предприятия, к сожалению, слабо рассылают и отслеживают счета. Автоматизация экономит время, конечно. Это также снижает вероятность того, что эта важная задача провалится через трещины.
Автоматизация отчетов о посещаемости сайта
Один из лучших способов узнать, как привлечь больше трафика на сайт, - лучше понять существующий трафик. Вам нужно знать, что работает сегодня, а что нет. Другими словами, вы должны хорошо понимать, что ищут посетители, как они попадают на ваш сайт и что они делают, когда попадают туда. Важно периодически проверять это, чтобы оценить, достигаете ли вы прогресса.
Но отбор огромных объемов данных Google Analytics требует времени. И вы можете откладывать.
Вместо этого найдите время - один раз - чтобы настроить отчеты по ключевой статистике. Затем один раз в неделю отправляйте эти отчеты по электронной почте вам и / или другим членам вашей команды. Вы можете отправить их в формате PDF или в виде таблицы в формате CSV.
Эти повторяющиеся отчеты о трафике Google Analytics сэкономят огромное время в долгосрочной перспективе. Вместо того, чтобы заходить на панель инструментов Google Analytics и просеивать данные вручную (если вы помните!), Вы будете получать отчеты каждую неделю, которые вы сможете быстро просмотреть или охватить на совещаниях команд.
Обработка сообщений службы поддержки клиентов
Малые предприятия, как правило, достигают точки, когда решение проблем клиентов с помощью обычной электронной почты становится громоздким. В конечном итоге вы копируете и вставляете информацию из электронных писем в другие программные системы, такие как система ввода заказов или база данных контактов.
Что еще хуже, важные сообщения скрываются в почтовом ящике одного сотрудника. Другие в компании не видны, если вы не помните, чтобы вручную написать коллегам по электронной почте, чтобы держать их в курсе.
Программное обеспечение службы поддержки, такое как Groove, может быть спасителем. Справочная служба или системы продажи билетов обеспечивают общение с клиентами в одном центральном месте, автоматически уведомляя всех нужных членов команды.
Тогда идите лучше - используйте инструмент, подобный Zapier, для интеграции средств поддержки клиентов с другими системами, которые вы используете. Используйте Zapier для отправки сообщения в ваше бухгалтерское программное обеспечение (например, для обновления контактной информации клиента). Или отправьте его в свою систему управления проектами (например, если требуется специальное обслуживание аккаунта).
Интегрируясь с другими системами, вы избежите дублирования ввода данных или, что еще хуже, потраченного времени на путаницу и ошибки.
Автоматизация последующих маркетинговых рассылок
Программы автоматизации маркетинга, такие как Infusionsoft, могут помочь небольшим командам получить преимущества. Вы можете настроить маркетинговые кампании с серией сообщений для каждого шага.
Например, предположим, что потенциальный клиент приходит на ваш веб-сайт и заполняет форму, чтобы загрузить бесплатный технический документ. Вы можете отправить серию последующих сообщений, чтобы вырастить это лидерство - без необходимости каждый раз вручную инициировать электронную почту. Это рычаг!
Заполнение онлайн-форм
Всякий раз, когда вы пытаетесь подписаться на новую онлайн-платформу, сервис, рассылку новостей или что-либо, что требует регистрации, вы, вероятно, заполняете форму.Заполнение одной формы здесь или нет ничего страшного. Но вместе они составляют одну из трудоемких задач в вашей жизни.
Такие программы, как Roboform, могут автоматически заполнять эти формы. Вам не нужно вводить одну и ту же информацию снова и снова.
Резервное копирование ваших данных
Ваши данные являются одним из самых важных активов, которые имеет ваш бизнес. Вот почему регулярное резервное копирование так важно. Но люди забывают или просто не тратят время на регулярное выполнение этой задачи.
Облачные сервисы, такие как Carbonite и Dropbox, предлагают решения, которые будут автоматически создавать резервные копии ваших файлов в облаке.
С помощью Google Drive и Microsoft OneDrive вы можете назначить автоматическое сохранение всех документов по умолчанию в облаке. И вы также можете настроить автоматическое резервное копирование локально через Windows или Apple Time Machine.
Автоматизируйте эти 10 бесполезных задач, а затем найдите еще 10 для автоматизации. Несколько минут освобождаются здесь и там, в конечном счете, складываются в часы. Эти часы вы можете использовать, чтобы расслабиться и наслаждаться жизнью.
Устал на работе фото через Shutterstock
5 комментариев ▼
