Как лидер, вам нужна продуктивная команда, поэтому имеет смысл только повысить своевременность и помочь членам команды избежать вредных рабочих привычек, таких как промедление.
Промедление разъедает продуктивность человека, который откладывает. Более того, это добавляет стресс - стресс прокрастинатору, а также остальной части команды, которая должна изо всех сил пытаться восполнить провал за пропущенные сроки.
$config[code] not foundЭто также приводит к негативным эмоциям, которые подрывают командную работу. Прокрастинатор несет в себе груз вины за несвоевременность, а другие члены команды испытывают негодование по поводу того, что им нужно наверстать упущенное.
Не говоря уже о том, что, конечно, это может повредить прибыли вашего бизнеса. Промедление может привести к несчастным клиентам, штрафам за задержки и потерю будущих продаж.
Программное обеспечение предоставляет простое решение, чтобы помочь вашей команде избавиться от привычки проволочек. Вот 5 простых способов использовать программное обеспечение, чтобы избавиться от проволочек и сделать вас и вашу команду более продуктивными.
Используйте календари для их наибольшего потенциала
Цифровые календари идеально подходят для разрыва цикла проволочек - если вы используете их правильно. Поощрите свою команду попробовать эти методы календаря (и использовать их самостоятельно, чтобы привести пример):
- Заблокируйте установленный период времени для выполнения важного проекта или задачи в календаре. Если в вашем календаре есть час или два, выделенные для этого, вы на один шаг ближе, чем просто включаете задачу в список дел.
- Когда вы настроите уведомление календаря, добавьте ссылки на любые документы, необходимые для выполнения задачи, прямо в уведомлении календаря. Таким образом, вы не тратите время на поиск документов, чтобы начать - или отвлекаться.
- Используйте общие календари в своих организациях, чтобы не проверять доступность. С общими календарями вы можете видеть, кто свободен. Кроме того, изучите функции своей календарной программы, чтобы найти небольшие взломы, которые облегчают планирование. Например, в календаре Outlook есть нечто, называемое помощником по планированию, которое может ускорить настройку собрания.
Промыть и повторить: шаблоны, шаблоны, шаблоны
Ничто так не способствует промедлению, как глядя на пустой экран, задающийся вопросом, с чего начать следующий проект. Шаблон быстрее освобождает вас от выполнения таких задач, как написание отчета, создание презентации или составление повестки дня собрания.
Есть два вида шаблонов. Один из них - это общие шаблоны, которые вы можете найти в Интернете или даже в наборе Office, который вы используете. Например, в Office 365 имеется множество бесплатных шаблонов в различных модулях, таких как электронные таблицы и презентации.
Другой вид шаблонов - это шаблоны, специально предназначенные для вашего бизнеса. Со временем вы будете создавать шаблоны для презентаций продаж, отчетов и многое другое. Ключ в том, чтобы каждый мог найти их, когда они им нужны. Создайте центральную библиотеку шаблонов и предложите всем ее использовать. С общими папками и облачным хранилищем файлов это очень легко настроить.
Tick Tock: использовать таймеры управления временем
Иногда промедлению помогают и способствуют, тратя слишком много времени на неважные задачи. Помогите своей команде понять, как лучше распределять свое время, тратить его на самые неотложные и самые важные задачи.
Здесь может помочь что-то простое, например, таймер. Если кто-то в вашей команде склонен тратить слишком много времени на чтение неважных электронных писем или позволяет перебивать встречи, тогда таймер может помочь сэкономить минуты, которые в течение недели складываются в часы.
Я обнаружил, что более сознательное время имеет удивительные эффекты. Пока я не начал отслеживать, я не понимал, сколько времени я тратил на выполнение задач с низкой важностью.
В Windows 10 встроено бесплатное приложение для таймера. Вы также можете найти приложения для таймера в Интернете или просто использовать таймер и будильник на своем смартфоне.
Мгновенные изменения: совместная работа над общими документами
Предположим, у вас есть пресс-релиз, который вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды посмотрел, прежде чем он выйдет в интернет. Попытка привлечь всех, кто должен внести свой вклад, чтобы рассмотреть его и ответить, может занять некоторое время - особенно для прокрастинаторов в вашей команде.
Здесь на помощь приходит облако в виде общих облачных документов.
Знаете ли вы, что вы можете сотрудничать в Word, используя функцию, которая позволяет вам в соавторстве в режиме реального времени? Вы можете отслеживать редактирование символ за символом, когда кто-то еще работает над документом. Таким образом, вы можете собрать всех вместе и быстро собрать все данные в режиме реального времени, избегая склонности некоторых откладывать.
Microsoft Office 365 также предлагает многопользовательские команды для работы с видео и аудио на платформе HD, поэтому ваша группа может обсуждать номера, кампании и проекты из разных мест. Если у вас есть клиент, который хочет объединить идеи для своей последней кампании, это ставит всех на одну онлайн-страницу.
Планировщик был создан специально для Office 365. Он работает на всех ваших устройствах. Вы можете добавлять файлы, задачи и даже говорить с командой, где бы они ни находились. Уведомления по электронной почте позволяют легко сообщать членам команды, когда им дают новое задание. Планировщик привлекает всех и держит их в курсе любых событий.
Office 365 Video - еще один способ избежать проволочек. Загрузка и совместное использование видеоконтента через вашу компанию превращает лицо и прямую трансляцию в письменные заметки и директивы.
Используйте виртуального помощника, такого как Cortana
Вот еще один способ избежать промедления: используйте виртуального помощника, чтобы делать заметки и проводить исследования для вашего следующего проекта. Например, вы можете использовать Cortana, чтобы устно диктовать несколько заметок для этого большого отчета и сохранять их в OneNote. Иногда гораздо легче начать, если вы начнете с маленьких шагов, например, продиктовать несколько заметок, которые нужно включить в отчет.
Вы также можете использовать Cortana для разговорного веб-исследования проекта. Это делает его менее похожим на кропотливую работу и больше похожим на простую дискуссию, если вы используете что-то вроде Кортаны для поиска вещей.
Как показали эти примеры, есть много способов использовать технологию, чтобы начать и избежать проволочек. Чего же ты ждешь? Начните использовать некоторые из этих инструментов!
На момент написания этой статьи Анита Кэмпбелл участвует в программе Microsoft Small Business Ambassador.
Человек на ноутбуке Фото через Shutterstock
Больше в: Microsoft, Спонсор 1
