Если у вас есть бизнес, в котором работают люди, вы должны взять на себя широкий круг обязанностей. Многие из этих обязанностей довольно очевидны, например, начисление заработной платы или выполнение новых налоговых требований.
Тем не менее, каждый раз к вам приходит сотрудник с просьбой о чем-то, что может показаться немного менее очевидным, например, о предоставлении доказательств занятости, чтобы помочь им получить банковский кредит или получить новую арендуемую квартиру.
$config[code] not foundНо такого рода запросы на самом деле гораздо чаще, чем вы думаете. И когда это происходит, самый простой способ помочь - это отправить письмо с подтверждением трудоустройства (VoE).
Что такое подтверждение трудового письма?
Письмо VoE - это короткий документ, который работник может использовать, чтобы доказать, что он в настоящее время работает в конкретной компании. Банки и ипотечные компании часто просят потенциальных заемщиков представить письмо VoE, прежде чем они согласятся предложить кредит, а домовладельцы, как правило, запрашивают аналогичную ссылку, прежде чем выпустить недвижимость.
В конце концов, кредитные учреждения и другие агентства запрашивают письма VoE, чтобы доказать, что данное лицо находится на вершине своих финансов или будет в состоянии производить регулярные платежи для погашения долговых обязательств. Если вы работаете с иностранцами, письмо VoE также может быть важным требованием для получения визы.
Принимая это во внимание, скорее всего, большинство ваших сотрудников должны будут попросить письмо VoE, как какой-то момент в ходе их работы. Это не то, что нужно людям очень часто, но это не редкий запрос. Более того, это может быть очень важный запрос.
Как работодатель, вы не обязаны по закону выпустить письмо VoE в большинстве ситуаций. В разных штатах действуют разные правила, касающиеся того, когда и как эти ссылки выдаются. При этом, как правило, эти правила очень похожи - и на их составление уйдет всего несколько минут.
Какая информация включена в подтверждение трудового письма?
Письмо VoE не является обычной, многословной ссылкой на трудоустройство. Организации, запрашивающие письмо от VoE, как правило, хотят, чтобы работодатели подтвердили лишь несколько ключевых фактов, касающихся работы человека. К ним относятся: дата начала работы, имя и должность лица, его заработная плата и как часто им платят, а также является ли работник неполный или полный рабочий день.
Само письмо соответствует стилю обычного делового письма, но если вы хотите увидеть один или два примера, существует множество сайтов, которые предлагают простые в использовании шаблоны. Если у вашего предприятия есть официальная канцелярия, самое время его использовать, и вам, как правило, следует указывать контактные данные на случай, если у конечного получателя письма VoE возникнут дополнительные вопросы относительно письма.
Вы также должны запечатать конверт, прежде чем выдавать его своему сотруднику.
Может показаться, что это немного, но письма VoE могут изменить мир к личной жизни сотрудника. Вот почему авторство этих писем является относительно важной административной задачей, которая тесно связана с работой с персоналом.
Фото с ноутбука через Shutterstock
