Ведение записей является неотъемлемой частью многих видов бизнеса сегодня. Неважно, работаете ли вы в медицинском офисе, университете, юридической фирме или другом учреждении, управление формами, обеспечивающими работу этих предприятий, часто само по себе является работой на полный рабочий день. Время от времени количество документов, генерируемых организацией, может показаться огромным. Распространенные проблемы, с которыми сталкивается управление записями, могут быть облегчены наличием систем для их обработки.
$config[code] not foundПотерянные записи
Потерянные записи могут варьироваться от незначительных неудобств для бизнеса до огромных хлопот, на решение которых уходят месяцы или даже годы. Например, если клиенты регулярно запрашивают документы у компании, и вы не можете предоставить их своевременно (или вообще), вы рискуете потерять их бизнес в будущем. Если для юридического дела необходимы важные записи, такие как защита компании от судебного процесса, не предоставление соответствующих документов может стоить огромных сумм денег или даже означать роспуск бизнеса. Одним из способов избежать потери записей является детальная организация и процесс хранения.
Организация звукозаписи
Правильная организация файлов является одним из краеугольных камней хорошего управления записями. Как правило, компании организуют файлы в хронологическом порядке по годам, а затем в алфавитном порядке по имени клиента. Помимо печатных копий записей вашей компании, электронное хранилище является жизнеспособным вариантом, который экономит пространство и время, которые ваш бизнес может использовать для других целей. Однако, даже если вы решите сохранить большинство ценных файлов на компьютерах вашей организации, бумажные копии найдут свое место в хранилище записей и организации. Подлинные документы, такие как документы с нотариально заверенными подписями, часто необходимо хранить в течение определенного количества лет, а иногда и на неопределенный срок.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемХранение записей
В зависимости от типа бизнеса, для которого вы ведете учет, а также от того, как долго работает компания, вам может не хватить места для всех картотек, которые вы должны хранить. Потенциальное решение этой проблемы - не вести никаких посторонних записей. Подумайте, как долго вашему бизнесу действительно нужно иметь эти формы под рукой. Для целей федерального налогообложения большинство документов может быть утилизировано по истечении определенного периода времени в соответствии с указаниями Службы внутренних доходов (IRS), в зависимости от типа поданной декларации (см. Раздел «Ресурсы»). Различные предприятия, такие как юридические и медицинские учреждения, обязаны хранить информацию о клиенте только в течение определенного количества лет, в зависимости от состояния, в котором они работают. Другое решение - хранить записи на отдельном объекте, например, в арендуемом хранилище. Таким образом, они не занимают ценного пространства в помещениях вашего бизнеса, которое вы могли бы использовать для управления организацией. Имейте в виду, однако, что такие единицы могут быть дорогостоящими в зависимости от количества записей, которые вам нужно хранить.
