Традиционная подача бумаги в значительной степени заменена или поддерживается хранением файлов в компьютерных базах данных. У традиционной подачи есть свои преимущества и недостатки. Хотя бумажные файлы находятся у вас под рукой и легко доступны, они также занимают много места и тратят бумагу. Определение того, подходит ли вам традиционная система регистрации, зависит от вашего бизнеса. Юридические фирмы и компании, которые хранят медицинские записи, могут обнаружить, что их файлы изменяются или растут настолько быстро, что традиционная подача бумаги - единственный способ не отставать от ежедневных изменений.
$config[code] not foundЛегкий доступ
Традиционная организация файлов легко доступна. Файлы физически находятся в центральном месте. Если вы не можете что-то найти, вы можете тратить столько времени, сколько вам нужно, просматривая каждый файл, пока не найдете именно то, что ищете. Возможность видеть, трогать и читать ваши файлы в любое время, когда вам это нужно, может помочь вам подумать о том, как вводить новшества в аспекты вашего бизнеса.
Легко понять
Традиционные системы подачи документов, как правило, легко понять. Файлы могут быть упорядочены несколькими способами, в том числе в алфавитном порядке, по темам или наборам навыков, численно, по дате, по местоположению или в порядке важности. Даже если вы изначально не понимаете используемую систему регистрации, вы можете понять это, просматривая файлы и обращая внимание на их определяющие факторы.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемустаревший
С другой стороны, традиционные бумажные файлы были заменены во многих организациях компьютеризацией. Все больше компаний сканируют и загружают свои файлы на офисные компьютеры. С помощью этого метода работники могут находить файлы и мгновенно загружать их с помощью программного обеспечения поисковой базы данных, что экономит время и повышает производительность.
Трудно защитить
Традиционно организованные файлы сложно защитить. Пожары или другие стихийные бедствия могут уничтожить файлы, что может привести к потере бизнеса. Резервное копирование традиционных файлов отнимает много времени, а копирование, маркировка и повторная регистрация занимает несколько часов.
Недостаток места и эффективности
Традиционная организация файлов может выйти из-под контроля. Количество файлов для организации растет с вашим бизнесом; в базе данных может быть трудно найти место для всех этих документов. Эффективная подача предметов также может стать проблемой.
