Служащий автоматизации делопроизводства - это административный работник, который выполняет административные обязанности в основном в государственных учреждениях. Клерки автоматизации делопроизводства отвечают за обмен информацией, документированием и операциями между различными сегментами своего отдела. Их обязанности варьируются от ответа на телефонные звонки и составления корреспонденции до протоколов исследований и отчетов. Клерки автоматизации делопроизводства обеспечивают жизненно важную административную поддержку полевого, внутреннего офисного и надзорного персонала для обеспечения бесперебойной работы на всех уровнях отдела по найму.
$config[code] not foundНеобходимые навыки
Клерки автоматизации делопроизводства должны быть организованы, терпеливы и внимательны к деталям, чтобы обеспечить бесперебойную переписку и межведомственную связь. Они должны иметь отличные навыки межличностного общения и уметь взаимодействовать с несколькими людьми как внутри, так и за пределами отдела. Клерки автоматизации делопроизводства также должны обладать знаниями и уметь работать с различными типами оргтехники, включая копировальные аппараты, дозаторы почты, факсы и сетевые персональные компьютеры.
Основные обязанности
Находясь на дежурстве, клерки автоматизации делопроизводства в первую очередь выполняют различные административные задачи от имени руководящего персонала, включая телефонную связь, подготовку документов, переписку, ведение базы данных и, в некоторых случаях, следственные исследования. Клерки автоматизации делопроизводства также отвечают на запросы о немедленной поддержке офиса, например, при поиске данных, черновиках служебных заметок или получении справочных материалов. Они также каталогизируют и управляют записями и файлами отдела для быстрого и эффективного поиска. Клерки автоматизации делопроизводства постоянно взаимодействуют и сотрудничают с различными уровнями персонала отдела, чтобы обеспечить надежную связь отдела в целом.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемВторичные задачи
Хотя клерки автоматизации делопроизводства различаются по своим основным обязанностям, они также выполняют второстепенные функции, такие как обучение новых клерков, посещение собраний персонала и участие в общественных мероприятиях, спонсируемых департаментом, таких как пикники и праздничные вечеринки, для поддержки сплоченности офиса. Некоторые клерки автоматизации делопроизводства выполняют задачи по собственной инициативе, такие как создание иллюстрированных диаграмм, календарей или мотивационных плакатов для улучшения офисной среды. Клерки автоматизации делопроизводства иногда рассчитывают взять на себя административные обязанности отсутствующего руководителя или другого клерка в определенных случаях.
Фоновый профиль
Должностные лица по автоматизации делопроизводства, работающие в правительстве, должны быть гражданами США в возрасте 18 лет и старше. Большинству департаментов требуется не менее шести месяцев соответствующего общего опыта работы в офисе и способность поднимать не менее 20 фунтов. Все сотрудники отдела автоматизации делопроизводства должны пройти предварительное расследование для получения конфиденциального разрешения на безопасность или выше, чтобы иметь доступ к файлам личных данных. Мужские офисные служащие автоматизации должны быть зарегистрированы для Выборочной службы.
