Во многих компаниях отдел кадров обрабатывает все кадровые записи каждого сотрудника в прошлом и настоящем. Эти записи традиционно хранились на бумаге, создавая проблемы с хранением, способностью находить записи и долговечность. Переход на компьютеризированную систему персонала может помочь решить некоторые из этих проблем.
Космос
Хранение бумажных записей занимает много места. Чем больше сотрудников у компании, тем больше места требуется для хранения всех записей, особенно если компания ведет записи о прошлых сотрудниках. Компьютеризированная система позволяет компании переводить бумажные документы в цифровую форму, которая занимает только место для компьютера. На большинстве компьютеров имеется достаточно места на жестком диске для хранения всех необходимых записей о сотрудниках. Тогда компания может свободно использовать прежнее место для хранения бумажных документов для другого офиса или другого типа хранилища.
$config[code] not foundдоступность
Бумажные записи, независимо от того, насколько хорошо они поданы, могут занять несколько минут для поиска каждой конкретной информации. Вы должны найти файл для правильного сотрудника, что обычно легко, если файлы хранятся в хорошем алфавитном порядке, но все равно может потребоваться время, в зависимости от того, сколько шкафов для хранения документов вы должны пройти, чтобы добраться до него. После этого вы все равно должны найти нужный документ, что может занять некоторое время, особенно если файл сотрудника толстый. Однако, если система персонала хранится на компьютере, поиск информации, которую вы ищете, осуществляется с помощью функций поиска компьютера. Работодатели могут просматривать файлы с нескольких компьютеров и даже из офисов, расположенных в разных городах.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемВремя
Помимо экономии времени при поиске конкретных документов в бумажных файлах, работодатели могут экономить время и другими способами. Если работодатель требует чей-то бумажный файл из-за дисциплинарного взыскания или для проверки эффективности, ему придется подождать, пока кто-нибудь найдет файл и доставит его ей. Когда система компьютеризирована, она может просто искать информацию на своем компьютере без необходимости ждать. Заполнение документов также выполняется быстрее, экономя время на подаче.
Статистика
Работодатели иногда полагаются на статистику для оценки своих сотрудников и потребностей компании. Когда кадровые записи компьютеризированы, работодатель может поручить компьютеру собирать конкретные статистические данные, такие как уровни выпуска, отсутствия или текучести кадров, чтобы найти способы улучшить компанию. Эта статистика может дать работодателю множество важной информации. Если высшее руководство запрашивает эту статистику, компьютер облегчает компиляцию информации и может быстро создать график для лучшей иллюстрации статистики.
тенденции
Некоторые сотрудники демонстрируют тенденции в своих рабочих привычках, которые могут указывать работодателю на возможные проблемы. Например, работник может иметь привычку вызывать больных один раз в пару недель в один и тот же день недели. Некоторые сотрудники выбирают понедельник или пятницу, чтобы продлить выходные, в то время как другие выбирают более сдержанный маршрут, используя день в середине недели. Компьютеризированная кадровая система может помочь работодателю легче определить такие тенденции, чем полагаться на бумажные записи и память.
