В записках о встрече указывается цель встречи, соответствующие факты и то, как получатели должны реагировать на информацию. Сохраняйте памятку как можно более прямой и лаконичной и отправляйте ее в электронном виде или помещайте во внутренние почтовые ящики ваших сотрудников. Надежная записка о деловых встречах помогает менеджерам, руководителям групп и коллегам своевременно и эффективно обмениваться информацией с сотрудниками о предстоящих встречах.
$config[code] not foundMemo Format
Следуйте стандартным процедурам для письменного делового общения при форматировании заметки о встрече - одиночный пробел и выравнивание по левому краю, пропустите строку между абзацами, вставьте один пробел после каждого периода и не делайте отступ, когда начинаете новый абзац, Используйте специальные заголовки, такие как «Что взять с собой на собрание», чтобы помочь получателям идентифицировать важную информацию, а также предоставить нумерованные списки и маркеры, чтобы они могли быстро найти нужную информацию, рекомендует онлайн-лаборатория письма Университета Пердью. Оставьте 1,5-дюймовое поле сверху - если только вы не используете фирменные бланки и не должны увеличивать поле - и пишите слово «MEMORANDUM» прописными буквами жирным шрифтом вверху страницы, рекомендует Университет Лойола в Новом Орлеане.
Подробности и предмет
Предоставить конкретную информацию о встрече. Не используйте напоминания о собраниях для обсуждения других вопросов, не относящихся к собранию, рекомендует Университетский колледж Мэрилендского университета. Укажите дату, время и место проведения собрания, основную тему и информацию о том, кто проводит собрание, в заголовке. При необходимости направьте памятку отдельным сотрудникам, целому отделу, конкретной команде или всему персоналу. Предоставьте краткое изложение того, что будет обсуждаться на собрании, и включите инструкции или приложения, если вы хотите, чтобы сотрудники читали или готовили материалы до даты собрания. Держите свою заметку на одной странице или меньше.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемПрофессиональный тон
Используйте общий повседневный профессиональный язык в своей записке и избегайте сленга, сарказма или шуток. Четко укажите, когда, где и почему вы проводите собрание, и не пытайтесь впечатлить получателей вычурными словарными словами. Будьте непосредственными и конкретными с вашими деталями встречи и инструкциями, сохраняя вежливый и вежливый тон. Избегайте эмоций и придерживайтесь основных фактов о встречеПо данным Университета Лойолы. Даже если вы будете обсуждать эмоционально заряженные вопросы, конфликты или проблемы компании во время встречи, ваша записка о встрече должна быть спокойной, нейтральной.
Способы отправки памятки
Отправляйте напоминание о встрече так же, как вы обычно общаетесь с коллегами и сотрудниками., Например, директор начальной школы может поместить печатную копию памятки во внутренний почтовый ящик каждого учителя. Или она может отправлять записки в электронном виде на рабочие адреса учителей. Отправляйте памятные текстовые сообщения своим сотрудникам только в том случае, если вы заранее уведомили их о том, что планируете действовать таким образом. Записки, как правило, слишком длинные для отправки с использованием текстовых сообщений, если только вы не указали дату, время и местоположение. Избегайте использования личных учетных записей электронной почты сотрудников для бизнеса, но не стесняйтесь отправлять напоминания о собраниях на рабочие адреса электронной почты.
