Протоколы собраний - это важная запись того, что происходило на собрании, включая обсуждаемые вопросы, решения, которые были приняты, задачи, которые были выполнены и делегированы, а также сроки завершения, которые были установлены. В идеале протокол собрания используется как участниками собрания, так и теми, кто пропустил собрание, в качестве ориентира для действий, которые необходимо предпринять. Минуты также используются в будущем как ресурс, если кто-то захочет вернуться назад и сослаться на конкретное время или проект. Записи о финансовых встречах должны быть особенно подробными и конкретными, так как они касаются важных цифр и статистики. Если вы отвечаете за ведение заметок на заседаниях финансового комитета, убедитесь, что ваши заметки следуют протоколу компании и соответствуют основным правилам составления эффективных и действенных заметок на заседаниях.
$config[code] not foundОтметьте название компании, дату и время в верхней части документа. Также включите любую другую соответствующую информацию, такую как конкретное название отдела или группы или любую конкретную причину, по которой было созвано собрание.
Записать участников. Участники заседания финансового комитета обычно включают председателя совета директоров, членов совета директоров и сотрудников, непосредственно связанных с финансовыми показателями компании, таких как бухгалтер или финансовый менеджер. Если это совещание по государственным финансам, может присутствовать городской управляющий и даже мэр. Кроме того, сторонние компании могут быть представлены на собрании, если будет обсуждение конкретного проекта. Обязательно запишите названия людей. Если вам нужно, раздайте лист посещаемости, чтобы убедиться, что вы выбрали правильные имена участников. Вы также можете записать имена участников, которые не могли присутствовать, но, возможно, потребуется копия протокола.
Если есть повестка дня, запишите свои заметки по каждой теме, поскольку тема обсуждается. Темы на заседании финансового комитета часто включают бюджет, финансовые показатели конкретного проекта, выручку или финансовые отчеты, будущие ассигнования или изменения или обновления в бюджетном календаре. Включите основные вопросы для обсуждения и подпункты в форме прозы или маркированного списка в зависимости от протокола компании. Запишите, кто говорит, любые имена или номера, которые упоминаются, а также всех, кому назначена задача, и срок выполнения задачи.
Запись "Другое дело". После того, как пункты повестки дня будут рассмотрены, создайте новый раздел под названием «Прочие вопросы». Здесь вы будете отмечать любые новые пункты, которые выносятся на обсуждение. Опять же, обратите внимание на докладчика, любые обсуждаемые даты или цифры и любые назначенные задачи и сроки выполнения.
Вычитайте и устраняйте недостающую информацию. Перед отправкой заметок о встрече убедитесь, что они разборчивы и грамматически правильны, что нет опечаток и что имена написаны правильно. Если отсутствует информация, которая, как вы знаете, обсуждалась, попробуйте найти недостающую информацию. Постарайтесь написать протокол как можно скорее после собрания, пока вы все еще можете вспомнить, что обсуждалось.
