Обязанности и ответственность секретаря офиса

Офисный секретарь часто является связующим звеном между офисом или бизнесом, поскольку она оказывает поддержку различным сотрудникам и отделам. Офисные секретари не нуждаются в формальном образовании, но большинство компаний будут рассматривать завершение курсовых работ по навыкам работы на компьютере и другим навыкам, связанным с офисом, в качестве актива. По данным Payscale.com, по состоянию на 2010 год офисные секретари получают в среднем от 20 893 до 30 990 долларов в год.

$config[code] not found

Приветствие и регистрация

Широносов / iStock / Getty Images

Секретарь офиса приветствует клиентов, соискателей и других посетителей, когда они прибывают в офис. Если у посетителя назначена встреча с кем-то, работающим в компании, секретарь офиса проверит посетителя и сообщит о его прибытии соответствующему сотруднику.

Поскольку офисный секретарь часто является первым впечатлением, которое люди испытывают в компании, она должна всегда сохранять профессиональную внешность и поведение. Использование правильного этикета и дружелюбное отношение являются важной частью работы секретаря офиса. Рукопожатие и зрительный контакт по прибытии позволяют посетителю узнать, что его присутствие признано и оценено. Когда посетитель или клиент покидает здание, секретарь офиса благодарит ее за то, что она пришла, и при необходимости проверяет ее.

Связь и переписка

Сири Стаффорд / Digital Vision / Getty Images

Телефонное и письменное общение жизненно важно, чтобы помочь компании двигаться вперед и строить бизнес. Офисный секретарь играет большую роль в процессе общения внутри офиса и компании. Он принимает телефонные звонки, перенаправляет вызывающего абонента соответствующему лицу или принимает сообщение, делает телефонные звонки клиентам и предоставляет информацию или указания тем, кто обращается за помощью.

Помимо телефонной связи, офисный секретарь также ведет переписку и переписку по электронной почте. Руководители или менеджеры могут попросить секретаря офиса написать письма или ответить на запросы клиентов. Независимо от того, происходит ли общение или переписка по телефону, письмом или по электронной почте, офисный секретарь должен всегда общаться профессионально, поддерживая репутацию, над которой работала компания.

Видео дня

Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцем

Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Предохранитель / Предохранитель / Getty Images

Занятый офис потребует постоянного обновления записей и данных. Если компания участвует в продажах продуктов или услуг, записи о продажах, запасы и запросы клиентов должны будут обновляться каждый день. Секретарь офиса вводит платежи, сделанные клиентами и заказчиками, а также может помочь бухгалтерии в обновлении записей о платежах, отправленных поставщикам.

Помимо записей, связанных с продажами, офисный секретарь также ведет записи заседаний в протоколах заседаний. Ведение записей предоставляет компании историю того, что произошло, и может иметь жизненно важное значение для прогресса компании. Секретарь офиса тратит много часов на обновление и ведение письменных записей и записей на компьютере.