Почему платежная ведомость - это одна из функций, которую стоит отдать

«… В компании был один человек, выполняющий все функции по обработке заработной платы. В настоящее время компания осуществляет аутсорсинг функций в результате заблаговременного планирования. Они решили передать функции на аутсорсинг, чтобы снизить риск неработающей заработной платы, управлять ростом, предвидя возросшие обязанности по выплате заработной платы, которые потребуются по мере роста фирмы и найма большего числа сотрудников, и не отставать от технологий, таких как платежные карты. и прямой депозит. »

В идеале аутсорсинг достигает трех основных целей:

• Это высвобождает время и ресурсы, чтобы больше сосредоточиться на вашем основном бизнесе.
• Это дает вам доступ к большему количеству технологий и опыта, чтобы хорошо выполнять платежную ведомость.
• Это снижает затраты и риски.

Давайте рассмотрим каждое из этих преимуществ более подробно, и что они значат.

1. Сфокусируйтесь лучше на вашем основном бизнесе

Заработная плата является одной из тех критических функций, которые не могут напрямую увеличить продажи. Но неудачное выполнение может поставить ваш бизнес в мир больно.

И самое главное, это может отвлечь внутреннее время и внимание от основной деятельности.

Компании должны соблюдать широкий спектр законов, когда речь идет о сотрудниках - от федеральных, до государственных и местных. Чтобы разобраться с ними, требуется значительное время и внимание к деталям.

Существуют очевидные юридические требования, такие как налоговая отчетность и денежные переводы. Существуют требования в отношении удержания налогов с заработной платы работника, а также расчета части налогов работодателя. В некоторых случаях существуют требования к электронной подаче. Вам также необходимо знать, когда подавать документы - на федеральном, штатном и местном уровнях.

Однако налоги - это только начало.

«Как работодатель, вы также должны понимать законы о заработной плате и часах. Например, вам нужно знать, когда вам нужно платить сверхурочно », - сказал Энди Чайлдс, вице-президент Paychex, в недавнем интервью для Small Business Trends. Paychex - одна из крупнейших в стране сервисов по выплате заработной платы, обслуживающая около 600 000 малых и средних предприятий. По словам Чайлдса, правила оплаты труда и часов могут быть очень техническими.

Тогда могут появиться новые требования к отчетности по найму, а также требования штата в отношении выплаты пособий по безработице и страхования работников.

Чайлдс подчеркнул, что еще большей проблемой является неожиданный временные обязательства.

«Вы можете отводить определенное количество времени каждую неделю для выполнения платежной ведомости. Тогда вы получите неожиданный сюрприз в виде уведомления от IRS. Но дело не только в том, что IRS уведомляет вас о том, что вы должны заплатить штраф. Теперь вам нужно просмотреть свои записи и провести расследование, чтобы определить, действительно ли вы совершили нарушение. Внезапно вы участвуете в разрешении спора », - сказал Чайлдс.

И это никогда не случается в удобное время для владельца малого бизнеса, добавил он.

2. Получите доступ к опыту и технологиям

Еще одна причина для аутсорсинга - получить доступ к опыту и технологиям.

Работодателям приходится иметь дело с почти 10 000 федеральных, штатных и местных налоговых юрисдикций по всей территории Соединенных Штатов. Хотя большинство малых предприятий не обязаны соблюдать каждую из этих юрисдикций, все же это указывает на сложность законов. И каждый год принимаются сотни новых законов и постановлений.

Для малого бизнеса в целом (50 штатных сотрудников и выше) только Закон о доступном медицинском обслуживании налагает значительные требования к отчетности и соответствию требованиям. Когда его попросили привести пример, Чайлдс указал на формы IRS 1094-C и 1095-C. Эти формы потребуют от работодателей подтвердить, предлагали ли они работникам, работающим полный рабочий день, возможность зарегистрироваться в страховке, которая обеспечивает минимальное существенное покрытие.

«Это не будут простые формы для заполнения», - добавил Чайлдс. (Paychex создал онлайн-ресурсный центр по обязательствам по реформе здравоохранения из-за сложности закона.)

Столь же важны, как и опыт, новые технологии. Сегодня работодатели полагаются на технологии, чтобы работать более эффективно. По мере роста бизнеса у работодателей появляется все больше записей о сотрудниках, а также требуется больше отчетов. Отсутствие технологий становится препятствием для масштабирования для роста бизнеса.

Сотрудники также ожидают технологии. Сегодня работникам нужны такие варианты, как прямой депозит и самообслуживание, доступ к своей информации о заработной плате в Интернете. Работодатели, которые не могут предоставить такие варианты, могут оказаться в невыгодном положении с точки зрения конкуренции.

Вдобавок ко всему, взрыв использования мобильных устройств открывает новый уровень технологического ожидания. Мобильное использование все еще зарождается, когда дело доходит до начисления заработной платы, но в Paychex оно «растет быстрыми темпами», сказал Чайлдс.

Он отметил, что работодатели используют мобильные устройства для просмотра определенных отчетов и поиска информации, например, сколько денег им нужно иметь в банке на даты начисления заработной платы. Сотрудники также начинают использовать мобильные приложения для проверки своих записей.

Чайлдс ожидает, что использование мобильных телефонов для расчета заработной платы будет продолжать расти, потому что это освобождает владельцев бизнеса и менеджеров от ухода из офиса.

«С мобильными приложениями Paychex для расчета заработной платы вы можете делать практически все с пляжа - если хотите, - добавил Чайлдс.

3. Уменьшите затраты и риски

Аутсорсинг заработной платы также может помочь сократить расходы и снизить риски. В среднем, по словам Чайлдса, предприятия переплачивают работникам примерно на 4 процента из-за различий между временем работника и точным временем.

«Наличие более точного решения для учета времени и посещаемости может сэкономить деньги», - добавил он. (Paychex имеет калькулятор экономии затрат здесь.)

Тогда у вас есть потенциальные штрафы за нарушение отчетности и других требований. Согласно данным IRS, 40 процентов малых предприятий платят в среднем штраф в размере 845 долларов в год за несвоевременную или неправильную регистрацию, отметил Чайлдс.

Сегодня есть аутсорсинговые решения для компаний, от одного сотрудника, отмечает Childs. Решения доступны по цене от 50 долларов в месяц для малого бизнеса, в зависимости от потребностей.

Хороший поставщик заработной платы предлагает возможности, которые выходят за рамки того, что вы можете сделать самостоятельно. Если вы раньше не рассматривали аутсорсинговое решение, сделайте этот год годом, в который вы переключаетесь. Это обеспечит душевное спокойствие для вас как владельца и освободит время в вашей компании.

Советы по выбору аутсорсинга

Если вы рассматриваете возможность расчета заработной платы на аутсорсинге, вам следует обратить внимание на типичные три очка при выборе любого провайдера вы бы посмотрели:

• цена
• оказание услуг
• репутации

Но когда дело доходит до заработной платы, есть и другие моменты, которые следует учитывать:

Безопасность и надежность провайдера

Вы предоставляете своему провайдеру заработной платы имена, адреса, номера социального страхования и номера банковских счетов своих сотрудников. Вы даете доверенность на подачу заявок от вашего имени.

Пойдите с поставщиком, который является финансово сильным с хорошим контролем в месте.

В противном случае вы могли бы найти свою компанию в безвыходном положении, как некоторые фирмы в Южной Каролине, после того, как небольшой семейный поставщик заработной платы был обвинен в краже 11 миллионов долларов у клиентов.

В 2014 году клиенты Службы Службы Работников были потрясены, обнаружив, что поставщик заработной платы использовал свои деньги для финансирования щедрого личного образа жизни, вместо того, чтобы перечислять их налоговым органам. Эти клиенты - все малые предприятия - оказались перед лицом действия IRS. Зачем? Потому что, в конечном итоге, ответственность несет работодатель, даже если у него украдут провайдера заработной платы. (У IRS есть советы по защите вашей компании, если вы производите оплату труда на стороне.)

Отслеживайте историю обслуживания таких компаний, как ваш

У провайдера заработной платы есть хороший послужной список обслуживающих компаний вашего размера? Опытный провайдер в вашей отрасли?

Дополнительные услуги

Рассмотрите более широкие услуги, которые могут вам понадобиться по мере роста вашего бизнеса, такие как льготы и услуги HR. Сможет ли компания по выплате заработной платы предоставить их?

Соответствие нормативным требованиям

Имеет ли поставщик заработной платы ресурсы, чтобы не отставать от растущих законов и нормативных актов, касающихся занятости, здравоохранения и налогов?

Технология

Оцените технологию платежной ведомости компании, включая ее мобильную готовность. Компания заработной платы инвестирует в новые технологии? Могут ли они идти в ногу с технологиями, поскольку спрос на них со стороны работодателей и работников растет?

Интерфейсы бухгалтера

Может ли ваш бухгалтер получить легкий доступ к вашей платежной ведомости и связанным записям для целей сверки и налоговой отчетности?

Изображение заработной платы через Shutterstock