Большинство исполнительных секретарей помогают генеральным директорам, вице-президентам или другим руководящим должностям. Исполнительные секретари ежедневно выполняют административные задачи и, как ожидается, будут профессиональными и компетентными в своих областях деятельности.
Использование компьютеров
Использование компьютеров является важной частью работы исполнительных секретарей. Предполагается, что они будут выпускать документы и электронные таблицы, использовать отраслевое программное обеспечение и вести электронную переписку.
$config[code] not foundОтвечая телефоны
Хотя руководитель может иногда отвечать на свой телефон, он все же может предпочесть, чтобы его секретарь отвечал на него, когда он недоступен. Секретарям, возможно, также придется отвечать на телефонные линии департаментов.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцемпланирование
Исполнительные секретари отвечают за ведение графиков своих руководителей и организацию календарей. Они планируют заседания департаментов и организуют использование конференц-залов. В зависимости от руководителя, секретарям также может быть поручено установить некоторые личные встречи своего руководителя.
Встреча гостей и клиентов
Поскольку исполнительные секретари много раз находятся в публичных офисах, они должны приветствовать всех гостей и клиентов вежливо, профессионально. Они должны быть в состоянии ответить на основные вопросы о характере бизнеса и предоставить общую информацию о компании.
Организация
Подача документов, ведение записей о сотрудниках, размещение заказов и организация канцелярских принадлежностей могут быть другими обязанностями, которые должны выполнять исполнительные секретари.
