В обязанности секретаря обычно входит организация поездок ее начальника и / или других сотрудников. Поскольку секретари обычно несут ответственность за соблюдение графика работы занятых руководителей, они также заботятся о своих планах поездок и следят за их выполнением, включая бронирование гостиниц и аренду автомобилей.
Планирование организации путешествий
Как только секретарь узнает, что ее начальник должен путешествовать по делам, он должен узнать точные даты предполагаемой поездки. Если вы несете ответственность за организацию поездок для всех сотрудников вашего отдела или офиса, вы должны определить, путешествуют ли другие сотрудники одновременно. В зависимости от компании, в которой вы работаете, вам, возможно, придется определить бюджет на командировочные расходы или связаться с бухгалтерией, чтобы узнать, есть ли деньги в бюджете на поездки. Вы должны выяснить, какие отели находятся в районе, где будет путешествовать ваш босс, есть ли у него какие-либо предпочтения, а также узнать стоимость и наличие номеров.
$config[code] not foundОрганизация поездок
Теперь, когда вы определили дни и количество людей, путешествующих, вы должны организовать фактические поездки. В обязанности секретаря может входить выход в Интернет и резервирование самостоятельно или обращение в туристическое агентство со всеми подробностями. Более крупные компании могут иметь отдел путешествий, в котором секретарь должен предоставить только предложенный маршрут, а персонал отдела путешествий несет ответственность за фактическое выполнение всех мероприятий. Ваша ответственность также будет включать проверку подтверждения договоренностей и обеспечение их правильности. Вы должны знать, есть ли у вашего босса какие-либо предпочтения по посадке в самолете, сколько мест багажа будет принято и нужно ли их проверять. Для встречи или конференции, на которой участвует ваш начальник, может потребоваться резервирование ее места, и вы, вероятно, будете нести ответственность за отправку RSVP от ее имени.
Завершение договоренностей
Другая часть организации поездок включает в себя заботу о поездках для вашего босса, пока она отсутствует. Вы должны знать, нуждается ли ваш начальник в доставке в аэропорт или ему будет возмещена стоимость парковки ее автомобиля в аэропорту. Вы должны предоставить распечатанную копию маршрута, которую ваш босс сможет использовать по прибытии в пункт назначения, чтобы она знала свое ежедневное расписание и включала адреса отеля и место встречи или конференции. Вы можете заранее забронировать прокатный автомобиль, который будет доступен по прибытии, или организовать трансфер в отель, чтобы отвезти ее в отель. Обязанности секретаря при организации поездок включают обеспечение охвата каждого аспекта поездки.
