Если вы один из миллионов сотрудников, которые проводят в среднем 21% своего времени на собраниях, вы знаете, что они отнимают много времени и часто срывают ваш ежедневный список дел.Возможно, вы не сможете отменить все из них (хотя некоторые компании стремятся провести дни без встреч), но вы можете сделать их более продуктивными. Вот как провести собрание, которое не усыпит ваших коллег и не потратит впустую время.
$config[code] not foundУстановить повестку дня
Звучит легко, правда? Но если у вас нет повестки дня, в которой перечислены конкретные пункты, есть большая вероятность, что собрание отклонится от темы, и разговоры повернутся к чему угодно - от результатов игр до мелких жалоб. Возьмите под свой контроль, отправив повестку дня участникам заранее. Попросите всех прийти подготовленными к рассмотрению включенных пунктов, а также предложите участникам добавить последний пункт повестки дня, если они считают, что это абсолютно необходимо для обсуждения.
Попросите каждого внести свой вклад
В дополнение к определению повестки дня и просьбе о том, чтобы все были готовы, сделайте дополнительный шаг и фактически назначьте каждому из них обязанности, связанные с конкретной встречей. Это может быть так же просто, как если бы все потратили одну минуту в начале, представляя основные моменты своей работы / команды за последнюю неделю или месяц. На собраниях, посвященных текущим проектам, всем, возможно, придется прийти готовыми обсудить результаты или предложить исправления. Например, я когда-то работал в компании, где сотрудники делали беспорядок на кухне, и никакие напоминания от HR не решили проблему. Команда менеджеров созвала собрание для обсуждения решений. Нам всем было сказано прийти как минимум с двумя идеями. Таким образом, мы смогли обсудить конкретные идеи и выбрать два лучших. В качестве дополнительного бонуса мы выполнили задание за 45 минут вместо целого часа, который был отведен.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемОставьте ноутбуки на вашем столе
Если вы не проводите собрание и не проводите потрясающую презентацию (не другую PowerPoint, пожалуйста), угробите ноутбук. Эксперты подробно рассказывают, как взгляды на наши экраны мешают взаимодействию и сочувствию, затрудняя достижение консенсуса. Кроме того, отвлечение внимания тратит время и заставляет эти встречи затягиваться дольше, чем необходимо. Если вы хотите делать заметки, использовать ручку и бумагу, исследования показали, что люди, которые пишут вещи старомодным способом, в любом случае сохраняют больше информации.
Держите список участников коротким
Вам не нужен вклад всей команды на ранних этапах планирования. Хотя вы не хотите оставлять людей, которые имеют решающее значение для процесса, вам также не нужно 50 человек. Определите основные заинтересованные стороны для каждой встречи. Если это долгосрочный проект, эти заинтересованные стороны переключатся с проектом, но перед отправкой приглашения задайте себе следующие вопросы: Является ли человек экспертом в данной области, принимают ли они бюджетные или финансовые решения и нужны ли они на этом этапе? процесса? Помните, что если кто-то не участвует в собрании, это не означает, что его не следует обновлять. Назначьте конкретных людей для обмена информацией за пределами основной группы, чтобы команды не чувствовали, что их оставили в неведении.
