Вы хотите быть как можно более практичным в своем бизнесе, но иногда делегирование определенных задач другим людям является лучшим решением. Например, отвечать на телефонные звонки - это одна из тех задач, которую лучше всего решать у администратора или автоответчика.
Если вы отвечаете на свои собственные звонки самостоятельно, а не делегируете администратору или автоответчику, вы можете нанести вред своему бизнесу шестью очень важными способами.
$config[code] not found1. Вы не оптимизируете свое время
Если вы отвечаете на свои телефоны, вы не используете свое время с максимальной пользой. Ответ на каждый маленький вопрос - это перерыв. Телефон отнимает время, которое можно было бы потратить на другие задачи.
Вы заняты своим бизнесом; убедитесь, что вы тратите свое драгоценное время на ведение бизнеса. Звонки клиентов могут быть легко обработаны кем-то еще.
2. Вы можете потерять доверие
Разве вы не будете немного застигнуты врасплох, если вы позвоните в кабинет своего врача, а ваш врач действительно ответит на звонок?
Возможно, вы удивитесь, почему у него не было секретаря, принимающего звонки. И тогда вы, вероятно, удивитесь, почему у него было достаточно свободного времени, чтобы ответить на звонок. Если ваши клиенты считают, что у вас нет ничего лучше, чем сидеть и ждать звонков, вы можете потерять доверие… и их бизнес.
Если кто-то (предпочтительно профессиональный регистратор) ответит на ваши телефоны, это повысит доверие к вашему бизнесу, и вы будете выглядеть более профессионально и авторитетно.
3. Вас тянут в слишком многих направлениях
Когда вы отвечаете на каждый звонок, вы сталкиваетесь с перерывами, которые отвлекают вас от того, что вы делаете. Это значительно снижает вашу производительность и в конечном итоге оставляет вас слишком измотанным и истощенным, чтобы заняться тем, что вам действительно нужно делать.
$config[code] not foundЭтот отчет о прибылях и убытках, который должен был занять всего один час для анализа, неожиданно занял три, и, поскольку вас дважды прерывали, вы могли упустить из виду что-то важное.
Чтобы ваш бизнес процветал, вы должны быть в состоянии сконцентрироваться на его управлении, и в течение дня вас будут тянуть слишком много разных направлений, что не позволит вам сделать это.
4. Вы увеличиваете расходы
Ответ на ваши собственные звонки увеличивает расходы на ведение вашего бизнеса; даже отвечая на них на дому через регистратора или представителя службы поддержки клиентов на самом деле стоит вам больше денег чем альтернативы, как автоответчик. Все эти отвлекающие факторы, потеря производительности и отток клиентов теряют ваши деньги.
Еще одна важная стоимость: модернизация вашего телефона и технологии обмена сообщениями, невероятно дорогая задача для растущего бизнеса.
Если вы добавите тот факт, что вы, возможно, платите другим ключевым, высокопоставленным сотрудникам больше часов, потому что они увязли в телефонных звонках, с которыми может справиться кто-то другой, это большая потеря прибыли, которая быстро накапливается.
5. Вы рискуете пропустить звонки … и клиентов
Независимо от того, сколько ты работаешь, в твоем дне только столько времени. Возможно, вы не сможете ответить на каждый отдельный звонок, особенно когда вы разговариваете по телефону с другими клиентами или на встречах (или, как вы знаете, спите). Даже если вы исчерпываете себя, пытаясь ответить на каждый звонок, вы никогда не сможете ответить на них все.
Поскольку пропущенные звонки означают пропущенных клиентов и большие потери в продажах, вы не хотите рисковать.
$config[code] not foundИмейте в виду, что автоответчик предлагает круглосуточную доступность (даже в праздничные дни), Даже если вам нужна дополнительная помощь в самые загруженные часы дня, они могут оказать огромное влияние на ваш бизнес наилучшим образом.
6. Вас могут застать врасплох
Как главный докладчик, вы являетесь главным авторитетом для своего бизнеса, поэтому, если вы отвечаете на свои телефоны и кто-то задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, это не очень хорошо для вас или вашего бизнеса.
Вы можете предотвратить это, наняв кого-то еще, чтобы ответить на ваши телефоны. Если ваш администратор отвечает и говорит, что он должен уточнить у вас, это дает вам время для исследования или рассмотрения ответа, прежде чем дать его. И вы, и бизнес выйдете из ситуации, и в результате будете выглядеть намного лучше.
Решение: автоответчик
Автоответчик помогите вашему бизнесу и положите деньги обратно в свой карман разными способами. Многие высококачественные автоответчики могут даже заменить необходимость в приемной в офисе, предоставляя круглосуточную доступность исключительно обученным и талантливым агентам, ожидающим ответа на эти звонки.
Профессионал автоответчик делает все, от принятия сообщений до ответов на вопросы о вашей компании до обработки продаж и регистрации.
Вы даже можете добавить свой личный контакт, предоставив сервису конкретные сценарии, которым агенты будут следовать. Это гарантирует, что они будут представлять вашу компанию хорошо, укрепляя ваш бизнес в процессе.
Перепечатано с разрешения. Оригинал здесь.
Фото через Shutterstock
