В этот день электронного офиса, можно принять концепцию подачи документов как должное. Разработка эффективных политик подачи документов в офис может помочь сохранить важные документы доступными и легко найти активные документы. Независимо от того, сколько документации сделано на компьютерах, всегда будет определенное количество, которое необходимо распечатать и подать вручную. Следите за регистрацией в офисе, и вы сможете работать более эффективно.
$config[code] not foundОбязанность
Независимо от того, насколько детальной может быть политика регистрации в офисе, кто-то должен нести ответственность за ежедневную реализацию политики, чтобы она была эффективной. Делегирование полномочий на регистрацию может варьироваться в зависимости от объема информации, подлежащей подаче, сложности системы регистрации и того, как часто информация извлекается и должна быть повторно подана.
При правильной политике подачи, регистрация должна осуществляться только ответственным лицом. Если кто-либо еще удаляет документ, должно быть правило, согласно которому документ помещается в корзину «в» для подачи ответственной стороной. Если за регистрацию отвечают несколько человек, вам следует создать систему в каждой папке, в которой последний человек, который что-то подал, должен подписать свои инициалы. Чтобы поддерживать хорошую систему регистрации, ответственные люди должны быть привлечены к ответственности.
Цветовая кодировка
Согласно PowerHomeBiz.com, одним из способов сохранения ваших файлов является их цветовая кодировка. Вы можете раскрасить файлы кодов с помощью цветных наклеек на вкладках или приобрести папки с файлами разных цветов для использования в своих шкафах.
При разделении по цвету может быть более эффективно использовать систему кодирования цвета для более полных заголовков, а затем другую систему для подзаголовков. Например, все финансовые документы могут быть помещены в зеленые файлы, но документы, относящиеся к налоговой информации, будут иметь свою собственную систему. Поэкспериментируйте с цветовым кодированием вашей системы цветового кодирования. Зеленые папки могут использоваться для финансовых документов, но красные наклейки могут быть размещены на информации, связанной с налогами.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемАктивный и Архивация
Ваши наиболее часто используемые файлы будут считаться активными, а те, на которые не будут ссылаться на регулярной основе, могут быть заархивированы. Активная файловая система является динамичной и оставляет место для расширения и дополнения. После того, как документ считается вне его активной фазы, он перемещается в архив. Держите ваши активные файлы доступными для тех, кто в них нуждается, и следите за организацией ваших активных файлов каждый день.
