Если бы было одно слово, чтобы описать, как малый и средний бизнес изменился за последнее десятилетие, это слово, вероятно, будет «технология».
За относительно короткий период времени технологии позволили небольшим компаниям:
- Выходят в основном из местных предприятий, чтобы выйти на мировые рынки.
- Работайте с удаленными и распределенными работниками, уменьшая накладные расходы офиса.
- Обеспечьте большую пропускную способность с помощью автоматизации.
- Лучше обслуживайте клиентов с помощью технологий.
- Выровняйте игровое поле, когда дело доходит до конкуренции с крупными организациями.
- Отвлеченные владельцы и сотрудники от наших парт, объединяя работу и жизнь лучше.
Как ваш бизнес соотносится с сегодняшним малым бизнесом 21-го века? Загляните в современный малый бизнес и его лучшие практики, чтобы увидеть, как вы сравниваете. Сегодняшние малые предприятия придерживаются следующих пяти лучших практик:
Лучшая практика 1: делиться файлами в облаке
Больше нет необходимости хранить ваши самые важные файлы, будь то документы или видео, на жестком диске или на сервере. Или (ужас) в бумажных шкафах.
Давайте просто возьмем один сценарий. Представьте себе презентацию для клиента. В прошлом вам пришлось бы загружать презентацию и брать ее с собой. Если вы забыли или нуждались в последних изменениях, помощник, возможно, должен был отправить вам файл по электронной почте в дороге. В прошлом я тратил впустую больше времени, просто пытаясь координировать презентации во время путешествий, чем мне хотелось бы запомнить.
Сегодня это намного проще. Это просто вопрос извлечения файлов из облака, находитесь ли вы на конференции или в штаб-квартире вашего клиента в отдаленном городе.
Однако совместное использование файлов в облаке - это больше, чем просто удобство во время путешествий. Сегодняшние малые предприятия управляют виртуальными офисами, используя облачные инструменты, позволяющие сотрудничать с партнерами и сотрудниками по всей стране и по всему миру.
И вам никогда не придется беспокоиться о сбое оборудования, которое может привести к аварии, если вы сохранили все файлы и данные в облаке. Быть там, сделать это - и тратить часы, пытаясь восстановить потерянные файлы никогда не бывает приятно.
Есть ряд инструментов, чтобы помочь сегодня. Например, Microsoft OneDrive позволяет синхронизировать и хранить файлы, чтобы к ним можно было получить доступ из любого браузера или мобильного устройства. Более того, вы можете настроить компьютеры так, чтобы по умолчанию все сохранялось в OneDrive, чтобы вам и вашим сотрудникам никогда не приходилось переносить что-либо вручную в облако.
Это означает, что вы можете делиться и сотрудничать из любого места. Office 365 позволяет создавать виртуальные сети до 300 пользователей, которые могут обмениваться файлами через веб-версии Outlook, Word, Excel и PowerPoint.
Если ваш бизнес нуждается в быстром росте, вы можете недорого масштабировать его с помощью SharePoint в Microsoft Azure.
Лучшая практика 2: усилить командную работу с помощью совместной работы
Технология также позволила работникам сотрудничать из любой точки мира. Появился по-настоящему виртуальный офис, сотруднику которого больше не нужно находиться в одном городе или даже на одном континенте.
Существует множество технических инструментов, которые могут позволить вам, вашим партнерам и сотрудникам стать соавтором, например, в Word, PowerPoint и OneNote.
Skype для бизнеса позволяет получать входные данные и проводить собрания с помощью мгновенных сообщений, обмена экранами, разговоров или видеочата. Здесь, в Small Business Trends, вся наша команда использует Skype для совместной работы. Например, мы проводим собрания нашей исполнительной команды через Skype, просматривая отчеты о собраниях в общих облачных документах. Более того, мы используем Skype, чтобы оставаться на связи с фрилансерами и партнерами, потому что он настолько вездесущ, что почти у всех, с кем мы сталкиваемся, есть Skype ID.
Есть документы с информацией, которой вы хотите поделиться, и информацией, которой вы не хотите делиться? Microsoft GigJam предоставляет революционный способ делиться нужной информацией с нужными людьми в режиме реального времени.
Лучшая практика 3: сделать ядро безопасности для операций
В эпоху Интернета безопасность данных так же важна, как и физическая безопасность для ваших офисов.
Существует множество инструментов для обеспечения безопасности ваших бизнес-данных в мире вредоносных программ, фишинга, схем перенаправления файлов хоста и многого другого. Самое важное, что делает современный малый бизнес, так глубоко интегрирует безопасность в повседневную работу, что вы и ваши работники не относитесь к ней как к особому событию. Вычислительная безопасность просто существует на всех уровнях, все время.
Защита данных встроена в Enterprise Data Protection и Office 365 Mobile Device Management для всех устройств - даже в ситуациях «принеси свое устройство».
Вы можете получить безопасный доступ к содержимому в любом месте с помощью многофакторной аутентификации, когда вы находитесь вне корпоративной сети. Обновления безопасности для Office 365 предоставляются ежемесячно, чтобы обеспечить безопасность ваших данных.
Да, и не забывайте о бесплатной антивирусной защите Защитника Windows, которая интегрирована в Windows 10, и защите при входе в систему Windows Hello для сканирования каждого сотрудника.
Лучшая практика 4: использование силы ИИ
Технология вошла в деловой мир как нечто большее, чем инструмент. Сегодня технология в форме искусственного интеллекта работает почти как человек-работник.
Виртуальную помощь можно активировать с настольного или мобильного устройства и предоставлять жизненно важную информацию за долю времени, которое может потребоваться для самостоятельного исследования или назначения его сотруднику.
Кортана, например, может управлять вашим календарем и давать вам напоминания о встречах, отслеживать пакеты, команды, интересы и полеты. Cortana может отправлять электронные письма и тексты, создавать списки и управлять ими, а также открывать любые приложения в вашей системе.
Другая итерация этой умной технологии - боты - может отвечать на простые вопросы клиентов и предоставлять информацию, необходимую для обеспечения лучшего обслуживания клиентов.
С помощью Microsoft Bot Framework вы можете создавать своих собственных ботов для взаимодействия с пользователями и клиентами системы посредством текстовых сообщений, Skype, вашего веб-сайта или почты Office 365.
Наилучшая практика 5: работать на ходу или удаленно
Работа удаленно приносит много преимуществ.
Меньше времени тратится на дорогу и меньше стресса. Более того, сотрудники, которые работают на дому, часто более счастливы, лучше связаны с работой и более продуктивны, когда им предоставляется выбор.
Технология позволяет легко оставаться на связи.
Например, вся моя компания работает практически. Каждый в Small Business Trends работает из своего домашнего офиса. Без общих файлов, инструментов для совместной работы и множества мобильных устройств мы не сможем работать.
Есть и серьезные бизнес-преимущества. Благодаря использованию технологии для виртуальной работы моя компания смогла максимизировать прибыльность и самостоятельно финансировать наш рост, поскольку накладные расходы невелики.
Более того, наши работники делают работу подходящей для нашей жизни, а не наоборот. Мы не привязаны к нашим рабочим столам. Если нам нужен доступ к файлу, мы можем вызвать его на наших мобильных устройствах, где бы мы ни находились. Мы можем свободно путешествовать или просто выполнять поручения, чтобы сохранить душу и тело вместе.
Надеюсь, я дал вам представление о современном SMB, включая пять лучших практик. Важно понимать, что Microsoft может быть вашим партнером для преобразования вашего бизнеса в современный SMB и полного внедрения этих лучших практик. Вот почему я рад быть послом Microsoft для малого бизнеса, потому что я использовал мощные технологии, чтобы управлять своим бизнесом в современном мире экономически эффективным и эффективным способом. И Microsoft была основой для этого.
На момент написания этой статьи Анита Кэмпбелл участвует в программе Microsoft Small Business Ambassador.
Современное деловое лицо фото через Shutterstock
Подробнее в: Спонсор 1
