В бизнесе написание предложения часто требуется, чтобы предложить решения реальных проблем. В своей книге «Деловое общение: процесс и продукт» Мэри Гэффи заявляет: «Предложения - это убедительные предложения для решения проблем, предоставления услуг или продажи оборудования». Хотя написание предложений часто требует обширных исследований и должно выполняться в сжатые сроки, нарушая Документ вплоть до его основных частей может значительно упростить процесс и повысить шансы на то, что предложение будет встречено с благоприятным ответом.
$config[code] not foundНаписание и составление чертежей
Знай свою аудиторию. Проведите исследование, чтобы определить лиц, составляющих командную цепочку, которые читают предложение. Это определит, насколько техническим должен быть язык, понадобится ли глоссарий для определения терминов, тона, и сколько информации о проблеме необходимо включить.
Провести исследование, чтобы определить предыдущие попытки решить проблему и недостатки этих усилий. Узнайте стоимость материалов и рабочей силы и определите, сколько времени потребуется от начала до конца, чтобы завершить все этапы реализации предлагаемого решения.
Используйте введение, чтобы определить проблему и ее значимость. Предоставьте доказательства того, что существует проблема, такая как поддающаяся проверке потеря денег, времени или клиентов. Опишите, почему сейчас необходимо принять меры для решения проблемы. Кратко опишите ваше решение и, основываясь на ваших исследованиях, предоставьте доказательства того, что предложенное вами решение будет работать.
Предоставьте общую информацию о проблеме в параграфах тела, включая ее причины и предыдущие попытки решить проблему. Признать альтернативные решения, графики или графической информации. По словам Роберта Адлера и Жанны Элмхорст, редакторов «Общения на работе: принципы бизнеса и профессий», сравнительный анализ «особенно полезен, когда аудитория рассматривает идею, которая конкурирует с идеей, которую вы защищаете».
Укажите причины, по которым необходимо решить проблему, и предложите свое решение и его преимущества. Включите описания рекомендуемого продукта или услуги и сведения о том, как это решит проблему. Включите график с указанием сроков для каждого этапа проекта.
Сообщите о затратах в настоящее время и укажите, как ваше решение сэкономит деньги. В книге Бедфорда «Руководство для писателей колледжей» X.J. Кеннеди и др. Авторам предложений рекомендуется «оценить ресурсы - деньги, людей, навыки, материал - и время, необходимое для реализации решения».
В заключение приведите окончательные рекомендации и возможные последствия отказа от действий, которые связаны с целями организации. Используйте вывод, чтобы «убедительно перепродать ваше предложение, подчеркивая преимущества вашего решения, продукта или услуги по сравнению с любыми конкурирующими идеями», - предлагает Джеральд Альфред и др., Редакторы «Руководства по техническому письму».
