Деловой мир, кажется, вращается вокруг оси встреч, но не все встречи продуктивны. Потратьте время на планирование продуктивной сессии, чтобы убедиться, что ваши встречи выполняют свою работу. Тщательно продумайте, что вам нужно сделать и кто должен участвовать.
Определить цель и аудиторию
Установите цель встречи и сделайте ее краткой и четко сформулированной. Например, создайте короткий список пунктов с описанием конкретных целей. Целью вашей встречи может быть передача важной информации, принятие решений, решение проблем или назначение действий. Краткая и конкретная цель помогает организатору собрания определить, кто должен участвовать в собрании. Составьте список приглашенных, сопоставив каждую цель с членами команды, присутствие которых позволит реально достичь цели.
$config[code] not foundУстановите повестку дня
Установите повестку дня собрания, основываясь на каждой цели в задаче. Если цель состоит в том, чтобы сообщить о начале проекта, установите пункт повестки дня, который определяет, кто будет представлять эту информацию и как она будет передаваться, например, в презентации PowerPoint. Если целью является назначение действий, установите пункт повестки дня, который описывает, как будут выполняться назначения. Каждая цель должна иметь один или несколько пунктов повестки дня, связанных с ней.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемВыберите дату и время
Выберите дату и время встречи в зависимости от наличия руководителя встречи и наиболее важных приглашенных. Чем больше список приглашенных, тем сложнее найти день и время, когда все доступны. Примите время, которое подходит как можно большему количеству расписаний. Прежде чем устанавливать время, подумайте о часовых поясах. Если некоторые приглашенные будут участвовать по телефону или через Интернет, учитывайте их рабочее время и свои собственные. 1 час дня Встреча по восточному поясному времени - это обеденная встреча по центральному стандартному времени. Та же встреча в 2 часа ночи в Токио.
Выберите место
Найдите конференц-зал, который позволит выполнить все пункты повестки дня. Выберите комнату, большую или достаточно маленькую, чтобы вам было удобно вписаться в число ожидаемых людей. Комната на 40 мест - плохой выбор для встречи с 10 людьми. Точно так же вы не хотите, чтобы толпа втискивалась так плотно, чтобы было необходимо привезти дополнительные стулья.
Организовать материалы и непредвиденные расходы
Если презентации ожидаются, убедитесь, что комната оборудована проектором. Если нет, договоритесь о том, чтобы взять с собой проектор, а также убедитесь, что у вас есть что проецировать, например, экран или белая стена. Не забудьте учесть наличие других случайностей, таких как доски с маркерами для сухого стирания, флипчарты и громкие телефоны для участников за пределами площадки. Для многочасовых встреч организуйте еду и напитки, чтобы участники сосредоточились на теме, а не на животе.
Уведомить приглашенных
Заранее уведомите участников о целях, дате, времени и месте встречи, чтобы они могли подготовиться должным образом. В большинстве случаев уведомление по крайней мере за неделю является предпочтительным. Используйте программное обеспечение для календаря на рабочем месте, чтобы отправить встречу всем приглашенным. Многие программы предупреждают приглашенных за несколько минут или несколько дней до собрания или настраивают оповещения в соответствии с вашими потребностями.
