Я написал в своей последней колонке о новом устройстве для чтения электронных книг Amazon Kindle и сказал:
$config[code] not found«Мы все с нетерпением ждали, когда предсказания о« безбумажной конторе »сбудутся, но это обещание кажется иллюзией, которая неуловима как никогда».
Но, возможно, безбумажный офис в поле зрения. Да, я слушал тех, кто продолжает говорить, что безбумажный офис - это все еще мечта. Но я думаю, что ключом здесь является стремление к прогрессу в избавлении от бумаги, а не совершенствование в достижении этой конечной цели. Правильная система управления данными может сочетать практичность бумаги со скоростью новой информации и технологий.
Как предприниматели и владельцы малого бизнеса, мы хотим сократить количество используемой бумаги, потому что это просто требует слишком много времени (и денег) для производства, организации и восстановления. Это может просто сэкономить вашей компании много денег, а также помочь вам заработать больше денег.
С текущим распространением информации, нам нужно сделать информацию доступной для себя и других со скоростью современного мира.
Посмотрите, как с бумагой и файлами обращаются в вашем бизнесе.
Если вы мне нравитесь, я был бы настолько смел, чтобы предположить, что то, что вы найдете, не сделает вас счастливыми.
Возможно, у вас самый организованный офис в мире, но время, необходимое для систематизации вашего учета и поддержания этого метода организации, переводится в реальные доллары - часы, которые можно потратить на исследования и разработки и маркетинг.
Используете ли вы систему «свай», храня вещи в аккуратных кучах, чтобы точно знать, где все находится? Подумайте о физическом беспорядке, который это вызывает, а также о чувстве вины, которое вы испытываете, потому что вы всегда чувствуете необходимость "пройти" через эти кучи - чтобы гарантировать, по крайней мере, что вы что-то не забыли.
Если бумажные файлы хоронят ваш офис, «безбумажный» может быть хорошим вариантом. Но что именно означает безбумажный для вашего бизнеса? Это включает принятие решения сделать это и не возвращаться. Это означает, что все эти файлы будут отсканированы в компьютер, и обучен персонал использованию цифровых файлов.
Теперь те документы, которые раньше приходилось отправлять от одного сотрудника к другому или от вашего бизнеса клиенту или потенциальному клиенту, можно просматривать там, где они нужны. Ваша компания может сэкономить много часов и бесконечные доллары только на производительности и эффективности.
Реальность такова, что ваш офис всегда будет использовать бумагу. Термин «безбумажный» слишком высок по сравнению со стандартом. Некоторые люди должны распечатать вещи, чтобы прочитать их. Вы будете печатать вещи, чтобы носить с собой и показывать другим людям. Не каждая презентация может быть адаптирована к PowerPoint. Вы не избавитесь от этих принтеров.
Но вы избавитесь от шкафов для хранения документов или, по крайней мере, от некоторых из них, когда будете сканировать файлы на свой компьютер и создавать новые файлы на компьютере, а также необходимость постоянно упорядочивать эти файлы.
Вот 4 вещи, которые следует учитывать при переходе без бумаги:
1. При сканировании файлов крайне важен специальный сканер документов.
2. При сохранении файлов лучшим и наиболее общепринятым способом является формат PDF или переносимый формат документа. Это стабильный формат, который сохраняет файл точно таким же, как на бумаге. Его можно прочитать в Интернете или распечатать, он занимает мало места и его легко создавать с помощью программного обеспечения, доступного в Adobe.
3. Если вы оцифровываете свои файлы, вам понадобится жесткий диск, предназначенный для хранения вашего нового «картотеки», и хорошая система резервного копирования данных. Технические специалисты предлагают иметь два портативных жестких диска. Каждую неделю вы выполняете резервное копирование одного в другое и переносите резервное копирование в удаленное местоположение, например в банковскую ячейку.
4. Если у вас нет компьютеров в локальной сети (ЛВС), их необходимо подключить, чтобы каждый мог получить доступ к файлам. Настройка беспроводной сети стоит около 25-50 долларов за компьютер, плюс 75-100 долларов за «хаб» или центральный маршрутизатор для четырех компьютеров.
У большинства людей нет проблем с просмотром цифровых файлов и их обслуживанием. То, с чем у вас и ваших сотрудников могут возникнуть проблемы, - это привыкание к новой системе учета и управления информацией. Получить всех на борту с точки зрения файловых протоколов. Как маркировать каталоги? Как должны называться файлы? Важно, чтобы все использовали одни и те же стандарты. Решите, что это будет, и распечатайте копии для всех. Сделайте копию доступной в сети компании.
Переход на безбумажный вопрос - это выбор: это осознанный образ жизни и стиль работы. Это тот, который, будучи полностью приверженным, может повысить вашу производительность, эффективность и результативность, а также уменьшить количество отходов, которые производит каждый из нас.
Вы приняли решение обойтись без бумаги?
* * * * *
