Карьера в качестве организатора конференций дает вам возможность путешествовать по интересным местам, одновременно работая над различными видами бизнеса. Вы можете работать в качестве штатного сотрудника корпорации, некоммерческой организации или компании, занимающейся встречами и мероприятиями, или заниматься своей деятельностью в качестве независимого консультанта. Большая часть работы организатора конференции происходит после того, как запланировано мероприятие; Организация и внимание к деталям являются ключевыми чертами успешных встреч профессионалов.
$config[code] not foundпланирование
Планировщики конференций помогают разрабатывать встречи, даже когда у клиента есть подробные идеи. На начальном совещании по планированию планировщик обсуждает цели клиента; Эти цели могут включать в себя получение прибыли, создание вознаграждения по найму и удержанию членов или вознаграждение активных членов или ключевых специалистов отрасли за счет выступающих. Команда планирования обсуждает места, которые могут привлечь наибольшее количество участников, лучшие даты, тему встречи, историю прошедших событий, повестку дня и логистические потребности.
составление бюджета
После первоначальной встречи планировщик конференции создает первый проект бюджета, включая подробные прогнозы доходов и расходов. После того, как клиент утвердил бюджет, планировщик приступает к согласованию и бронированию места, а также продавцов и поставщиков. Согласование стоимости номера, платы за питание, аудиовизуальных цен и других расходов является ключевой обязанностью организатора конференции. Умение находить лучшие предложения и снижать эти затраты является ключевым моментом для многих профессионалов в сфере встреч. В некоторых случаях планировщик уполномочен подписывать контракты от имени клиента; в других случаях планировщик готовит их для проверки и подписи клиента.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемЛогистика
Как только контракты заключены, планировщик управляет многими деталями, связанными с конференцией. Это включает в себя маркетинг, регистрацию, изготовление значков, бронирование спикерских комнат, продажу рекламы, киосков и спонсорство, организацию еды и напитков, организацию мероприятий для детей и супругов, а также организацию мероприятий на открытом воздухе, таких как турниры по гольфу и теннису. Эта работа требует значительного мониторинга и отслеживания, а детализация работы является основной обязанностью организатора конференций. Например, забывание заказать значки может повредить всю встречу.
выполнение
Во время мероприятия планировщик конференций часто находится на месте, появляясь рано, чтобы встретиться с персоналом сайта. Планировщик следит за настройками помещения для семинаров, зоной выставочного стенда, стойкой регистрации и обеденными зонами, а также регистрирует все поставки на место. Планировщик конференции должен быть доступен в любое время для решения любых возникающих проблем. Опытные планировщики всегда имеют готовые планы резервного копирования на случай возникновения проблем. Если клиент оплачивает еду и напитки по количеству участников, планировщик подтверждает номера посещаемости у менеджера общественного питания на каждом мероприятии.
Следовать за
После мероприятия планировщик просматривает все, что произошло во время конференции, и готовит отчет после конференции. Планировщик рассматривает и утверждает все контракты, опрашивает участников и составляет результаты, а также отправляет счета-фактуры за любые стенды, рекламу, спонсорство или регистрацию, которые еще не собраны. Важно, что планировщик встречается с клиентами, чтобы обсудить их оценку события.
