Почти две трети, или 64 процента, малых предприятий не могут отследить, сколько стоят их устройства печати, и не могут отследить их использование. И если вы не сможете отслеживать эти базовые показатели в своем бизнесе, вы не будете знать, сколько тратится впустую.
Отчет «Как оптимизировать бюджет на ИТ с помощью более умного управления документами» (PDF) и исследование «Состояние управления документами SMB», проведенное Xerox (NYSE: XRX), предоставляют ценную информацию и решения для печати в цифровом мире.
$config[code] not foundПреимущества мониторинга вашего принтера
Исследование
Опрос проводился в США, Франции, Германии и Великобритании с участием более 1000 малых и средних предприятий. Цель состояла в том, чтобы узнать, как эти компании управляют печатью и документами. Распределение использования принтера представляет собой то, что происходит в малых компаниях. Из опрошенных предприятий, 56 процентов сообщили, что выставление счетов и счетов-фактур как интенсивный бумажный процесс в организации, 53 процента заявили, что деловая и финансовая отчетность были так же интенсивно бумажными, и 51 процент отметили, что формы HR и файлы сотрудников вылетали из их принтеров в огромных количествах.
Сорок семь процентов жаловались на то, что сотрудники, печатающие электронную почту, составляли значительную часть их использования принтера, и тот же процент утверждал, что легальные подписи значительно сокращают использование бумаги и принтера. Чуть более 40 процентов предприятий сообщили, что разрешения на закупки, маркетинговые материалы и предложения клиентов занимают значительное количество бумажных и печатных ресурсов.
Для небольших медицинских, юридических, архитектурных и дизайнерских фирм объем печати может быть намного выше, чем показал опрос. И чаще всего у этих предприятий нет поставщика услуг управляемой печати, который бы выполнял эту трудоемкую задачу.
Еще одна яркая статистика из опроса: сколько времени было потрачено на процессы, связанные с печатью? Ожидание работы на принтере, нехватка расходных материалов или поход в магазин принтеров для получения документов - это значительное время. Стоимость, конечно, может быть не видна, но она есть.
В США Xerox сообщает, что время ожидания документа в компании с общим центральным принтером составляет около трех минут для каждого сотрудника. Это составляет до 13 часов в год на одного работника. Таким образом, даже малый бизнес с 10 сотрудниками может потерять 130 часов потраченного времени.
Отчет
В отчете «Как оптимизировать ИТ-бюджет с помощью более разумного управления документами» представлены решения, которые малые предприятия могут развернуть, чтобы избежать проблем, отмеченных в обзоре.
Первый - найти партнера по услугам управляемой печати, который поможет им более эффективно управлять использованием принтера. В сообщении на официальном блоге Xerox менеджер по маркетингу Xerox Channel Лиза Грэм пишет о том, что предприятиям следует более активно оценивать использование принтеров. «Распечатки оценок могут быстро определить экономию средств и повышение эффективности», - объясняет Грэм.
Все, от брошенных документов на лотках принтера до покупки расходных материалов, излишней цветной печати и других неэффективных действий, обходится вам дорого.
Благодаря преобразованию в цифровую форму практически каждой части вашего бизнеса, доверенные службы управляемой печати или другие партнеры могут включать в себя оцифровку, документооборот, мобильную печать, облачные технологии и безопасность.
Как отдельная, но связанная проблема, отчет указывает, что 90 процентов предприятий были нарушены из-за небезопасной печати.
Заключение
В конце отчета Xerox рекомендует компаниям любого размера найти подходящего партнера по услугам управляемой печати, но это может оказаться невозможным для малого бизнеса. Отчет содержит ценную информацию для тех, кто не может позволить себе нанимать такие услуги.
Выбирая новейшие принтеры с решениями для отслеживания и мониторинга, внедряя лучшие практики с хорошим управлением и обучая своих сотрудников, вы можете эффективно решать проблемы, связанные с нерегулируемым использованием принтеров. Некоторые решения включают стандартизацию настроек, чтобы все копии были черно-белыми, интегрировались с облачными и мобильными рабочими процессами, автоматизировали рабочие процессы и координировали закупку расходных материалов.
Изображение: Xerox
Подробнее в: Гаджеты 1
