В течение многих лет электронные таблицы Excel были основными в профессиональных и личных кругах для организации, расчета и представления данных.
Они были универсально функциональным инструментом для различных приложений, таких как отслеживание финансовых показателей компании и управление запасами.
Не было ни одной технологической разработки, которая смогла бы заменить электронные таблицы в качестве основы для офиса (кроме текущих обновлений от Microsoft Office и аналогичных конкурентов, таких как Google Docs), поэтому электронные таблицы остаются в активном обращении.
$config[code] not foundДля многих целей электронные таблицы по-прежнему ценны, но есть ряд недостатков, которые мешают им стать электростанциями, которыми они когда-то были.
Причины, по которым вы должны прекратить использование электронных таблиц
Если вы фанат электронных таблиц, вы, вероятно, качаете головой, думая о том, чтобы отказаться от них. Однако есть несколько основных причин, по которым вы должны уменьшить свою зависимость от электронных таблиц в целом:
1. Электронные таблицы уязвимы для ошибок. Согласно идентификатору системы, почти 90 процентов всех электронных таблиц имеют ошибки. Это может быть неправильная формула, искаженное число или неэффективное форматирование, которое приводит к неправильной интерпретации. Конечно, это не вина самих таблиц - это вина людей, которые ими управляют. Однако ряд функций электронных таблиц, таких как их простота, податливость, отсутствие сдержек и противовесов и отсутствие связи, облегчают людям такие ошибки. Поскольку электронные таблицы часто используются для получения ценной или конфиденциальной информации, даже одна ошибка может быть дорогостоящей, поэтому риск не стоит.
2. Нет четких правил форматирования. Excel дает вам множество вариантов, когда дело доходит до того, как отформатировать ячейки, строки, столбцы и даже как числа и данные представлены на листе. На первый взгляд, это кажется отличной возможностью, но из-за большого количества вариантов не существует четкого правила, что «правильно» или «неправильно» для конкретных приложений. В Excel есть несколько шаблонов, но, опять же, нет стандартного форматирования, которому могли бы следовать все ваши сотрудники, партнеры и клиенты. Форматирование, которое имеет смысл для вас, может не иметь смысла для других, что приводит к путанице и проблемам совместимости, когда вы пытаетесь передать данные другой стороне.
3. Это слишком универсально, чтобы быть актуальным для большинства задач. Сила электронных таблиц заключается в их универсальности, но это также может быть слабостью. Электронные таблицы являются своего рода «мастером на все руки», они не умеют работать. Они неплохо работают в различных приложениях, но не являются идеальным решением для какой-либо одной конкретной функции. Из-за разнообразия технологических инструментов, специально разработанных для отдельных функций, электронные таблицы превосходят практически все приложения, о которых вы только можете подумать. Это похоже на посещение специализированного ресторана, а не того, который предлагает немного каждой кухни - эта специализация делает превосходный готовый продукт.
4. Только один человек может использовать электронную таблицу одновременно. Это тонкая, но сильная слабость электронных таблиц. Только один человек может работать с таблицей в данный момент времени. Даже в облачных опциях электронных таблиц, как правило, только один человек может вносить активные изменения, в то время как другие работают с копией только для просмотра. Это делает вашу команду чрезвычайно трудной для поддержания активного, постоянного общения или совместной работы над одним готовым продуктом. В нашем современном мире, с удаленными работниками и более сложными технологиями, вам нужно больше решений для легкого совместного управления.
5. Обновления в режиме реального времени невозможны. По данным Forrester Research, потоковая передача и обновление данных в режиме реального времени являются одними из наиболее важных перспективных технологий в розничной торговле (а также в ряде других отраслей). С учетом объема доступной информации и растущих потребностей пользователей такие вещи, как отслеживание запасов и данные о клиентах, стремятся к потоковой передаче в реальном времени для более быстрого и точного предоставления информации. Электронные таблицы не способствуют обновлениям в реальном времени, их нельзя интегрировать в любые другие системы для автоматического обновления, и, как мы уже видели, только один пользователь может вносить изменения одновременно. Обновления в реальном времени гораздо ценнее.
Что использовать вместо
Поэтому есть много веских причин отказаться от использования электронных таблиц, но это не избавит вас от необходимости. Вам все еще нужно отслеживать инвентарь. Вам все еще нужно сообщать о финансовых результатах и вероятностях того, что вам нужен простой способ перевести ваши старые материалы в новую систему. Что может занять место электронных таблиц?
Простой ответ - специализированное программное обеспечение. Существуют тысячи типов программного обеспечения для отслеживания и управления, некоторые из которых обычно покрывают многие потребности (например, программное обеспечение для коллективной работы), а некоторые сужаются в целевую нишу (например, бухгалтерское программное обеспечение). Лучше всего выбрать набор программных услуг по меню, которые наилучшим образом соответствуют конкретным потребностям вашей компании. Там нет единого решения для всех (поэтому электронные таблицы устаревают), поэтому присмотритесь и тщательно продумайте ваши варианты.
Фото электронной таблицы через Shutterstock
4 комментария ▼
