По мере роста вашей компании вы добавляете больше процессов, программного обеспечения и людей. Если вы не выполняли упреждающую оптимизацию все время, вы можете быть удивлены, обнаружив, что ваши системы сложны и избыточны.
Консолидация рабочего процесса поможет вашему растущему бизнесу продолжать процветать и заставлять людей работать над важными вещами.
Как консолидировать ваши бизнес-системы
Сократить время ввода данных
Если вы вводите одни и те же данные в нескольких местах, вы теряете время. Интеграция программного приложения позволяет вводить данные один раз и автоматически синхронизировать их в других местах.
$config[code] not foundОгромная экономия времени? Ищите программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которое предлагает интеграцию приложений с другими службами, такими как электронный маркетинг, бухгалтерский учет и управление контентом. Например, Insightly интегрируется с Evernote, Gmail, Календарем Google, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio и Zapier. Вскоре Insightly также интегрируется с QuickBooks Online.
Интеграция позволяет вам более эффективно управлять задачами в вашей CRM без дублирования работы, например, связывая информацию о проекте из Evernote с организацией в вашей CRM или создавая персонализированные цитаты с информацией CRM через Quote Roller.
Работа в облаке
Дни невозможности работать над проектом из-за того, что данные хранятся на рабочем столе, к которому у вас нет доступа, прошли. Теперь каждый член вашей команды, ваши клиенты и все, кому требуется совместная работа над проектом или документом, могут просматривать и использовать важную информацию из любого места через Интернет. Данные, хранящиеся в облаке, устойчивы к повреждениям из-за сбоев в работе компьютера, поскольку они не хранятся ни на одном компьютере.
Имейте в виду, что когда некоторые облачные приложения имеют непредвиденное время простоя, это может повлиять на вашу работоспособность. (Повлиял ли ваш бизнес на Google Drive в марте?)
Если вас беспокоят проблемы с простоями, рассмотрите комбинированные приложения, которые позволяют вам работать с локальными данными резервного копирования или с автономным режимом. Популярные облачные приложения для бизнеса включают Google Apps для бизнеса, Office 365, Box и RebitPro. Кроме того, многие облачные приложения являются более дешевой альтернативой приобретению пакета лицензий на программное обеспечение для вашей компании.
Используйте только один календарь
Мало что расстраивает больше, чем пропустить крайний срок, потому что кто-то проверял неправильный календарь. Лучший способ избежать этого - использовать один календарь для всех и каждого проекта.
Выберите календарь, который будет интегрирован с программным обеспечением, которое вы используете для CRM и управления проектами, а также с мобильными устройствами, которые ваша команда регулярно использует. Вы сможете не только синхронизировать важные сроки выполнения проекта, но и ваша команда может управлять своими собственными графиками в рамках одного и того же мобильного приложения, соблюдая при этом важные сроки работы компании.
Следуйте «К.И.С.С. Правило»
Точно так же, как вы учились в школе, Keep It Simple, Silly
Если вы хотите избежать усложнения рутинных бизнес-задач и создания избыточности в вашем рабочем процессе, всегда сосредотачивайтесь на простоте. Новейшие технологии не всегда улучшают то, что у вас уже есть. Если вы делаете покупки для лучших бизнес-систем, убедитесь, что вы не дублируете то, что у вас уже есть. Это то место, где плагины, приложения и расширения действительно полезны.
Вы можете найти программное обеспечение, такое как CRM или веб-браузер, которое действительно хорошо выполняет одну задачу. Затем, возможно, добавьте плагин, который автоматизирует процесс или добавит функциональность, которой вы управляете с помощью однозадачного программного обеспечения. Это освобождает вас и вашу команду от еще одной программы и еще одного процесса обучения.
Если вы пренебрегали рационализацией своих бизнес-систем, то первый раз, когда вы внимательно присмотритесь к вариантам, может быть немного ошеломляюще. Как только вы найдете время, чтобы найти нужные приложения для автоматизированных заданий и искоренить любые избыточные системы и программное обеспечение, вы будете иметь возможность регулярно оценивать свои системы, что значительно упрощает обслуживание в будущем.
Возможно, лучшая оплата за упорядочение систем - это освобождение вашей команды для работы над проектами, а не потеря времени на выполнение лишних задач.
10 комментариев ▼
