Microsoft Teams - это средство коммуникации в Office 365, которое предоставляет малым предприятиям простой способ общения и совместной работы с сотрудниками. Для тех, кто не использовал Microsoft Teams, это может помочь получить некоторые ценные советы и рекомендации от экспертов, чтобы максимально использовать их.
Советы команд Microsoft
Simona Millham - сертифицированный инструктор Microsoft и инструктор по обучающей платформе ИТ CBT Nuggets. В интервью по электронной почте Small Business Trends она поделилась некоторыми ценными советами по использованию команд Microsoft для малого бизнеса.
$config[code] not foundМинимизация электронной почты
Одним из главных преимуществ Microsoft Teams является то, что он позволяет компаниям организовывать все свои коммуникации в одном месте, а не полагаться на длинные цепочки электронной почты, которые могут легко потеряться в случайном порядке. Поэтому, если вы собираетесь максимально использовать возможности Microsoft Teams, используйте ее вместо электронной почты для внутренних коммуникаций.
Миллхэм говорит: «Если кто-то отправляет электронное письмо команде, задающей относительно тривиальный вопрос, и все отвечают, это генерирует очень много электронной почты. Беседы лежат в основе Команд, что позволяет легко увидеть темы и быстро реагировать в случае необходимости ».
Делитесь беседами с новыми членами команды
Команды Microsoft также могут упростить прием на работу новых сотрудников. Когда вы нанимаете нового сотрудника или добавляете существующего члена команды в новый проект, вы можете делиться с ними разговорами из этого потока или проекта, чтобы они могли легко их догнать, вместо того, чтобы пересылать им многочисленные электронные письма или передавать громоздкие документы.
Палка с несколькими группами
Команды Microsoft позволяют вам назначать различные группы в вашей организации, чтобы вы могли вести переговоры с соответствующими членами команды. Но не стоит сразу же создавать группы для каждой возможной комбинации сотрудников. Подумайте, кто чаще всего работает вместе над проектами, и создавайте только те группы, которые имеют смысл, чтобы не перегружать всех множеством вариантов. Вы всегда можете добавить больше позже.
Иметь цель для каждой группы
Если вы пытаетесь определить, с каких групп начинать, подумайте, чего вы хотите достичь для каждой группы. Например, вам может понадобиться группа только для высшего руководства, к которой вы будете обращаться при принятии важных стратегических решений. Но вам также могут понадобиться группы только для определенных целей, таких как ИТ-поддержка и маркетинг в социальных сетях.
Добавить группы, как вы идете
Оттуда вы всегда можете добавить группы, так как к ним обращаются конкретные проекты. Скажем, у вас есть специальный клиентский проект, в котором участвуют люди из нескольких отделов, которые обычно не работают вместе. Создайте группу, которая предназначена только для этого случая, чтобы этим работникам не приходилось общаться в более общем потоке.
Настройка аудиоконференций
Microsoft Teams также предлагает функцию аудиоконференций, чтобы вы могли проводить голосовые встречи в определенных группах или только с одним или двумя членами команды. Это может быть особенно полезно, особенно если у вас есть несколько членов команды, которые работают удаленно. Вы также можете использовать его для связи с внешними клиентами с помощью новой функции гостевого доступа.
Создать коммуникационную стратегию
Конечно, Microsoft Teams - не единственный продукт Microsoft, который предлагает такие функции связи, как чат и аудиовызовы. Но Миллхэм предупреждает, что не стоит слишком увлекаться использованием каждой доступной опции. Вместо этого создайте конкретный план, в котором указано, в каких ситуациях вы будете использовать команды Microsoft для общения по сравнению с другими платформами.
Милхэм объясняет: «Я думаю, что одна из самых больших проблем - помочь бизнес-пользователям понять, КАКОЙ инструмент Microsoft Office 365 использовать, КОГДА. Функциональные возможности команд, Yammer и Skype для бизнеса частично совпадают, что действительно вводит пользователей в заблуждение, и они, скорее всего, просто по умолчанию вернутся к электронной почте без каких-либо указаний. Поэтому я рекомендую, чтобы бизнесу потребовалось некоторое время, чтобы обдумать, какие инструменты подойдут различным частям их организации - и запустить несколько пилотных проектов с различными группами пользователей - а затем предоставить руководство и осведомленность конечным пользователям ».
Тестовые коммуникационные стратегии
Как отметил Миллхэм, может быть полезно проверить различные коммуникационные стратегии в вашей организации, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашей конкретной команды. Например, вы можете обнаружить, что имеет смысл использовать Skype для звонков клиентов, если большинство ваших клиентов уже имеют идентификаторы Skype и не хотят подписываться на гостевой доступ с помощью команд Microsoft. Но вы можете оставить все внутренние звонки внутри Команды ради простоты. Просто оставайтесь открытыми для участия сотрудников, чтобы вы могли оптимизировать свой план в соответствии с их потребностями.
Будьте в курсе новых возможностей
Microsoft Teams постоянно меняется и добавляет новые функциональные возможности, которые могут принести пользу вашей команде или изменить способ использования платформы. Например, в настоящее время Microsoft занимается интеграцией функций Skype для бизнеса в команды. Millham рекомендует ознакомиться с документацией и практическим руководством Microsoft Teams для получения дополнительной информации и обновлений о любых изменениях или новых функциях.
Обучите своих сотрудников
Также важно убедиться, что ваши сотрудники понимают, как максимально использовать команды Microsoft. И для этого есть много ресурсов. CBT Nuggets предоставляет один вариант обучения для команд Microsoft.
Миллхэм говорит: «Для владельцев малого бизнеса он включает обзор ресурсов, которые следует учитывать при развертывании команд и поощрении принятия пользователями. Для сотрудников он описывает, как использовать каналы, разговоры, встречи, обмен файлами, вики и многое другое ».
Изображение: Microsoft
1
