Знаете ли вы, что работодатели, которые не подают в IRS обязательные формы отчетности по Закону о доступном медицинском обслуживании (Obamacare), могут быть подвергнуты максимальному наказанию в размере 3 миллионов долларов? Этого достаточно, чтобы держать вас ночью! И это только одно юридическое требование.
Сегодня работодатели сталкиваются с широким спектром требований к ведению записей о сотрудниках, что ясно показывает инфографика ComplyRight, компании, занимающейся освобождением владельцев малого бизнеса от бремени соответствия. И эти требования, кажется, растут с каждым годом.
$config[code] not foundБремя делопроизводства и ведения документации может оказаться тяжелее для малого бизнеса, потому что у небольших предприятий меньше сотрудников для управления кадровыми функциями или они могут вообще не иметь выделенных кадровых ресурсов. Но хорошая новость заключается в том, что технология может помочь вам оставаться на вершине нормативных требований в качестве работодателя.
Вот некоторые требования к ведению документации сотрудников, которые могут вас удивить (или потрясти):
Объявления о работе
Когда работодатели публикуют объявления о новых вакансиях, они должны сохранять запись в течение одного года в соответствии с Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA).
Заявки на работу
Работодатели, на которых распространяется действие ADEA, Закона об американцах-инвалидах (ADA) и / или Раздела VII Закона о гражданских правах (Раздел VII), должны хранить все заявления о приеме на работу в течение как минимум одного года. Однолетнее требование применяется также к сезонным и временным работникам.
Резюме
Запрошенные резюме должны храниться в файле в течение одного года, в соответствии с ADEA и ADA. Тем не менее, не требуется сохранять незапрошенные резюме.
Отчеты о прекращении
ADA и Раздел VII требуют, чтобы все записи об увольнении велись в течение одного года после даты увольнения сотрудника.
Планы выгод
ADEA требует, чтобы планы выплат сохранялись в течение одного года после прекращения действия плана в соответствии с ADEA. Кроме того, Закон о пенсионном обеспечении работников (ERISA) требует, чтобы записи о пенсионном плане велись в течение шести лет.
Оценка производительности
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы оценки эффективности сохранялись в течение двух лет.
Налоговая отчетность по безработице
Согласно Федеральному закону о налоге на безработицу (FUTA), вы должны вести учет налога на безработицу в течение четырех лет с даты уплаты налога или выплаты, в зависимости от того, что наступит позже.
Формы I-9
Формы I-9 и дополнительную информацию о проверке, подтверждающую, что работникам разрешено работать в США, должны храниться в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позднее. Применимый закон - Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA).
Трудовые договоры
Если у вас есть трудовые договоры с работниками, вы должны соблюдать все контракты в течение трех лет в соответствии с FLSA.
Оша Формы для травм и болезней
Работодатели с 11 или более работниками должны хранить все формы, сообщающие о травме или заболевании, не менее пяти лет после окончания календарного года.
Головокружительный пейзаж соответствия
Как показывает вышеприведенный список, работодатели постоянно пополняются законами о ведении делопроизводства.
Не только количество правовых требований делает соблюдение требований сложным. Это факт, что законы постоянно меняются - и сложны.
Законы часто наполнены нюансами, исключениями и подробными определениями. Требования к ведению документации могут распространяться на некоторых работодателей в зависимости от их размера или отрасли, но не на других.
Законы также часто меняются, и добавляются новые законы и правила. Если вас поймают на том, что вы не знаете об изменениях или новом законе, ваша компания может в итоге заплатить огромные штрафы. Помните, что отсутствие знаний обычно не является защитой.
Технология: необходимая основа для соответствия работодателю
Ведение записей о сотрудниках является сегодня одной из тех областей, где технологии выравнивают игровое поле для малого бизнеса.
Хорошее приложение для делопроизводства может помочь вам лучше соответствовать юридическим требованиям, которые относятся к вашему бизнесу - это само собой разумеющееся.
Но лучшее в своем классе программное обеспечение для ведения записей может принести гораздо больше пользы.
Лучшие приложения помогают продуктивности, помогая командам малого бизнеса работать умнее, а не усерднее. Совет: ищите программное обеспечение, которое быстро запускается, интуитивно понятное и простое в использовании. Ищите также такие функции, как автоматические запросы и напоминания для повышения эффективности.
Хорошее приложение для делопроизводства может сэкономить деньги за счет управления рисками. Вы обретете душевное спокойствие и будете лучше спать, зная, что у вашего малого бизнеса есть инструменты для выполнения сложных требований к ведению документации, как и у крупных корпораций.
Вот еще одно огромное преимущество технологии: электронные записи вместо бумаги. Хранение бумажных копий записей о сотрудниках не только требует большого физического пространства, но и требует крайней организации. Средний сотрудник тратит 400 часов каждый год на поиск бумажных документов.
По данным ComplyRight, электронная документация набирает силу над бумагой. Не удивительно, почему. Когда записи хранятся в электронном виде, информация объединяется в одном месте и легко доступна для поиска. Сотрудники могут получить данные о сотрудниках в несколько кликов.
А по мере роста вашей компании и увеличения количества записей электронные системы ведения записей упрощают организацию и извлечение растущих объемов данных. Без перетаскивания неэффективной бумаги вы также сможете быстрее масштабировать свой бизнес.
Где найти справку по учету сотрудников
Чтобы увидеть полный список требований к ведению документации сотрудников и определить те, которые относятся к вашему бизнесу, загрузите бесплатное «Руководство по хранению записей о сотрудниках для работодателей и менеджеров по персоналу» от ComplyRight.
И проверьте приложение Записи сотрудников из HRDirect. Это бесплатно и быстро, чтобы начать - и это упрощает управление записями сотрудников.
Фото менеджера через Shutterstock
Ещё в: Спонсировано 3 Комментарии ▼
