В любом офисе есть задачи, которые необходимо выполнить, чтобы бизнес продолжал двигаться вперед. Эти задачи, которые подпадают под сферу канцелярской работы, как правило, довольно просты и легки в освоении, и обычно поручаются работникам начального уровня. Несмотря на то, что канцелярские задачи, такие как набор текста и подача документов, являются относительно простыми, они требуют времени - и во многих случаях руководители и сотрудники среднего звена сосредоточены на других приоритетах и не в состоянии идти в ногу со всем, что необходимо сделать. По этой причине многие компании нанимают вспомогательный персонал, который отвечает за решение этих задач.
$config[code] not foundОбычная канцелярская деятельность
Название работника службы поддержки относится к лицам, которые поддерживают или помогают коллегам с широким спектром задач. Некоторые из наиболее распространенных заданий, попадающих в эту категорию, включают набор документов, регистрацию, автоответчик, управление почтовыми отправлениями, ввод данных, фотокопирование, отправку факсов, сортировку и доставку входящей почты. Специалисты службы технической поддержки также могут отвечать за обслуживание и заказ расходных материалов, а также за выполнение других задач в соответствии с поручением, таких как заказ еды для совещаний. Взяв на себя эти обязанности и сняв их с чужих тарелок, они помогают обеспечить бесперебойную работу офиса и обеспечить, чтобы все оставалось организованным.
Хотя общая канцелярская поддержка сосредоточена на этих общих задачах, в некоторых компаниях или отделах канцелярская поддержка может быть сосредоточена на конкретных видах деятельности или требовать более специализированных знаний. Например, канцелярская деятельность в финансовом отделе может включать в себя бухгалтерские задачи, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, помощь в расчете заработной платы или сортировку и проверку отчетов о расходах. Если вы работаете в государственном учреждении, вы можете нести ответственность за подачу разрешений или управление почтовыми отправлениями. Тем не менее, независимо от настроек, большая часть технической поддержки включает повторяющиеся, определенные задачи, а не стратегическую или операционную работу.
Навыки и образование
Большинство ролей службы поддержки - начальный уровень, поэтому обычно требуется диплом средней школы или его эквивалент. Некоторые люди проходят дополнительное обучение в области офисного администрирования в рамках программы обучения взрослых или программы колледжей, в то время как другие переходят на эти должности со степенью бакалавра в качестве средства получения доступа к должности с более высокими обязанностями и более высокой оплатой.
Знание основных офисных задач является наиболее важной квалификацией для ролей канцелярской поддержки. В то время как компании будут проводить обучение на рабочих местах по конкретным процессам и процедурам, они ожидают, что работники службы технической поддержки придут на работу с общим набором навыков.Эти навыки включают знание того, как использовать основные офисные машины (факс, ксерокс и т. Д.); общие навыки работы с компьютером, включая способность набирать 60 слов в минуту или быстрее, а также базовое программное обеспечение для обработки текстов и электронных таблиц; способности подачи; навыки ввода данных; и возможность пользоваться телефоном и изучать телефонную систему компании.
Работа канцелярской поддержки также требует ряда мягких навыков. Профессиональное поведение является обязательным, а также исключительные организационные навыки. Навыки обслуживания клиентов важны, особенно если вы будете взаимодействовать с общественностью, и очень важно быть ориентированным на детали. Ожидается, что в некоторых отраслях, таких как здравоохранение и финансы, работники канцелярской поддержки будут знакомы с отраслевыми правилами, касающимися информационной безопасности и личных данных, и будут соответствующим образом выполнять свою работу.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемКанцелярские зарплаты
Поскольку канцелярская поддержка считается должностью начального уровня, зарплаты сравнительно низкие. Согласно PayScale.com, средняя почасовая ставка для должностей канцелярской поддержки составляет 12,87 долл. США при годовой зарплате около 30 000 долл. США. Оплата, как правило, соразмерна с опытом, но даже самые опытные специалисты по поддержке редко зарабатывают более 40 000 долларов в год. Однако в этой области есть возможности для роста, поскольку многие люди переходят на более высокооплачиваемые должности административного или исполнительного помощника или переходят на другие рабочие места в организации. Согласно PayScale.com, клерк-провайдер в области медицины также очень часто становится медицинским помощником, дипломированной медсестрой или практикующей медсестрой.
Самыми высокооплачиваемыми отраслями для канцелярской поддержки являются государственные и профессиональные, научные и технические службы. Тем не менее, здравоохранение также является высокооплачиваемой отраслью, и эта отрасль, в которой ожидается, по крайней мере, некоторый рост в ближайшие годы.
Тенденции индустрии технической поддержки
Как и во многих отраслях, технология меняет канцелярскую поддержку и способ работы. Многие задачи, которые ранее выполнялись вручную, теперь можно выполнять с помощью компьютера, что экономит время и увеличивает потребность в дополнительном обучении. В этой сфере появляются две основные тенденции, которые меняют облик канцелярской поддержки.
Во-первых, переход к безбумажным офисам меняет облик, а в некоторых случаях устраняет необходимость в канцелярской поддержке. Компании переходят на безбумажные или, по крайней мере, используют меньше бумаги по ряду причин, включая повышение устойчивости, улучшение организации и снижение затрат. На самом деле, исследование, проведенное Gartner в 2014 году, показало, что затраты американских компаний, связанные с хранением и извлечением бумажных документов, составляют где-то около 25–35 миллиардов долларов в год. Используя цифровые сервисы для создания, хранения и организации документов, компании могут потенциально экономить деньги и стать более эффективными.
С точки зрения технической поддержки это также означает, что необходимость в том, чтобы кто-то физически подавал документы - или печатал и печатал письма, отслеживал документы и т. Д. - уменьшался. В то время как некоторые компании отказываются от канцелярских должностей (Бюро статистики труда прогнозирует, что к 2026 году рост в этой области будет практически нулевым, во многом благодаря технологиям), другие меняют квалификацию на такие должности и требуют передовых навыков работы на компьютере и опыта работы с электроникой. документы.
Еще одной тенденцией, влияющей на область технической поддержки, является появление виртуального помощника. Виртуальные помощники, также известные как VA, являются помощниками или вспомогательным персоналом, которые работают удаленно и предоставляют многие из тех же услуг, что и помощник в офисе. Многие VA работают на предпринимателей или владельцев малого бизнеса, которые нуждаются в поддержке, но не могут позволить себе или не имеют места или оборудования, чтобы нанять кого-нибудь для работы на постоянной основе в офисе. Опять же, технологии являются ключевыми в этой отрасли, поскольку виртуальные помощники работают через Интернет, используя электронную почту, обмен документами и другие технологии для решения задач, стоящих перед их работодателями. Хотя некоторые VA являются специалистами и выполняют такие задачи, как управление социальными сетями и веб-сайтами, некоторым предпринимателям просто нужен кто-то, кто будет управлять своей электронной почтой и отвечать на запросы клиентов.
Поскольку виртуальные помощники, как правило, работают не по найму или работают на основе внештатной помощи, они часто могут получить более высокую ставку, чем те, кто работает в офисе. Некоторые виртуальные машины также работают одновременно с несколькими клиентами, что увеличивает их потенциальный доход. В среднем ВА зарабатывает от 10 до 25 долларов в час.
Посадка на службу поддержки
Хотя рабочие места канцелярской поддержки могут быть не такими многочисленными, как раньше, они все же доступны. Большинство вакансий создаются за счет текучести кадров и помощников, уходящих в другие возможности
Хорошее резюме для технической поддержки подчеркнет ваши административные и технические навыки. Продемонстрируйте работодателям, что вы организованы, ориентированы на детали, хорошо решаете проблемы и обладаете отличными коммуникативными навыками. Обязательно выделите свои технические навыки в количественной форме; укажите, как быстро вы можете вводить слова в минуту, и укажите программное обеспечение, которое вы знаете, как использовать. По мере того, как вы будете рассказывать о своем опыте, выделите задачи и достижения, которые раскрывают ваши навыки клерка, особенно те, которые могут отличить вас от других кандидатов. Прежде всего, будьте дотошными со своей грамматикой и правописанием. Как и в случае с любым резюме, опечатки и плохая грамматика плохо отражаются на ваших навыках, но в области, ориентированной на детализацию, как техническая поддержка, вы должны быть совершенны. Никто не собирается нанимать машинистку, которая не может правильно составить свое резюме.
Канцелярские работы обычно можно найти на досках объявлений или на сайтах компаний. Временные агентства также являются хорошим местом для поиска такого рода работы. Работа в качестве временного специалиста дает вам возможность развивать свои навыки в различных компаниях. Некоторые агентства будут делать долгосрочные размещения, или вы можете быть наняты на полную ставку после работы в качестве временного сотрудника. Стажировки - это еще один способ развить ваши навыки поддержки в офисе. Хотя многие компании с официальными программами стажировок разрешают стажерам работать над конкретными проектами, часто ожидается, что стажеры будут «платить свои взносы», беря на себя канцелярские задачи. Будьте готовы потратить некоторое время на любую стажировку, занимаясь подачей, вводом данных, управлением почтой или ответом на телефонные звонки, но посмотрите на это как на возможность развить навыки, которые могут оказаться полезными позже.
Сделать себя незаменимым
То, что канцелярская работа обычно является начальным уровнем, не означает, что вы не можете быть важной частью команды. Фактически, сделав себя незаменимым для своего босса и коллег, вы можете повысить свои шансы на повышение по службе и, в конечном итоге, иметь собственную команду канцелярской поддержки. Для начала, отнеситесь к своей работе серьезно и приложите все усилия с каждой задачей - независимо от того, насколько трудной или скучной она может быть. Как и в любой другой работе, в вашей работе есть части, которые вы любите, и части, которые вы ненавидите, но вы должны относиться к ним как к важным и делать их хорошо.
Во-вторых, научиться расставлять приоритеты. Скорее всего, у вас будет несколько проектов и задач в любой момент, особенно когда вы оказываете поддержку всей команде или офису. Научитесь определять, что является главным приоритетом, а что ждать, и разрабатывать системы, чтобы каждый получал то, что ему нужно, когда это необходимо. Многозадачность и управление временем являются жизненно важными навыками для работника службы поддержки, и, познакомившись с целями и приоритетами компании и членов команды, вы сможете обеспечить самый высокий уровень поддержки.
В-третьих, будьте готовы пройти лишнюю милю. Ваша задача - оказывать поддержку, а это может означать выполнение нескольких дополнительных задач здесь и там. Незаменимые помощники всегда готовы учиться и будут делать все возможное, чтобы не только выполнить работу, но и решить проблемы и предотвратить возникновение кризисов. Например, если вы видите, что сотрудник отправил сообщение, содержащее серьезную ошибку, не просто печатайте и распространяйте документ. Подтвердите сотруднику, что информация верна, и внесите необходимые изменения.
Наконец, будьте профессиональны и вежливы во все времена. Могут быть случаи, когда другие члены организации относятся к вам грубо или не уважают вас, чего заслуживают, но, тем не менее, сохраняют свой профессионализм. Отношение к каждому с добротой и уважением увеличит ваш запас в компании, особенно если вы развиваете репутацию по своему усмотрению и желание помочь. В вашей должности канцелярской поддержки вы, скорее всего, будете иметь доступ к большому количеству информации, но не будете поддаваться искушению сплетничать или делиться тем, что вы знаете. Завоевание доверия к вашему боссу и коллегам может помочь продвинуть вашу карьеру, в то время как служебные сплетни бросят тень на вашу репутацию и потенциально удержат вас от продвижения по службе.
