Правильный телефонный этикет важен для представления профессионального имиджа и обеспечения бесперебойной работы офиса. Понимание нюансов очень важно, так как телефонный звонок обычно представляет первое знакомство клиента с компанией. Эти же неписаные правила также применяются к отношениям коллег, когда один грубый человек может легко нарушить гармоничное окружение. Изучение основных правил офисного телефонного этикета теперь избавит вас от смущения позже.
$config[code] not foundОбъявите себя быстро
Не позволяйте звонящим угадывать вашу личность, отвечая на них. Ответьте, указав свое полное имя и официальное приветствие компании, если оно требуется вашим работодателем. Например, портье может сказать что-то вроде: «Доброе утро, это говорит Джейн Доу, чем я могу вам помочь?» Никогда не ешьте и не жуйте жвачку, пока вы разговариваете по телефону. Если вызывающий абонент оставляет сообщение, повторите вслух подробности, чтобы он знал, что вы их понимаете. Запишите время и дату каждого звонка, прежде чем сдавать сообщение.
Обуздать громкую связь
Ограничьте громкую связь частными настройками, такими как конференц-связь, где легко удерживать уровни громкости за закрытыми дверями. Держите их подальше от ячеек или открытых пространств, чтобы не мешать коллегам. При ведении бизнеса убедитесь, что все стороны знают, что вы используете громкую связь, и получите согласие перед началом работы. После окончания собрания убедитесь, что вы действительно отключили громкую связь, чтобы неучастники не могли услышать какие-либо случайные комментарии, которые вы или кто-либо другой оставите.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемУгробить наушники
Держите наушники или гарнитуру Bluetooth на своем столе, когда вы покидаете его на какое-то время, например, в туалете или на личном отдыхе в общей зоне. В противном случае коллегам будет трудно привлечь ваше внимание, поскольку они не будут знать, принимаете ли вы вызов.Носить наушники или наушники, когда вы их не используете, также грубо, так как это говорит о том, что вы не готовы общаться с другими людьми.
Уменьшить громкость
Никогда не теряйте связь со своим окружением, пока вы разговариваете по телефону. Всегда говорите тихо, разговорно - но понизьте голос, если коллеги выглядят раздраженно, советует Барбара Пахтер, карьерный тренер, опрошенный в статье Business Insider в октябре 2013 года «Восемь правил этикета телефона, которые должен знать каждый профессионал». Следуйте аналогичным правилам для устройств, таких как мобильные телефоны. Оставьте их включенными, чтобы не нарушать рабочие функции, и выбирайте нормальные мелодии. Например, коллеги не могут поделиться вашей любовью к абразивному хип-хопу или спид-металу.
Следите за своими голосовыми сообщениями
Укажите свое имя, должность и инструкции для абонентов в приветствиях голосовой почты. Следуйте инструкциям пользователя вашего работодателя. Например, Тихоокеанский университет требует, чтобы сотрудники регулярно обновляли свои поздравления, поэтому звонящие не удивляются, если работник все еще в отпуске. Будьте краткими в своих голосовых сообщениях, так как получатель может не успеть услышать больше, чем основные детали. Тем не менее, говорите свой номер телефона медленно, чтобы абонент не проигрывал ваше сообщение снова и снова.
