Хорошо организованный офис экономит время и делает вас счастливее - и более счастливых сотрудников.
Необходимость разбираться в пачках бумаг, перемешанных ящиках, запутанных проводах и коробках с вещами, сидящими вокруг, может показаться не таким уж большим делом, но это реальная физическая нагрузка, если учесть время, потраченное на охоту за вещами, которые должно быть легко найти, но это не так. Неорганизованные электронные файлы и путаница являются такой же большой проблемой.
$config[code] not foundТогда есть умственное бремя. Независимо от того, осознаете ли вы это или нет, беспорядок может вызывать стресс у всех.
Вот 21 способ организовать ваше физическое и электронное рабочее пространство.
Получить его с пола
Идите вертикально с книжными шкафами и стеллажами. Часто у нас кончается пространство на рабочем столе или на полу. Вертикальное хранение позволяет более эффективно использовать пространство и размещать больше на уровне глаз.
Создать «Центры активности»
Поместите все, что вам нужно для выполнения задания, в одну область, особенно если вы регулярно выполняете задание. Вы не будете тратить время на поиск и сборку того, что вам нужно. Например, упаковочные и транспортировочные материалы и инструменты должны находиться в одной зоне. Или создайте полку для вещей, которые вы берете с собой в путешествие, например, дорожный портфель, неопреновые рукава и портативные зарядные устройства.
Запишите, отсканируйте, уничтожьте
Не используйте свой рабочий стол в качестве почтового ящика, так как критическая бумага (например, чеки!) Может потеряться. Подписанные контракты и другие предметы, которые вы хотите сохранить в бумажной форме, должны быть незамедлительно отправлены. Сканирование всего остального в цифровую форму. Измельчите и утилизируйте или утилизируйте бумагу.
Папка для всего
Есть папка для всех бумажных документов. Подвесные папки Pendaflex, наряду с внутренними папками Манилы, являются недорогим решением. Маркируйте оба. Папки Pendaflex являются вашим заполнителем в шкафу для хранения документов, и их следует всегда оставлять там. Внутренняя папка manila - та, которую вы извлекаете по мере необходимости. Тогда по окончании работы с папкой manila ее легко перевести в pendaflex.
Wrap Компьютерные шнуры
Есть запутанные компьютерные кабели и электрические шнуры? Вы не единственный. К счастью, специальные завязки и крышки для шнура могут держать вещи в порядке. Пометьте свои шнуры, чтобы вы могли найти правильный, когда вам нужно отсоединить или переместить что-то.
Используйте пробковые доски для того, чтобы держать перед собой предметы «на грани разума»
Если вам нужно обратиться к контрольному списку для задания или к какому-нибудь напоминанию, прикрепите его к пробковой доске прямо возле стола. Это хорошо для любого нового процесса, пока он не станет укоренившейся привычкой. Просто откройте предмет, когда вам больше не нужно ссылаться на него.
Храните все руководства в одном месте
Вам когда-нибудь нужно обратиться к руководству по эксплуатации вашего принтера? Или найти небольшую брошюру с инструкциями, прилагаемую к гарнитуре Bluetooth? Если вы поместите все руководства в специальный ящик, пластиковый ящик или папку - вам не придется охотиться за ними.
Создать разделенные ящики
Если у ваших ящиков нет встроенных перегородок, купите недорогие металлические или деревянные перегородки - или еще лучше - переработанный пластик. Организовать зарядные устройства устройства; ручки; скрепки; блокноты и заметки; ножницы и другие предметы. Мало того, что организованный ящик экономит время, вы будете чувствовать меньше стресса, если вам не придется погружаться в беспорядочный беспорядок несколько раз в день.
Используйте этикетировщик для организации полок
Это не просто файлы, которые нуждаются в ярлыках. Полки и ящики могут выиграть от маркировки их. Таким образом, все в офисе знают правильное место, чтобы вернуть вещи.
Держите список дел
Умственный беспорядок - такая же проблема как физический беспорядок. Одним из ключевых моментов в системе Getting Things Done является выгрузка предметов из головы и на бумагу (или электронный список). Таким образом, вы можете сосредоточиться на задаче. Просто сделайте свой список дел коротким и беспорядочным.
Еженедельное обслуживание и уборка
В конце каждой рабочей недели положите вещи, использованные в течение недели, на свои места. Стопки клочков или файлов. Если вы не позволяете беспорядку накапливаться слишком долго, легче оставаться организованным.
Используйте центральное облачное местоположение для документов компании
Фантастический способ сэкономить время и избежать необходимости для всех настраивать свою собственную систему «виртуальной регистрации» - это использовать одно центральное облачное хранилище для документов компании. Такие параметры, как Google Drive или OneDrive, позволяют настраивать центральные папки по темам или клиентам для обмена документами.
Используйте программное обеспечение для управления проектами или диспетчером задач
Система управления проектами позволяет сотрудникам следить за проектами. Что еще более важно, это устраняет бумажные списки дел и почтовые инструкции, и путаницу, которая возникает из них.
Сканирование квитанций и хранение в облаке
Затем вы можете отказаться от бумажных чеков. С новыми мобильными приложениями вам даже не нужен сканер - вы просто фотографируете. С помощью расширенных приложений вы можете автоматически синхронизировать квитанции с вашими учетными записями или записями кредитных карт (избегая ручного ввода).
Используйте закладки браузера для быстрого ознакомления
Вы когда-нибудь тратите время на поиски ссылок на повторяющиеся ссылочные сайты или экраны входа? Или не помните, где их найти? Добавьте их в закладки и организуйте закладки в папки, чтобы вы могли получить к ним пару кликов.
Сохранить списки избранного для повторяющихся заказов
Еще один способ сэкономить - сохранить списки избранного в онлайн-магазинах, которые вы регулярно используете. Таким образом, вам не нужно искать одни и те же материалы каждый раз, когда вы покупаете. Такие сайты, как Staples.com, позволяют сохранять списки избранного, и это очень удобно.
Архив старых файлов
Если вы не использовали компьютерные файлы (особенно электронные письма!) В прошлом году или около того, заархивируйте их. Они все еще будут у вас, но вам не придется пробираться через них, чтобы найти текущие предметы. Также можно установить политику удаления архивных файлов через определенное время.
Иметь адекватное антивирусное и антивирусное программное обеспечение
Мало что может вызвать больше сбоев и путаницы, чем потеря файлов или потеря времени из-за компьютерных вирусов и атак вредоносных программ. 'Достаточно!
Используйте приложение для организации заметок
Приложения для заметок, такие как Evernote, Microsoft OneNote и SimpleNote, могут помочь вам организовать и хранить веб-исследования и электронные заметки.
Действительно «умные» телефоны экономят время
Смартфоны, используемые с умом, экономят время и могут сделать нас счастливее. Возможно, мы сможем выйти из офиса на семейное мероприятие без вины, потому что мы все еще на связи в случае возникновения каких-либо критических ситуаций. Имейте мощные смартфоны с достаточным объемом внутренней памяти для запуска необходимых приложений.
Автоматическая синхронизация для всех устройств
Говоря о смартфонах, владельцы бизнеса и сотрудники используют несколько устройств - возможно, настольный компьютер, планшет и смартфон на человека, все в один и тот же день. Облачное хранилище файлов или, по крайней мере, возможность автоматической синхронизации файлов очень важны для экономии времени и предотвращения путаницы из-за отсутствия самого последнего файла.
Обновите компьютеры для увеличения памяти и скорости
Вы можете даже не осознавать, сколько времени тратится впустую, когда все, что вы делаете, занимает больше времени или, что еще хуже, регулярно зависает или вылетает. Адекватная память и процессор в прошлом году, возможно, не справятся с этой задачей в этом году. Так что обновляйтесь!
Это мои 21 офисная идея хранения и организации. Каковы ваши лучшие советы по организации вашего офиса и укрощению зверя дезорганизации и беспорядка?
Офисное фото через Shutterstock
10 комментариев ▼
