Как сканировать, копировать и сохранять документы

Манильские папки и картотеки не нужны для хранения и организации полной записи важных документов. Бумаги могут быть уничтожены после подачи в электронном виде или даже полностью уничтожены, поскольку все больше компаний и правительственных учреждений переходят на более экологически чистый, безбумажный бизнес, отказываясь от печатных копий для электронных версий. Электронные документы сокращают потребность в хранении, тем самым снижая затраты, экономя время и принося пользу окружающей среде. Сканирование, копирование и подача документов просты с минимальными вложениями в оборудование и программное обеспечение. Сканеры продаются онлайн, в магазинах офисной продукции и даже в универмагах, и они доступны по цене. Некоторые машины сочетают в себе функции печати, факса, сканирования и копирования.

$config[code] not found

Сканирование документов

Подключите сканер к компьютеру с помощью прилагаемого соединительного кабеля USB. Установите любые драйверы, используя установочный компакт-диск или посетив веб-сайт производителя.

Положите документ стороной для печати вниз на стеклянную раму кровати.

Выровняйте края в соответствии с метками индикатора на стеклянной раме кровати.

Видео дня

Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцем

Сканируйте по одной странице за раз, закрыв крышку и нажав кнопку «Сканировать» или «Пуск». Документ будет преобразован в цифровой файл. Чем больше точек на дюйм, или DPI, тем выше детализация отсканированного документа. Однако, более подробно, файл становится больше и его загрузка займет больше времени.

Копирование документов

Поместите печатную копию документа на стеклянный копир так, чтобы края были выровнены, как указано на устройстве.

Нажмите кнопку «Копировать» или «Пуск».

Щелкните правой кнопкой мыши на электронном документе и выберите «Копировать».

Скопируйте электронный документ в ту же папку, в существующую папку или в новую папку.

Подача документов

Нажмите на значок в верхней правой части меню «Мой компьютер», который выглядит как папка со звездочкой на нем. Это откроет новую папку.

Назовите папку в соответствии с типом документов, которые будут храниться в ней.

Перетащите файл в новую папку, удерживая левую кнопку мыши над папкой, перемещая стрелку в папку и отпуская левую кнопку мыши.

Совет

Не храните ненужные файлы. Используйте согласованный метод именования файлов и папок для наиболее эффективной подачи. Храните связанные документы вместе. Держите текущую и завершенную работу отдельно. Избегайте переполнения папок. Вместо этого разбивайте большие файлы на более мелкие, с точно названными подпапками.