Роль менеджера документов

Менеджер документов - это сотрудник ИТ-отдела, цель которого - организовать, обновить и улучшить общий документооборот в компании. Корпорации являются крупнейшими работодателями для менеджеров документов, хотя в некоторых отраслях, таких как крупные фирмы по недвижимости, юридические услуги, финансирование, здравоохранение и страхование, скорее всего, под рукой есть менеджер документов независимо от размера. Большинство должностей менеджера документов требуют как минимум от одного до трех лет предыдущего опыта; Тем не менее, недавние выпускники колледжей со специализированным обучением могут перейти непосредственно на эту должность. Знание определенного программного обеспечения, такого как системы управления документами и / или программы управления взаимоотношениями с клиентами, имеет важное значение для работы. Менеджеры документов выполняют пять основных обязанностей: повышение доступности, архивирование документов, обновление информации, отслеживание и поиск документов.

$config[code] not found

Увеличить доступность

Сотрудникам необходим доступ к документам, таким как сопроводительные письма, маркетинговые материалы, учебные пособия и информация о клиентах, чтобы завершить свою работу. Традиционно сотрудники сохраняли эти файлы непосредственно на свои жесткие диски для последующего доступа, но существует риск, что файлы устареют. Кроме того, сотрудники могут тратить драгоценное время на расчесывание жестких дисков для документов, которые они никогда не загружали. Система управления документами решает все эти проблемы. Это создает фокус, где все документы сохраняются. Кроме того, эти же документы могут быть переданы сотрудникам и клиентам через веб-сайт. Большинство систем управления документами могут легко выводиться на веб-сайт; Преимущество заключается в том, что он доступен любому, у кого есть подключение к Интернету, и для его просмотра не требуется дополнительное программное обеспечение или установки (для этого могут потребоваться имя пользователя и пароль, но их можно указать).

Архивация документов

IRS требует, чтобы финансовые учреждения хранили любую документацию, связанную с клиентом, в течение пяти лет после закрытия счета. Министерство юстиции требует еще более длительных сроков для адвокатских контор, что означает, что все эти файлы должны куда-то отправляться. Менеджеры документов обычно архивируют документы в хронологическом порядке, хотя некоторые предпочитают в алфавитном порядке в зависимости от объема информации, которая будет сохранена. Если это безбумажный офис, то документы должны быть сохранены (в двух разных местах), а затем удалены с сервера.

Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцем
Обновление документов

В зависимости от размера организации навыки письма могут быть ключевым элементом роли менеджера документов. Сопроводительные письма, шаблоны и учебные пособия требуют постоянного обновления, чтобы оставаться актуальными. Кроме того, заявления о конфиденциальности, бланки контрактов и технические документы получают незначительные изменения примерно раз в год. Независимо от того, будет ли менеджер документов вносить эти изменения лично, он будет обязан гарантировать, что все используют самые последние версии. Самый простой способ сделать это - использовать систему управления документами.

Отслеживание записи

Документы меняются, и менеджер документов обязан знать, кто внес какие изменения. Отслеживаемость является стандартной функцией большинства программ управления документами. Однако менеджер документов может отслеживать трассируемость без программного обеспечения, делая каждый документ доступным только для чтения, а затем регистрируя запрошенные изменения по мере их поступления.

Получение документов

Будут времена, когда менеджеру документов нужно будет найти элементы, которые уже заархивированы. Чаще всего это связано с ревизиями, судебными процессами и стихийными бедствиями, которые требуют тщательной записи прошлых событий. По этой причине менеджеры документов должны архивировать материалы настолько логично и точно, насколько это возможно. Таким образом, любой менеджер документов может получить доступ к этим необходимым записям, независимо от того, кто изначально их сохранил. Когда дело доходит до подготовки к стихийным бедствиям, храните резервную копию офисного сервера где-нибудь за пределами офиса. Если возможно, храните его в другом регионе, например, в спутниковом офисе.