Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются многие компании, пытаясь соответствовать определенным государственным нормам, - это правильное внедрение программного обеспечения для отслеживания времени. Из-за множества вариантов, в том числе как низкотехнологичных, так и высокотехнологичных, может оказаться сложной задачей определить правильное программное обеспечение, правильные методы и лучшие практики для внедрения в масштабах всей компании.
Вот несколько рекомендаций по расписанию, которые включают в себя некоторые из самых основных и важных методов поиска подходящего программного обеспечения для отслеживания времени для вашей организации.
$config[code] not foundВнедрение отслеживания времени сверху вниз
Ничто не может деморализовать сотрудников больше, чем ощущение, что существует двойной стандарт, особенно когда речь идет об отслеживании их времени. Когда начальник не только продвигает отслеживание времени, но и использует его, это помогает сотрудникам подчеркнуть важность отслеживания времени для всех участников.
Есть много творческих способов привлечь всю организацию к ответственности. Рекламное агентство Colle + McVoy внедрило не только систему расписаний, но и программное решение, позволяющее открывать пивной холодильник в масштабе всей компании каждую пятницу, при условии, что все расписания сотрудников подаются вовремя.
По словам Adweek:
«Colle + McVoy создал удивительную машину под названием TapServer -« систему развертывания пива с несколькими кегами », которая использует RFID и специально написанное программное обеспечение, чтобы проверить, не перестали ли вы быть ленивым мерзавцем, закончили свои табели и заработали бесплатную пинту «.
Особенно с чем-то столь непопулярным, как отслеживание времени, знание того, что начальник ценит это достаточно, чтобы делать это самостоятельно и применять одни и те же правила в масштабах всей компании, может стать мощным стимулом для всех остальных, чтобы они выполнили свою часть.
Предложите необходимое обучение
Общение это все. Убедившись в том, что все понимают, что такое точное отслеживание времени, вы можете изменить способ, которым ваши сотрудники реагируют на ваши новые политики расписаний, как на дрожжах. Несмотря на благие намерения работника, если они не понимают, о чем идет речь, это может привести к ошибкам и отсутствию информации в расписаниях.
Это особенно важно для компаний, которые работают с государственными учреждениями, у которых есть почасовые или зарплатные сотрудники, или для любых других организаций, у которых есть строгие требования к отслеживанию времени. Правильное обучение часто может означать разницу между соблюдением требований и потерей ценного контракта.
Автоматизировать весь процесс
DCAA News - это организация, которая предоставляет информацию для подрядчиков, желающих стать DCAA-совместимыми и защищенными государственными контрактами. Поскольку поддержание соответствия DCAA требует точного отслеживания времени, стоит отметить одну из рекомендаций, которые дает DCAA News:
«… Пропустить любую форму ручной бухгалтерии; упростите свою жизнь с помощью автоматизированной системы программного обеспечения, совместимой с DCAA. Эти программные пакеты могут сообщать, какие данные необходимо отслеживать, могут автоматизировать утверждения, могут позволять сотрудникам входить или выходить из любого места, создавать счета-фактуры, загружать в QuickBooks, отслеживать время, могут создавать чрезвычайно подробные специальные отчеты, предоставлять пароль защита и тд. Эти пакеты программного обеспечения могут позволить менеджерам менеджерам выполнять более осязаемые задачи и в то же время иметь возможность просматривать точные данные расписания ».
Автоматизация ваших бизнес-процессов не только сделает вас совместимыми с правительством, но и поможет защитить данные вашей компании. Согласно исследованию, проведенному IBM, «95 процентов всех инцидентов безопасности связаны с человеческими ошибками». безумно высокий.
Автоматизация ваших процессов не только снизит этот риск, связанный с данными, но и поможет вам соответствовать требованиям, и до тех пор, пока вы должным образом обучите свой персонал работе с этими новыми системами, ваша организация сможет максимально эффективно использовать систему расписаний.,
Переход к почасовым сотрудникам
В то время как наемные работники могут звучать хорошо в теории, на практике такая договоренность редко срабатывает для работодателя или работника. Сотруднику слишком просто воспользоваться преимуществом зарплаты, не ориентированной на результаты, в то время как многие работодатели пытаются получить от работника больше, чем стоит их денег. Результатом часто является борьба за перетягивание каната, где производительность является конечной жертвой.
Эйприл Дикман, пишущий для «Богатства медленно», описывает некоторые из этих проблем:
«На другой работе мне сказали, что зарплата означает, что« если мы закроем офис рано, вам все равно будут платить ». Но мы закрыли офис, может быть, два или три дня в году, и их было много, много событий, которые требовали 8+ часовых дней. Однажды я выбрал 22-часовой рабочий день для особо важного события ».
Гораздо лучшее решение - перевести всех сотрудников на почасовую оплату, где каждая сторона четко понимает, что ожидается, и у одного гораздо меньше возможностей воспользоваться преимуществами другого.
Запишите свое время ежедневно
Одна из самых больших ошибок, которые делают многие, - это запись табелей рабочего времени в конце недели. Многие из нас вряд ли могут вспомнить, что мы завтракали вчера, не говоря уже о том, чтобы вспомнить и воссоздать целые рабочие дни после свершившегося факта. Чтобы поддерживать хорошие записи и лучшие практики, убедитесь, что все в компании записывают свое расписание по крайней мере один раз в день.
И наоборот, чтобы облегчить это, убедитесь, что процесс записи расписания не настолько запутан, что это является основной задачей. Запись расписания должна занимать не более нескольких минут каждый день.
Хотя, конечно, они не являются исчерпывающими, эти передовые практики являются одними из самых важных и, к сожалению, упускаются из виду.
Если ваша организация сможет внедрить их в то время, когда внедряется система расписаний, и сможет продолжать четко и эффективно взаимодействовать с вашими сотрудниками - ваша компания будет работать для этого лучше.
Фото секундомера через Shutterstock
7 комментариев ▼
