Как владелец малого бизнеса, вы уже внимательно следите за ресурсами своей компании, включая капитал, сотрудников и объекты. Но как насчет времени сотрудников? Время трудно измерить и отследить, и поэтому многие владельцы малого бизнеса ошибочно относятся ко времени как к безграничному ресурсу. Однако это не может быть дальше от истины.
Недавнее исследование, проведенное McKinsey, показало, что только 9% руководителей были «очень довольны» распределением времени сотрудников в настоящее время. Кроме того, почти половина руководителей заявили, что их текущее время не соответствует целям компании. А обычный офисный работник может сказать вам, что слишком много времени компании тратится на тривиальные задачи, такие как ответы на электронные письма и посещение ненужных встреч.
$config[code] not foundЭффективное управление временем имеет решающее значение для производительности и прибыльности вашего бизнеса. Итак, как предприятия могут улучшить управление временем? Это не так просто, как просто сказать сотрудникам более эффективно использовать свое время. Вместо этого руководящей команде необходимо создать корпоративную культуру, которая активно поддерживает эффективное управление временем во всей организации.
Культура, которая поддерживает эффективное управление временем
Конфиденциальность сотрудников
Многозадачность - главное модное слово в мире бизнеса. Ожидается, что сотрудники смогут эффективно совмещать несколько задач одновременно. Поэтому менеджеры наполняют свои рабочие часы различными проектами, встречами и корпоративными мероприятиями.
Однако исследования все чаще доказывают, что многозадачность неэффективна. Фактически, исследователи из Стэнфорда доказали, что у многозадачности плохие организационные навыки, они легко отвлекаются и часто лишены внимания.
Если многозадачность не является ключом к эффективному управлению временем, тогда что?
Ответ - поток. Как определено автором и психологом Михалем Чиксентмихайи, поток возникает, когда вы входите в состояние интенсивной и легкой концентрации на выполняемой задаче. Это часто называют «пребыванием в зоне», и сотрудники в этом состоянии гораздо более продуктивны, чем в любое другое время.
Чтобы повысить производительность труда, работодатели должны сделать все возможное, чтобы сотрудники работали в режиме потока. Это означает создание корпоративной среды тишины и конфиденциальности. По возможности, руководители должны избегать обременения своих сотрудников множеством задач или отвлекать их ненужными электронными письмами и телефонными звонками.
Многим сотрудникам также выгодно иметь частные офисы, а не работать в шумных кабинах.
Меньше, эффективнее встреч
Одним из главных бедствий эффективного управления временем является корпоративная встреча. Среднее собрание занимает драгоценное время и прерывает режим потока сотрудников, в то же время принося очень мало значимых результатов.
Согласно опросу Microsoft, неэффективные встречи являются одними из главных потерь времени в средней рабочей неделе. Кроме того, сотрудники проводят почти шесть часов в неделю на собраниях, и 69% сотрудников считают, что эти встречи непродуктивны.
Чтобы лучше управлять временем компании, руководители должны только запланировать встречи, которые абсолютно необходимы. Встречи должны иметь конкретную цель: принять решение или решить проблему. Должна быть подробная повестка дня для обсуждения и в каком порядке, а также количество времени, выделенного для каждого.
Если собрание предназначено только для передачи информации, рассмотрите возможность отправки по электронной почте. Многие встречи также можно сделать необязательными, поэтому, если сотрудник находится в режиме критического потока, он или она может отказаться от прерывания.
Отслеживание времени
Каждый руководитель знает, что для того, чтобы компания двигалась вперед, должен быть четко определенный набор целей и задач на будущее. Однако простого определения этих целей недостаточно. Слишком часто руководители и их сотрудники увлекаются повседневными задачами и никогда не находят время для достижения долгосрочных целей. Здесь интегрируется электронное отслеживание времени.
Эффективные электронные системы отслеживания времени должны фиксировать затраты, а также время, затрачиваемое на каждого отдельного сотрудника и проект, а затем интегрировать эту информацию в комплексное представление о распределении времени в компании. Таким образом, вы можете определить, соответствует ли текущее распределение времени вашей компании целям вашей компании. Как и в случае с любым другим ресурсом, правильное распределение времени уменьшит потери и будет способствовать росту компании.
Питер Дракерс, легендарный консультант по управлению, однажды сказал:
Время является самым дефицитным ресурсом, и, если оно не управляется, ничто другое не может быть управляемым.
В деловом мире время драгоценно. В интересах каждого работодателя продвигать корпоративную культуру, которая измеряет, управляет и оценивает ее.
Непродуктивная фотография встречи через Shutterstock
11 комментариев ▼
