Отслеживание оплачиваемых часов примерно так же увлекательно, как планирование корневого канала.
Отслеживание времени является необходимым злом для документирования работы и обоснования оплаты, но это также отнимает много времени и, когда выполняется вручную, подвержено ошибкам.
Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или руководителем компании на уровне предприятия, программное обеспечение для отслеживания времени может упростить отслеживание часов, повысить точность и избавить от головной боли при управлении оплачиваемыми часами.
$config[code] not foundПреимущества правильного приложения для отслеживания времени огромны.
Данные из облачного приложения могут быть импортированы в вашу программу учета рабочего времени, что повышает эффективность выставления счетов и минимизирует риск человеческой ошибки, связанной с ручным составлением расписания. Приложения для отслеживания времени могут снизить затраты на обработку заработной платы, ускорить выставление счетов и дебиторскую задолженность, а также автоматизировать командировочные расходы.
Короче говоря, приложение для отслеживания нужного времени поможет вам точно определить, насколько прибыльными являются ваши бизнес-проекты, а также ваша компания.
Но с таким большим количеством различных вариантов приложения для отслеживания времени, как вы решаете, что подходит для вашего бизнеса? Помните о следующих четырех принципах:
1. Простота использования
Остерегайтесь «демонстрационного обмана». Самый простой интерфейс не всегда означает, что это приложение является самым простым в использовании или что оно подходит для нужд вашего бизнеса. Каждое приложение для отслеживания времени будет иметь начальную кривую обучения.
Чем больше ваша организация и чем сложнее ваши команды и проекты, тем больше начальных усилий вам потребуется для запуска всей компании. Совместимость с существующим в вашей компании биллинговым программным обеспечением, таким как QuickBooks или Oracle, очень важна.
Все время отслеживание программного обеспечения займет некоторое время в разных отделах. Так что не обманывайтесь самым простым интерфейсом. Ищите приложения, которые являются интуитивно понятными и имеют все необходимые функции.
2. Гибкость
Подходящее время приложение отслеживания будет достаточно гибким, чтобы удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, дизайнер может захотеть увидеть, какие задачи, назначенные его сотрудникам, выполнены. Визуальные подсказки, такие как полоса, которая становится красной с зеленого, а также сроки выполнения различных задач, составляющих законченный проект, могут значительно ускорить ваших работников.
Большинство людей обрабатывают визуальную информацию быстрее. Рассмотрим расписание, которое показывает ход выполнения каждой задачи. Это позволит вам отслеживать и контролировать все с одного рабочего стола или мобильного устройства, без необходимости прыгать вокруг.
Например, для повышения гибкости WorkflowMax включает шесть параметров отслеживания времени:
- Возможность ввода времени начала и окончания вручную.
- Возможность ввести точное количество отработанных часов.
- Простой таймер запуска и остановки, который записывает фактические отработанные часы.
- Специально созданный виджет Adobe, позволяющий рекламодателям отслеживать время в таких продуктах Adobe, как Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro и Prelude.
- Мобильный удобный таймер позволяет вводить время на ходу.
- Несколько сторонних виджетов рабочего стола, которые интегрируются с WorkflowMax и обеспечивают расширенные функциональные возможности и гибкость, включая визуальное напоминание о текущих и предстоящих задачах.
Как начальник, вы также можете редактировать расписания ежедневно или еженедельно в зависимости от продолжительности проекта. Существуют и другие инструменты для отслеживания времени, такие как Due, которые имеют аналогичные функции, в том числе обеспечивают бесшовную интеграцию биллинга и выставления счетов.
3. Полная настройка
Хотя гибкость важна, возможности полной настройки, возможно, еще более важны. Приложение должно работать с системами, процессами и программным обеспечением, которые у вас уже есть. Например, если что-то нужно настроить, можно ли легко внести эти изменения из самого приложения?
При рассмотрении параметров настройки особенно важно проверить сторонние интеграции. Убедитесь, что ваш трекер времени поддерживает приложения, которые уже используются в вашей компании, такие как Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe и PayPal.
Таким образом, ваше новое приложение может легко влиться в текущую экосистему приложений. При правильном выборе все ваши приложения будут работать без сбоев, передавая данные от одного к другому без необходимости двойного ввода.
Возьмем, к примеру, ИТ-компанию Conquest Solutions. Решения Conquest уже использовали Xero в качестве своей учетной платформы, а также FreshDesk для оказания ИТ-поддержки своим клиентам. По этой причине они выбрали приложение для отслеживания времени, которое интегрировалось с существующей «экосистемой приложений».
Билеты поддержки автоматически отправлялись из запросов FreshDesk в их систему отслеживания времени, что позволяло им создавать счета и выставлять счета клиентам. Сразу после внедрения Conquest Solutions начали получать преимущества: сокращение времени цитирования на 66%, увеличение суточной ставки на 24% и (благодаря прозрачности, предлагаемой экосистемой приложений) никогда не возникало споров по поводу счета.
4. Интуитивный дизайн
Лучшие приложения имеют визуально привлекательный интерфейс и мощную функциональность бэкэнда. Мы немного поговорили о том, почему мощные бэкэнд-функции (в том числе возможность полностью настроить приложение для ваших конкретных потребностей бизнеса) так важны.
Но почему визуальный дизайн так важен?
Дизайн может существенно повлиять на наши эмоции. И наши эмоции, в частности, «нравится» ли вашим сотрудникам ощущение вашего приложения для отслеживания времени, определят, действительно ли они его используют.
Smashing Magazine недавно исследовал эту глубокую связь в «Думай, что твое приложение красивое? Не без дизайна пользовательского опыта ». Эстетика не должна быть несовместима с удобством использования.
Учитывая выбор между пригодным для использования уродливым продуктом и привлекательным для использования, почему бы не последний? Другими словами, красивый дизайн на самом деле не касается самой красоты.
Все дело в том, смогут ли ваши сотрудники легко ориентироваться в вашем трекере и будут ли они, естественно, использоваться для его повседневных нужд.
Приложение Time Tracking для тест-драйва
Имейте в виду, что если вы не являетесь фрилансером-одиночкой, выбор приложения для отслеживания времени так же важен для вас, как и для вашего сотрудника. Выбирая правильное приложение, подумайте о том, чтобы выбранная группа из ваших сотрудников проверила ваш последний один или два варианта на неделю.
Насколько просто период усыновления?
Смогли ли они перемещаться по приложению и интегрировать его в свой рабочий процесс?
Или использование приложения стало более сложной задачей, чем ручное отслеживание часов?
Изображение: WorkflowMax
7 комментариев ▼
