Сохранение организованности имеет основополагающее значение для обеспечения бесперебойной работы офиса. Как помощник руководителя, вас часто ищут, чтобы офис работал эффективно, и если вы не готовы, все может стать беспокойным. Вас просят выполнять задачи на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Без организации легко запутаться и забыть о важных сроках.
Сделать область
Обозначьте часть своего стола как область «дел» вместо того, чтобы везде иметь липкие заметки и бумагу. Поместите предметы в коробку или папку на столе и проверяйте их периодически в течение дня. Когда задачи будут выполнены, уберите предметы со стола в «готовую папку» или в ящик для хранения. В начале каждого дня составьте полный список задач на день и поместите его в папку «дел». Поцарапайте задачи по мере их выполнения. Добавляйте задачи по мере их поступления и в конце дня убедитесь, что все выполнено.
$config[code] not foundУстановить дни
Назначьте дни для еженедельных заданий. «Вы можете организовать свою неделю, чтобы в какой-то степени вы знали, что будете делать», - говорит Виктория Моран из журнала OfficePRO. Например, выберите среду как день уничтожения и храните бумаги, которые нужно измельчить, в коробке до того времени. Или подсчитывать мелкие деньги по пятницам. Это также может работать с повседневной деятельностью. Моран предлагает возвращать голос и электронную почту в определенное время в день. (REF1) Таким образом, вам не нужно будет останавливать то, что вы часто делаете в течение дня.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемЦветовая кодировка
Использование цветовой кодировки может помочь вам организовать то, что должно быть сделано и когда. «Всегда думайте о том, какие задачи вы выполняете и как часто вы их выполняете», - говорит Джудит Аллен из Admin Secrets. (REF2) Код еженедельного задания с одним цветом, как красный; выделять ежедневные задания синим цветом, ежемесячные задания желтым и так далее Поместите задачи в папки с кодами, затем возьмите календарь и отметьте, что нужно сделать, с помощью цветного квадрата позади него. В электронных календарях введите слова в цветах задачи, если вы не можете сделать коробку.
Поделиться Ответственность
Распределение обязанностей является неотъемлемой частью поддержания организованности. Это может показаться сложным, поскольку вы - тот человек, которому поручено большинство задач, но это можно сделать. Иногда своевременность вашей задачи зависит от действий ваших руководителей и сотрудников. Если вы отвечаете за балансирование книги, дайте своим коллегам крайний срок, чтобы сдать их окурки. Также попросите их расписаться в каждом чеке, который они берут из книги. Если ваш начальник собирается в поездку, попросите его записать или дать контрольный список того, что необходимо сделать. Затем дайте ему копию списка, чтобы убедиться, что вы оба на одной странице. Кроме того, предоставьте коллегам специальные папки, чтобы превратить все мелкие денежные поступления в одну папку. Таким образом, вам не придется охотиться за кем-либо, когда пришло время примирить ящик.
