Клерки играют жизненно важную роль в любой компании. Сотрудники - это те, кто выполняет повседневные обязанности типичного офиса, и их часто просят выполнить множество других функций и для компании. Однако обязанности и ожидания сотрудников канцелярских служб не всегда ясны для заявителей и должны быть четко определены компанией перед приемом на работу.
Телефонные звонки
Сотрудники канцелярии отвечают за ответы, направление и телефонные звонки. Они должны выполнять эти вызовы профессионально и иметь возможность переадресовывать вызовы и направлять абонентов в соответствующий ящик голосовой почты, если этого человека нет или он находится на другом вызове. Они также должны быть знакомы с ролями каждого сотрудника, чтобы звонки можно было правильно передавать. Они также должны знать, какие вызовы необходимы для передачи и какие вызовы, такие как телемаркетеры, имеют более низкий приоритет.
$config[code] not foundпочта
Сотрудники канцелярии несут ответственность как за входящую, так и за исходящую почту. Входящая почта должна быть отсортирована и доставлена предполагаемым получателям или открыта служащими для определения характера почтовой рассылки, например, жалобы клиента, и отправки ее в нужное место. Исходящая почта должна быть организована, адресована и проштампована. Кроме того, канцелярские работники будут координировать свои действия с такими службами доставки, как Federal Express, для доставки и получения посылки.
Видео дня
Принесено вам Саженцем Принесено вам СаженцемКонтроль документов
Ответственность за управление внутренними документами также в значительной степени ложится на канцелярский персонал. Сотрудники канцелярии несут ответственность за набор, фотокопирование, распространение и хранение или уничтожение всех внутренних документов. Они поддерживают систему хранения в правильном алфавитном порядке и отслеживают конфиденциальные документы, которые должны быть уничтожены через определенное время. Кроме того, любые большие объемы фотокопирования будут переданы сотруднику.
Координация мероприятий
Часто ожидается, что сотрудники канцелярии будут координировать мероприятия компании. Они организуют доставку еды в нужное время, а все раздаточные материалы будут скопированы и доступны. Они также помогут разработать любые презентации PowerPoint или другие мультимедийные элементы, которые могут быть представлены, и обеспечат, чтобы сам конференц-зал находился в надлежащем порядке до начала мероприятия.
Заказ поставки и мелкая наличность
Сотрудники канцелярских служб часто отвечают за заказ канцелярских принадлежностей по мере необходимости и раздачу мелких денежных сумм другим сотрудникам офиса на такие нужды, как поездки на такси или срочно необходимые принадлежности. Клерки обычно выполняют заказ на поставку один раз в неделю, а другие заказы по мере необходимости.
