Мало того, что создание безбумажного рабочего места помогает компаниям экономить деньги и тратить меньше, оно также помогает им стать более экологичными. Если вы думаете об обмене картотек с множеством документов на безбумажную систему, но не знаете, с чего начать, взгляните на следующие 10 шагов, чтобы перейти на безбумажную систему.
Безбумажный на работе
Обмен файлами в цифровом виде
Вместо того чтобы полагаться на принтер для распечатки множества документов, делитесь файлами с коллегами с помощью цифровых методов, таких как Google Docs. Кроме того, поскольку эта бесплатная услуга через Gmail постоянно сохраняет, рабочие файлы никогда не будут потеряны, в отличие от ксерокса!
$config[code] not foundНик Кэндито, соучредитель и генеральный директор Progressly, рассказал Small Business Trends о некоторых ключевых путях безбумажной помощи бизнесу. Говоря о «приверженности» и о том, как цифровизация улучшает рабочие методы, Кандито сказал:
«Нет сомнений в том, что оцифровка улучшает сотрудничество. Когда каждый может получить доступ к необходимым документам и последовательно собирать нужную информацию для нужного человека, когда это необходимо, вы смазываете колеса вашего коммуникационного механизма внутри компании ».
Хранить файлы в облаке
Предприятия всех размеров полагаются на бумажную работу, которая в скором времени превращается в огромные требования к хранению. Вместо того, чтобы помещать важные документы в картотечные шкафы, их удобно хранить в облачных системах, таких как Dropbox. Эти безбумажные цифровые системы сэкономят вам невероятное количество места в офисе, не говоря уже о том, чтобы обеспечить безопасность жизненно важных документов.
Сканирование и факс не более
Сканирование и отправка факсов документов требует использования бумаги. Помогите вашему бизнесу стать безбумажным с помощью приложения для сканирования на телефоне для сканирования документов. Затем сохраненные документы можно конвертировать в PDF-файлы и передавать коллегам по электронной почте.
Поощрять цифровую связь
Поощрите свою рабочую силу принять культуру цифровой коммуникации, в которой прежние бумажные методы коммуникации, такие как почтовые счета и платежные ведомости, заменяются цифровыми методами, такими как электронная почта и мгновенные сообщения.
Использование цифровых коммуникаций вместо бумажных сообщений поможет сэкономить ваше рабочее время. Примечания Candito: использование цифровых, а не бумажных рабочих процессов позволяет руководству «контролировать ваш бизнес и ключевые взаимодействия в режиме реального времени и анализировать узкие места, чтобы улучшить их и, следовательно, улучшить результаты».
Поменять бумажные счета и выписки на цифровые
Будь то счета за электроэнергию, банковские выписки или счета подрядчика, все предприятия генерируют счета и выписки. Если ваши счета все еще создаются в бумажной форме, просто попросите отправить их в цифровом виде. Вообще говоря, подобные банки и другие организации предпочитают отправлять цифровые выписки и почту, поскольку это экономит на печатных и почтовых расходах.
Генерация цифровых визиток
Визитные карточки, хотя и необходимы, требуют значительного количества бумаги, жадной до деревьев. Вместо того, чтобы наполнять свой кошелек пачкой визиток, оцифруйте свою визитку. Доступно множество программ и приложений, таких как Pearl Scan и CamCard, которые сканируют визитные карточки и преобразуют их в цифровой документ.
Используйте электронные подписи
Даже наши подписи могут быть подписаны в электронном виде. Вместо того, чтобы распечатывать документ, физически подписывать его ручкой и отправлять получателю, подписи могут быть подписаны в электронном виде, что означает, что нет необходимости в длительных и дорогостоящих бумажных работах. Abode Reader можно использовать для подписи документов без необходимости что-либо печатать.
Такие цифровые методы могут помочь повысить безопасность бизнеса. Кандито говорит: «Благодаря цифровым процессам идентификация управления и контроля доступа обеспечивает доступ к определенным документам и системам только нужных людей».
Просеять и отсортировать существующие документы
Чтобы успешно создать безбумажный офис, вам необходимо «прорезать» некоторые из существующих документов, которые, возможно, находились в офисе в течение последних 20 или даже 30 лет. Посвятите утро или дольше просеиванию старых документов и определению того, что можно пропустить через шеддер. Устранение лишних документов из офиса создаст больше места, а также будет невероятно приятным!
Сделайте встречи безбумажными
Вместо того, чтобы раздавать бумажные раздаточные материалы на собраниях, используйте проекторы и технологии, которые передают информацию, которой вы хотите поделиться, из одного визуального источника.
Обучите персонал, чтобы быть более грамотным в цифровом отношении
Безбумажный бизнес требует некоторого цифрового ноу-хау. От задач, таких как отправка документов по электронной почте до использования облачных систем для хранения файлов, если вашей рабочей силе не хватает цифровой проницательности, тратя время и деньги на их обучение, это может оказаться полезным и бесценным долгосрочным вложением.
По словам Кэндито, отсутствие бумаги помогает оптимизировать производительность и итоги компании, заявив:
«В конечном счете, вы стремитесь к тому, чтобы стать безбумажным, это улучшенное качество обслуживания клиентов и, следовательно, улучшенный результат.
Бросая бумажную фотографию через Shutterstock
2 комментария ▼
