Хотя многие малые предприятия могут использовать готовое программное обеспечение, бывают случаи, когда возникает необходимость в более индивидуализированном решении - в виде модификации существующего программного обеспечения или чего-то совершенно нового.
Но какие критерии определяют, когда индивидуальное решение, а не из коробки, является правильным выбором? Когда вам нужно принять решение о сборке или покупке программного обеспечения?
$config[code] not foundВ качестве ответа компания Small Business Trends обратилась к Джиму Хатчингсу, бизнес-аналитику из Trifecta Technologies, компании, которая настраивает программное обеспечение для более точного соответствия потребностям бизнеса. Он дал следующие десять советов:
Драйверы, стоящие за выбором сборки и покупки программного обеспечения
1. Ручные обходные пути
Компания может использовать обходные пути для выполнения рутинных задач, потому что программное обеспечение не выполняет эту работу.
«Когда задача занимает гораздо больше времени, чем нужно, это первый признак того, что компания использует обходные пути вручную, такие как использование заметок Post-it для установки напоминаний», - сказал Хатчингс. «Индивидуальное решение может помочь в этом случае».
2. Низкий уровень усыновления
Низкий уровень принятия существующего программного обеспечения - еще одна настройка индикатора, возможно, потребуется.
«Если сотрудники стараются не использовать программное обеспечение, это признак того, что им это не нравится», - сказал он. «Принудительное усыновление также не приведет к эффективности, но приведет к тому, что работники будут хвататься и жаловаться».
3. Трудность обучения
Компании может потребоваться индивидуальное решение, когда трудно обучить сотрудников использованию готового программного обеспечения.
«Может случиться так, что эксперт по предмету недоступен для обучения или что программное обеспечение устарело и его трудно использовать», - сказал Хатчингс. «Кроме того, эксперт в данной области может принять решение:« Это проще сделать самому, чем тренировать чье-то отношение », из-за трудности. В этом случае индивидуальное решение будет адаптировано к потребностям бизнеса.
4. Неподдерживаемый процесс продаж
Могут быть случаи, когда используемое программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) не полностью поддерживает процесс продаж. Чтобы проиллюстрировать это, Хатчингс вспомнил случай, когда клиентское программное обеспечение CRM не могло удовлетворить потребность в контрактах со специальной моделью ценообразования.
«Мы добавили компонент, который использовал настраиваемый рабочий процесс для прохождения определенного процесса на основе правил, чтобы приспособить клиента», - сказал он. «Она упростила процесс продаж таким образом, чтобы это было невозможно».
5. Несколько программ для одной работы
Другой случай, когда настройка становится фактором, - это когда различные части программного обеспечения требуются для выполнения одной работы - то, что Хатчингс назвал «Франкенштейном» программного обеспечения.
«Этот подход не ошибочен по определению, но он приводит к неэффективности», - сказал он. «Если вы не можете использовать только одну часть программного обеспечения, есть проблема».
Хатчингс перечислил два примера, чтобы сделать свою точку зрения.
«Использование Word вместо Excel для создания таблицы - один из примеров», - сказал он. «CRM - это другое. Использование программы CRM для большей части воронки продаж, но добавление электронных таблиц Excel для отчетности - вы не получите реальной эффективности ».
6. Конвертация системы
Бизнес, недовольный одной программой, может захотеть перейти на другую, что не всегда легко.
«Перемещение данных из одной системы в другую может быть трудной задачей, которая может потребовать индивидуальной работы», - сказал Хатчингс. «В этом случае программный настройщик создаст механизм, который автоматически преобразует данные для вас».
7. Требования к автоматизации
По словам Хатчингса, всякий раз, когда бизнес выигрывает от автоматизации, это говорит о том, что ему необходимо специальное программное обеспечение.
«Если вы просто продаете вещи - например, используете программное обеспечение для торговых точек, чтобы внести изменения - вы можете быть в порядке с готовым решением, таким как Square или Clover», - сказал он. «Но если есть какая-либо связь с заработной платой, расписаниями, бухгалтерским учетом, запасами, закупками, управлением цепочками поставок или прогнозированием, лучше всего предложить индивидуальное решение».
8. Масштабируемость и соображения роста бизнеса
В готовом программном обеспечении может отсутствовать гибкость или масштабируемость, что препятствует росту бизнеса.
«В этом случае необходима настройка, чтобы поддержать рост», - сказал Хатчингс. «Компания может применять поэтапный подход, добавляя различные функциональные возможности или постепенно расширяясь на различные группы пользователей».
9. Индивидуальный брендинг или дизайн
Компания может извлечь выгоду из индивидуального брендинга или дизайна как способа отличиться от конкурентов. Хатчингс привел в качестве примера пекарню Карло (дом «бисквитного пирога»).
«Trifecta создала систему торговых точек, которая использовала iPad, где, помимо прочего, клиент, совместно с пекарем, мог бы приготовить торт с нуля», - сказал он. «Кроме того, когда после дебюта в телешоу начали формироваться линии, сотрудники могли выходить на улицу и использовать iPad, чтобы принимать заказы, что сокращало время ожидания. Это помогло удержать клиентов ».
10. Лицензионные сборы
Последний критерий для определения того, подходит ли готовое к использованию программное обеспечение «из коробки» или на заказ, связан с лицензионными платежами, которые, по мнению Хатчингса, могут быть слишком дорогими.
«Цена - это аспект номер один», - сказал он. «Лицензионные сборы за готовое программное обеспечение могут быть очень дорогими, и в этом случае обычай может быть дешевле в долгосрочной перспективе. Это мало чем отличается от лизинга и покупки автомобиля ».
Дополнительный совет
Хатчингс добавил следующий совет, чтобы помочь в процессе принятия решения о покупке программного обеспечения:
«Проанализируйте рентабельность инвестиций, чтобы убедиться, что вы сможете вернуть свои деньги», - сказал он. «Бюджет в 5000 долларов - это все, что требуется для создания индивидуального решения. Просто будьте уверены, что вы сможете вернуть свои деньги за счет эффективности или эффекта масштаба ».
Хатчингс сказал, что предприятия должны сначала проверить готовое программное обеспечение, чтобы убедиться, что оно удовлетворяет требованиям, а затем посмотреть на пользовательские параметры по мере необходимости.
Он также сообщил, что компании не должны забывать о скрытых расходах, связанных с усыновлением пользователей, таких как обучение, и что им следует знать о потерянных альтернативных затратах, которые могут потребовать увеличения бюджета.
Работаем вместе Фото через Shutterstock
Комментарий ▼
