Меморандум или памятка - это документ, используемый для общения внутри организации. Этот тип документа обычно сообщает о проблемах или уведомлениях членам организации, убеждает других принять меры или запрашивает обратную связь. Записки обязательно короткие и лаконичные и соответствуют определенному формату. Почти каждая профессиональная сфера использует записки для общения; научиться писать часто важно для профессионального успеха.
$config[code] not foundЗапишите общую идею вашей заметки и предполагаемой аудитории, прежде чем писать настоящий документ. При написании заметок очень важно учитывать аудиторию. Например, если проблема затрагивает только небольшую группу людей, не направляйте памятку всей организации. Рассмотрим язык, подходящий для широкой аудитории. Возможно, вы захотите передать сообщение другим начальникам, чем подчиненным.
Заполните свой раздел заголовка. Все заметки должны иметь одинаковые разделы. Во-первых, раздел «Кому» будет содержать имя получателей. Например, «To: John Smith» или «To: Smith Co. Staff» будут работать в строке «To:». Под строкой «Кому:» заполните строку «От:», указав свое имя. Непосредственно под строкой «От:» имеется раздел «Дата:» с датой написания заметки. Месяцы часто сокращаются; Февраль становится «февралем». Наконец, включите строку «Тема:» с определенным заголовком, который укажет, о чем идет речь в заметке.
Напишите ваше сообщение дальше; стремиться не более чем на страницу. Ваше первое предложение должно четко указать цель и контекст памятки. Затем, если это уместно, кратко объясните предысторию события, ситуацию или обстоятельства предмета памятки. Далее объясните, что именно вы хотите или ожидаете от тех, кто получает памятку. Если ваша заметка обязательно длиннее страницы, вы можете включить краткий итоговый абзац в конце сообщения для ясности.
Закрой с вежливым окончанием. Обязательно поблагодарите получателей за то, что они уделили время на чтение памятки, и пригласите дискуссию или комментарии о содержании самой заметки.
Включите строку «Attached:» после закрытия, если вам необходимо приложить дополнительные документы к заметке. Кратко укажите заголовок вложений в этой строке, например «Attached: Resume».
Просмотрите свою заметку, чтобы вырезать любую лишнюю информацию и упростить многословные предложения. Цель записки - краткость.
Проверьте свою записку на наличие орфографических и грамматических проблем. Записки обычно считаются профессиональными документами. Небрежные ошибки и невнимание к грамматике могут плохо отразиться на писателе.
