Как ответить на письмо-жалобу сотрудника

Озвучить жалобу коллеге или даже руководителю - это простой способ выразить недовольство сотрудника определенными условиями труда, будь то вопросы оценки работы, преимущества или конфликт с руководителем. Но когда сотрудник тратит время, чтобы написать письмо с жалобой, ожидается, что компания, как минимум, внимательно его прочитает и потратит время, чтобы ответить на жалобу.

$config[code] not found

HR Image

Лидеры отдела кадров понимают, что многие сотрудники не считают, что HR - это защитник персонала. Фактически, некоторые сотрудники говорят, что посещение отдела кадров сродни походу в кабинет директора школы, и они избегают этого любой ценой, говоря, что отдел кадров закрывает глаза на проблемы сотрудников.Административные обязанности, за которые отвечали отделы кадров эпохи 1980-х годов, едва ли выходили за рамки выдачи зарплат и подписки сотрудников на групповые медицинские льготы. Однако сегодня отделы кадров превратились в стратегических деловых партнеров, сосредоточив внимание на улучшении отношений между работодателем и работником посредством личного внимания к проблемам сотрудников.

Отношения работодатель-работник

Улучшение отношений между работодателем и работником не связано с премированием или выплатой более высокой заработной платы, чем ваш конкурент. В своей книге «Семь скрытых причин, по которым сотрудники уходят» Ли Бранхам изучил около 20 000 выездных интервью, которые предоставил Институт Саратоги. Исследование Бранхама показало, что сотрудники чаще уходят, потому что чувствуют себя обесцененными. Они также уходят из-за неэффективного руководства. При правильном подходе эти вопросы могут решить HR. Одним из таких подходов является серьезное отношение к жалобам сотрудников и немедленное реагирование на проблемы, влияющие на удовлетворенность работой.

Видео дня

Принесено вам Саженцем Принесено вам Саженцем

Процесс

Поручите сотрудникам в письменном виде сообщить о своих проблемах в отдел кадров и назначить сотрудника отдела кадров для принятия жалобы. Когда это уместно и когда жалоба вряд ли приведет к судебному иску против компании, проследите за письменным ответом сотруднику с указанием того, что компания будет делать для решения проблем, на которые сотрудник жаловался. Если в вашем письменном ответе не могут быть изложены точные шаги по урегулированию жалобы, такие как жалобы на домогательство на рабочем месте, убедите сотрудника в том, что вы по возможности конфиденциально решите его проблемы.

Встреча

В некоторых случаях встреча один на один необходима, чтобы выразить искреннюю заинтересованность компании в решении проблем на рабочем месте. Просмотрите письмо-жалобу сотрудника вместе с сотрудником, чтобы убедиться, что вы понимаете, что лежит в основе неудовлетворенности сотрудника. Закрытое собрание гарантирует сотрудникам, что вы серьезно относитесь к их проблемам. Будьте откровенны, когда будете отвечать на вопросы о том, что может сделать компания, чтобы достичь решения, и отмечать предложения, которые сотрудник имеет для разрешения своей жалобы. Но избегайте многообещающих решений сложных вопросов или жалоб, которые потенциально могут стать юридическими.

отклик

В зависимости от обстоятельств может быть ненужным или даже необоснованным отвечать на жалобу сотрудника в письменном виде. Например, жалобы, которые касаются домогательств на рабочем месте или дискриминационного обращения, должны быть расследованы и задокументированы. Но сотрудник не получает копию следственных записок в ответ на ее жалобу. Только юрисконсульт вашей компании должен получать следственные заметки и внутренние отчеты о жалобах сотрудников, которые могут вызвать вопросы об ответственности, такие как домогательства, дискриминация, вопросы безопасности на рабочем месте и тому подобное. С другой стороны, если сотрудник жалуется на что-то столь же мягкое, как чистые ванные комнаты, или на проблемы с удаленным доступом к внутренней сети компании, это вопросы, которые вы можете быстро решить. Кроме того, предоставьте сотруднику письменный ответ, который документирует, что вы сделали для разрешения подобных жалоб.