Перед вами письменный проект … и чистый лист бумаги. В холодном поту вы начинаете думать, что может быть проще нанять копирайтера (в конце концов, вы не стали заниматься писательским делом). Подумай еще раз. С пятью простыми шагами и некоторой практикой, вы можете стать вашим собственным копирайтером и реинвестировать деньги, которые вы бы потратили на внешнюю помощь для вашего бизнеса.
Почему деловое письмо важно
Причина написания или любого рода делового общения важна по той же причине, по которой мы занимаемся бизнесом: создавать положительные результаты в бизнесе. Эффективное деловое письмо может способствовать положительным деловым результатам разными способами, включая:
- Создание ценности для заинтересованных сторон
- Помощь в согласовании заинтересованных сторон со стратегиями и целями компании
- Позволяя писателю заниматься непрерывным обучением
Приведенные ниже варианты написания улучшат способ написания любой длины - от неформального электронного письма до полного делового предложения. (Единственное, что будет меняться - это время, затрачиваемое на каждое задание на написание.)
Шаг 1: Знай свою аудиторию.
Вы общаетесь вверх, вниз или в боковом направлении? Является ли ваша аудитория внутренней или внешней по отношению к вашей организации? Это самые основные вопросы, связанные с вашей аудиторией. Если вы остановитесь здесь в своем расследовании, вам, вероятно, не хватит информации, чтобы продвинуться дальше в процессе написания.
Познакомьтесь с вашим читателем любым способом. Если это один конкретный человек, есть ли у него помощник, который может дать вам некоторое представление? Возможно, прямые сообщения этого человека могут дать вам некоторые советы? Есть ли профиль человека, который поможет вам определить его интересы и стиль общения? Если вы продаете или распространяете цепочку командования, ответы на эти вопросы могут быть решающим фактором, определяющим, читает ли ваша аудитория и действует ли она в соответствии с вашим письмом.
Найдите минутку, чтобы рассмотреть предпочтительный стиль общения вашего читателя. Подумайте, как они общаются с вами и другими. Они хотят, чтобы вы «подошли к делу», или они начинают с вопроса о том, как поживает ваша семья? Мудрая мудрость в американском письменном общении заключается в том, чтобы прямо перейти к сути; тем не мение; многие профессионалы бизнеса предпочитают сначала строить отношения, и они не будут читать вашу электронную почту, если они чувствуют себя обесцененными из-за общения, которое переходит прямо в бизнес. Знание вашей аудитории означает знание того, где вы должны изложить свою главную мысль: в начале или в конце.
Самое главное, что нужно помнить при рассмотрении вашей аудитории, это знать, что им важно. Нет ничего плохого в вопросе «Что для меня?». Если вы не спрашиваете об этом от имени своего читателя, ваше сообщение может быть пропущено.
Шаг 2: Выберите канал связи.
Узнав свою аудиторию, вы можете принять обоснованное решение о том, какой канал использовать. Каналы, или способы коммуникации, могут быть разделены на внутренние или внешние, формальные или неформальные. Опять же, это только первый шаг. Подумайте, передаст ли читатель вашу информацию. Если да, то кому он передаст это? Эти вопросы помогут вам решить, нужна ли вам брошюра, письмо, памятка, электронная почта или другая форма делового письма.
Пример: Мы напишем нашему руководителю, чтобы убедить его, что необходимо ввести новую политику в отношении запроса оплачиваемого отпуска. Поскольку это более формальный внутренний запрос, мы будем использовать формат памятки. Записка будет написана таким образом, чтобы руководитель мог передать ее директору отдела кадров для обсуждения.
Шаг 3: Вербализируйте желаемое действие.
Во время семинаров по деловому письму участники часто понимают аудиторию и канал коммуникации, но в тот момент, когда им необходимо определить свою общую цель, они думают: «Я хочу, чтобы они ее прочитали». Эта цель не соответствует цели бизнеса написание - изменить поведение. Вербализация того, что вы хотите от читателя, побуждает к конкретным действиям. Вы хотите, чтобы читатель следовал новой политике? Вы хотите, чтобы они вызвали демонстрацию или пробное предложение? Вы предлагаете изменение или делаете запрос, который требует немедленных действий?
Если вы не уверены в идеальном результате действий, ваш читатель тоже будет неясным - и с меньшей вероятностью будет действовать. С другой стороны, имея четкое представление о том, какова цель вашего общения, вы с большей вероятностью убедите своего читателя действовать. Время имеет важное значение в деловом письме. У вас есть всего одна минута, чтобы дать аудитории понять, что то, что вы хотите сказать, является ценным и требует действий.
Шаг 4: Думай как репортер.
Как репортер, ответьте на «Пять W» - кто, что, где, когда, почему (и как). Помните, что деловое письмо яснее, когда дело доходит до сути. Не давайте истории и «интересных» подробностей истории, если это не имеет прямого отношения к тому, что вы хотите, чтобы читатель сделал.
Если у вас есть читатель, который любит много подробностей, подумайте над тем, чтобы ответить на следующие вопросы:
- Почему читатель заботится?
- Какую пользу получает читатель?
- Что должен сделать читатель?
- Когда читатель должен это сделать?
- Что произойдет, если читатель начнет действовать?
- Что будет, если читатель не действовать?
- Кто еще выиграет? Зачем?
- Куда читатель может обратиться за дополнительной информацией?
Шаг 5: Закрыть продажу.
Спросите о продаже в конце вашего делового общения. Запросите у читателя действия, которые вы ожидаете и когда ожидаете. Это метод «закрытия», который наиболее эффективен для американской аудитории. Если вы пишете для международной аудитории, существуют разные шаги; Тем не менее, обеспечение убедительного конца укрепит ваше общение.
Давайте рассмотрим пример, который использует все пять шагов процесса написания.
Кому: Эван Датта От кого: Сома Юргенсен, x555 Дата: 29 декабря 2010 г.
Re 3: Повышение эффективности запросов оплачиваемого отпуска (PTO) На недавнем собрании сотрудников я был тронут вашим желанием повысить эффективность наших процессов, чтобы расставить приоритеты в наше время и найти больший баланс между работой и личной жизнью в организации. Твои продуманные идеи в тот день вдохновили меня на предложение собственной идеи. Пожалуйста, рассмотрите эту записку как запрос на изменение процесса, который обойдется нашей компании в бесчисленные часы неэффективности и переделок. Вооружившись этим запросом на изменение, вы можете добавить еще одну тактику, чтобы отстаивать свою стратегию сосредоточения на людях путем оптимизации процессов. Действующая политика заключается в том, чтобы сотрудники отправляли по электронной почте своему руководителю для отбора мощности. Затем надзорный орган выясняет количество дней, в течение которых сотрудник имеет, и частично заполняет форму, которую сотрудник должен заполнить и подписать до утверждения запроса. Поскольку наша компания увеличила число сотрудников, отчитывающихся перед каждым менеджером в ходе прошлогодней реструктуризации, спрос на время менеджеров на запросы PTO увеличился в геометрической прогрессии. Только с одним помощником директор по персоналу завален запросами на запросы начисления PTO отдельных сотрудников. Результатом является значительное время, затрачиваемое на исследование и удовлетворение запросов, что также привело к многочисленным ошибкам. Используя корпоративную сеть Intranet для распространения форм и настройки системы HRIS с помощью имен сотрудников, большую часть исследований и форм могут выполнять сами сотрудники. Новая система будет работать следующим образом: Принятие этого процедурного изменения высвободит время для сотрудников, менеджеров и персонала. Сэкономленное время можно было бы потратить на личный контакт с сотрудниками, у которых есть не только рутинные вопросы, но и улучшить обслуживание клиентов, предоставляемое отделом кадров. Продолжение текущей политики приведет к потере времени и ресурсов. Для получения дополнительной информации о разочарованиях, связанных с текущей политикой, мы можем встретиться с помощником по персоналу после первого года обучения. Мы можем предоставить конкретные детали, подтверждающие это изменение, на встрече с директором по персоналу. Этот новый процесс может быть реализован в течение шести месяцев, что позволит компании извлечь выгоду из этого календарного года (2011 г.) и быстро выдвинет на первый план вашу стратегию сосредоточения внимания на людях путем оптимизации политики. Я свяжусь с вами в течение недели после первого года, чтобы обсудить эту возможность дальше. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по моему расширению в шапке заметки. С уважением, XXXX
Заключительные замечания Помните об этом - даже выделение нескольких секунд на организацию ваших мыслей с помощью этого пятиступенчатого процесса может улучшить вашу работу, независимо от содержания. Выполнение каждого взаимно включающего шага может позволить вам, деловому писателю, способствовать прочному общению, которое имеет положительные результаты для вашего бизнеса.
