Для многих то, что меня вызывают на встречу, не является приятным событием. На многих рабочих местах рабочие проводят много времени на собраниях, которые слишком часто фактически ничего не дают. Вместо того, чтобы позволить собранию, которое вы проводите, смешаться с остальными бесполезными - и, возможно, даже болезненными - встречами, которые участники, возможно, ранее испытывали, выделите свое, эффективно планируя и проводя ваше собрание.
$config[code] not foundНазначать цели. Все встречи должны иметь цель. Перед вашей встречей решите, чего вы хотите достичь на этом заседании. При составлении своей цели напишите краткое и легко понятное утверждение, например «Выбрать рекламную кампанию на четвертый квартал».
Подготовьте повестку дня. Перечислите все темы, которые вы хотите обсудить на собрании, в том порядке, в котором вы хотите их обсудить. Добавьте дополнительную ясность в свою повестку дня, разместив примерное количество времени рядом с каждым пунктом для обсуждения, помогая вам убедиться, что вы не включили слишком много пунктов.
Поделитесь своей целью и повесткой дня до встречи по электронной почте. Разделяя как цель собрания, так и повестку дня с теми, кто будет присутствовать до их прибытия, вы позволяете им мысленно подготовиться к встрече, а также дать им возможность прийти подготовленными с документами или другими материалами, относящимися к запланированному тема.
Установите роли. Выберите человека, который будет выполнять обязанности секретаря, и попросите этого человека делать заметки по ходу собрания. Назначьте другого участника встречи в качестве хранителя времени. Этот человек будет следить за временем и поможет вам следить за запланированным выделением времени для каждого пункта повестки дня. Объявите себя модератором встречи и возьмите на себя задачу своевременного и эффективного перемещения по пунктам повестки дня.
Возьмите контроль над собранием, если оно ускользает от вас. В частности, если один из присутствующих на вашем собрании имеет тенденцию вводить собрания в заблуждение, очень важно, чтобы вы использовали свою власть в качестве лидера собрания и продолжали сеанс. Чтобы сделать это эффективно, вежливо напомните человеку, пытающемуся угнать собрание, причину встречи и попросите его сохранить свои побочные проблемы для обсуждения в более позднее время.
Назначать задачи. По мере того, как вы проходите обсуждение и решаете, что нужно делать, назначайте эти задачи на месте. Также установите срок выполнения каждой задачи, повышая вероятность того, что задача действительно будет выполнена. Попросите человека, занявшего протокол собрания, записать эти задания.
Завершите встречу вовремя. Если вы позволите собранию пройти его запланированную конечную точку, вы, вероятно, обнаружите, что многие из участников мысленно покидают место для сидения. Если вы подошли к концу вашего отведенного времени и у вас есть вопросы, которые еще предстоит обсудить, представьте их на более поздний срок из уважения к тем, кто уделил время посещению собрания.
Поделись протоколом после встречи. Отправьте протокол встречи по электронной почте вместе с благодарностью участникам за их сотрудничество и преданность делу в течение 24 часов после окончания встречи. Если во время собрания вы назначили много задач, включите вежливое напоминание участникам, чтобы они выполнили назначенные задания.
