Электронная почта может быть важной, но если вы не будете правильно общаться, вы можете нанести вред своему бизнесу.
Есть некоторые правила и рекомендации этикета деловой электронной почты, которые вы должны соблюдать, чтобы убедиться, что ваша электронная почта надежна. Вот 50 советов.
Советы по деловой этике
Есть профессиональный адрес электронной почты
Прежде чем вы даже начнете писать по электронной почте, вы должны убедиться, что ваш фактический адрес электронной почты подходит. В идеале у вас должен быть официальный адрес электронной почты, который заканчивается URL-адресом вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись Gmail или что-то подобное, просто убедитесь, что вы сохраняете простоту с вашим именем или инициалами, вместо того, чтобы пытаться выглядеть мило или смешно.
$config[code] not foundВключить прямую тему
В каждом письме вы должны указать строку темы, которая точно отражает содержание письма. Сводка из нескольких слов даст получателю представление о том, чего ожидать, прежде чем он действительно прочитает ваше сообщение.
Используйте «Ответить всем» только при необходимости
Когда вы получаете электронные письма, которые включают всех в вашей организации или даже нескольких человек, у вас может возникнуть желание просто включить всех в ваш ответ. Но это может привести к потере времени людьми, если сообщение не относится к ним. Так что будьте осторожны и отвечайте только тогда, когда это абсолютно необходимо.
читать корректуру
Вы не хотите тратить время на создание отличного электронного сообщения, только чтобы оно было завалено орфографическими и грамматическими ошибками. Поэтому потратьте минуту на корректуру и проверку орфографии перед отправкой, чтобы вы могли обнаружить любые потенциальные ошибки.
Перечитайте для Тон
Но вы также должны на самом деле прочитать ваше сообщение с мыслью о том, как ваш получатель будет читать его. Иногда тон может потеряться в электронной почте. Так что просто убедитесь, что он читает, как вы собираетесь.
Следи за своими манерами
И, конечно же, вы должны включать такие мелочи, как «пожалуйста» и «спасибо» в каждое сообщение.
Держите это более формальным для клиентов / начальства
Существует много разных уровней формальности, когда дело доходит до электронной почты. Поэтому убедитесь, что вы рассматриваете свои отношения с каждым человеком, прежде чем вам станет слишком комфортно. «Эй, ребята» может быть подходящим приветствием для ваших друзей. Но, имея дело с клиентами, вы, вероятно, хотите, чтобы он был немного более профессиональным.
Используйте формальность для новых контактов
Точно так же было бы неплохо сохранять общение с людьми, с которыми вы впервые пишете электронные письма, до тех пор, пока вы не узнаете их достаточно хорошо, чтобы изменить это.
Используйте Приемлемое Приветствие
В частности, вы хотите рассмотреть приветствия, которые вы используете для каждого человека. Как правило, вы должны держать «Привет …» людям, которых вы знаете достаточно хорошо. «Привет» и полные имена больше подходят для клиентов или новых контактов.
Держаться ближе к делу
В тексте вашей электронной почты вы хотите сделать его максимально коротким. Не заставляйте получателя читать роман, просто чтобы понять, в чем заключается ваша главная мысль.
$config[code] not foundРазбить длинные сообщения
Если вам нужно сделать несколько замечаний, разбейте текст на несколько абзацев или даже цифр, чтобы их было легче читать.
Будьте ясны с призывом к действию
Вы должны также рассмотреть, что вы хотите, чтобы получатель сделал с вашим сообщением. Если вы ищете, чтобы они ответили конкретной информацией, сообщите об этом прямо в конце своего электронного письма.
Будьте внимательны с акронимами и жаргоном
Если вы включили в свои электронные письма какие-либо аббревиатуры или отраслевой жаргон, учитывайте знания получателя. Например, если вы имеете дело с клиентами в разных отраслях, возможно, вы захотите включить немного больше информации, чем со своими коллегами.
Подумайте о своем закрытии
Затем в конце каждого электронного письма вы хотите выбрать соответствующее заключительное заявление. Используйте что-то вроде «спасибо» или «лучший» для деловых писем.
Включить блок подписи
Вы также можете включить блок подписи, который содержит дополнительную информацию в нижней части ваших электронных писем. Укажите свое имя и некоторую контактную информацию.
Запишите любые вложения
Если вы прикрепляете какие-либо документы к электронному письму, сообщите получателю, что это такое, чтобы ему не пришлось открывать его, чтобы узнать.
Не забудьте прикрепить
Люди также часто говорят, что они прикрепляют что-то, а затем забывают сделать это на самом деле. Так что дважды проверьте перед отправкой.
Проверьте размер файла
Но будьте осторожны при прикреплении больших файлов. Делайте это только тогда, когда это абсолютно необходимо. Или вы можете попробовать изменить размер фотографий или разбить файл на более мелкие фрагменты, чтобы сделать его более управляемым.
Zip большие файлы
Когда вам нужно прикрепить большие файлы, поместите их в ZIP-файл, чтобы облегчить его для получателя.
Сначала спросите об этих приложениях
Рекомендуется также спросить получателя, можно ли заранее отправить большой файл. А затем выясните, когда будет наилучшее время для вас, чтобы отправить такой файл.
Узнать о типах файлов
Кроме того, проверьте и посмотрите, к каким программам у ваших получателей есть доступ, чтобы вы могли быть уверены, что они смогут открывать вложения, которые вы отправляете.
Отправить PDF, когда это возможно
Но PDF-файлы просты для просмотра на любом типе устройства. Поэтому, если возможно, отправляйте PDF-файлы вместо файлов, для которых требуется определенная программа.
Не открывайте вложения от людей, которых вы не знаете
С другой стороны этого уравнения, когда вы получаете вложение в электронное письмо, которое вы не ожидали, будьте осторожны с его открытием. Если вы не уверены в чем-либо, спросите отправителя о приложении, прежде чем его открыть.
Не делитесь конфиденциальной информацией
Поскольку электронные письма так легко пересылать и делиться или случайно отправлять не тому человеку, это не тот формат, которым можно делиться какой-либо конфиденциальной или конфиденциальной информацией.
Будьте осторожны с юмором
У вас также может возникнуть соблазн добавить немного веселья или юмора в ваши электронные письма. Но так как может быть трудно расшифровать тональный сигнал в электронных письмах, просто убедитесь, что он очень четкий, или оставляйте шутки людям, с которыми вам действительно удобно.
Держись подальше от глупых шрифтов
Электронная почта также не является подходящим местом для вас, чтобы проявить творческий подход с элементами дизайна. Придерживайтесь классических и легко читаемых шрифтов.
Палка с черным и белым
Кроме того, держитесь подальше от уникальных цветов шрифта и фоновых рисунков. Классический черный и белый легче всего читать.
Ограничить использование восклицательных знаков
Восклицательные знаки могут помочь вам передать чувство волнения или акцента. Но не используйте их в избытке, иначе ваше сообщение не будет выглядеть профессиональным.
Соблюдайте осторожность со всеми заглавными буквами
Все заглавные буквы могут также добавить некоторый акцент. Но это также может показаться криком. Поэтому, если в этом нет необходимости, подумайте об использовании курсива или чего-то еще.
Используйте смайлики только с определенными людьми
Когда дело доходит до смайликов и смайликов, держите их в разговорах с друзьями и близкими коллегами, которые, как вы знаете, не будут неверно истолковывать или считают их непрофессиональными.
Рассмотрим разные культуры и языки
Вы также можете иногда переписываться с людьми из разных культур или происхождения. Поэтому обязательно учитывайте это при составлении своих ответов, чтобы никого не обидеть и не запутать.
Шаг назад перед отправкой эмоциональных сообщений
Если вы когда-нибудь окажетесь в ситуации, когда вам придется отправить гневное или иное эмоциональное электронное письмо, составьте свое сообщение, а затем отойдите на некоторое время, чтобы очистить голову. Затем вернитесь к сообщению позже, чтобы убедиться, что это именно то, что вы хотите сказать.
Ответ на случайные сообщения
В тех случаях, когда вы получаете электронное письмо, которое не было предназначено для вас, ответьте отправителю, чтобы быстро сообщить об этом.
Подтвердите получение сообщений, которые вы не можете получить прямо сейчас
И если вы получите электронное письмо, которое предназначено для вас, но вы не можете ответить на него сразу же, просто сообщите отправителю, что вы получили его, и когда вы сможете получить его.
Начать новую цепочку электронной почты для новых тем
При переписке по электронной почте с кем-то, с кем вы часто переписываетесь, может быть заманчиво поддерживать непрерывную работу только одной цепочки. Но это может затруднить вам организацию ваших бесед. Так что начинайте новую цепочку для каждого нового предмета.
Только пересылать сообщения, когда это необходимо
Пересылка может быть полезной функцией для пользователей электронной почты. Но это также может быть злоупотреблено. Поэтому, прежде чем отправлять какие-либо сообщения, просто убедитесь, что они действительно необходимы, чтобы вы не бомбардировали людей электронными письмами.
Добавить личное сообщение при пересылке
Когда вы обнаружите, что необходимо пересылать электронные письма, добавьте личное сообщение вверху, чтобы объяснить, вместо того, чтобы просто нажимать вперед и заставить получателя прочитать всю электронную почту без контекста.
Проверьте содержимое перед отправкой
И если вы пересылаете новостной материал или любую другую информацию, за которую вы не можете лично поручиться, проведите небольшое исследование, чтобы убедиться в точности, чтобы не тратить время на получение информации, которая не является правильной.
Не добавляйте людей в списки рассылки, на которые они не подписались
Если у вас есть групповые цепочки рассылки или списки, в которые вы регулярно отправляете письма, добавляйте людей в этот список только в том случае, если они дали вам свое разрешение.
Вежливо попросите, чтобы вас сняли со списков, на которые вы не подписались
И если вы когда-либо добавлялись в список, на который вы не подписались, не бойтесь связаться с отправителем и вежливо попросить, чтобы его сняли.
Дайте людям достаточно времени для ответа, прежде чем отправлять напоминания
Если вы отправили электронное письмо и не получили ответа, вы можете отправить быстрое напоминание. Просто убедитесь, что вы дали человеку один или два дня, чтобы ответить, в зависимости от того, как долго он обычно это делает.
Проверьте папку со спамом
Также рекомендуется проверить папку нежелательной почты или спама, прежде чем отправлять напоминания людям - на тот случай, если они уже отправили их.
Используйте отсутствующие сообщения, когда в отпуске
Если вы уезжаете в отпуск или выходите из офиса более чем на день или два, настройте автоответчик или сообщение об отсутствии, чтобы люди могли быстро получить ответ, когда они отправят вам электронное письмо.
Дайте людям знать, когда вы ответите
В этом сообщении укажите дату, когда вы вернетесь в офис, и когда вы ожидаете, что сможете вернуться по электронной почте, чтобы они знали, когда ожидать ответа.
Дайте им еще один контакт для срочных вопросов
И на всякий случай, если какие-либо вопросы являются особенно срочными, укажите другого сотрудника вашей компании, с которым они могут связаться.
Добавьте адрес электронной почты последний
Если вы создаете новое письмо, начните с темы и содержимого, прежде чем добавлять адрес электронной почты получателя. Это не позволит вам случайно отправить его слишком рано.
Перепроверить получателя
Вы также хотите убедиться, что отправляете это нужному человеку. Так что всегда дважды проверяйте это перед отправкой.
Тройная проверка орфографии имени
Вернитесь и проверьте еще раз, правильно ли вы написали имя человека в своем электронном письме. Вы не можете быть слишком осторожны в этом случае.
Убедитесь, что ваше имя отображается правильно
Вы также должны убедиться, что ваше собственное имя правильно отображается в вашей подписи и поле отправителя.
Удалить быстро, если это необходимо
Некоторые почтовые клиенты, такие как Gmail, имеют функцию, которая позволяет вам удалять отправленные электронные письма, если вы делаете это прямо сейчас. Поэтому, если вы забыли что-нибудь проверить, быстро удалите электронное письмо, прежде чем оно действительно будет получено получателю.
Отправить фото через Shutterstock
Ещё в: Популярные статьи 9 Комментариев ▼
