Вы можете делать удивительные вещи в бизнесе, когда у вас есть правильные инструменты, как технологические, так и социальные. Это особенно актуально для управления проектами компании.
Имея в своем арсенале несколько отличных инструментов, таких как следующие, вы сможете удовлетворить все свои потребности в управлении проектами.
У вас есть все семь из них?
Программное обеспечение для управления проектами
Благодаря современным технологиям программное обеспечение для управления проектами стало проще, чем когда-либо. Лучшие программы позволяют вам держать всех ваших сотрудников на одной странице с интерактивными временными рамками, отслеживанием данных, отметками времени, расходами на каждую работу, сбором контента и возможностями делегирования.
$config[code] not foundПо словам Тома Треанора (Tom Treanor), директора по маркетингу в Wrike, компании, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления проектами, «вам нужен вариант управления проектами, который позволяет легко создавать задачи, вовлекать членов команды с помощью простых тегов и который интегрируется с платформами электронной почты и обмена файлами. Использование отличного программного обеспечения для управления проектами является одним из ключей к успешному достижению целей вашего бизнеса ».
Совместно используемые платформы
Каждый проект нуждается в доступе к возможностям совместного доступа к файлам, чтобы постоянно держать в поле зрения соответствующих членов команды. Это обеспечивает доступ к файлам от менеджера проекта членам команды и помогает минимизировать проблемы проекта и неэффективное управление временем.
Лучшие программы обмена будут иметь следующие качества:
- Онлайн и может быть доступен в любом месте с подключением к Интернету
- Простые функции редактирования
- Возможность прикрепить проект к задаче
- Обмен возможностями между соавторами
- Функции безопасности, которые защищают и поддерживают вашу работу
- Интеграция с вашим программным обеспечением для управления проектами
Среди наиболее часто используемых платформ для обмена информацией - Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive и Communifire.
Анализ проекта
Чтобы ваши работы работали как можно более гладко, вам необходим инструмент анализа проектов, который будет собирать данные из программного обеспечения для управления проектами. Такие данные повысят вашу эффективность и обработку.
Лучшие варианты управления проектами будут иметь аналитику, запрограммированную прямо в программное обеспечение, но вы также можете найти отдельные альтернативы, которые собирают данные для вас. Полученный отчет покажет вам время и деньги, потраченные на каждый проект, количество вовлеченных людей, количество необходимых коммуникаций и любую другую информацию, которую вы должны знать, чтобы упростить процессы и улучшить итоги.
Стандарты связи
Прежде чем начинать проект с соавторами, вы должны определить свои стандарты связи. Большинство компаний используют электронную почту для всех коммуникаций, но это не сработает для каждой компании и каждого проекта.
Сообщите вашим сотрудникам, какие каналы следует использовать, когда им нужно задать вопрос, участвовать в командных встречах, обсуждать творческие идеи и взаимодействовать с товарищами по команде.
Например, вы можете захотеть, чтобы все простые вопросы и взаимодействие в команде происходили в функции комментариев вашего программного обеспечения для управления проектами; и все встречи команд должны проходить через групповой видеочат, такой как Google Hangout.
Определение этих стандартов в начале сократит время и недопонимание и поможет вам выполнять более эффективную работу.
Шаблоны
Большинство ваших проектов, вероятно, подпадают под те же категории. Например, если вы специализируетесь на SEO, вы, по всей вероятности, будете работать с кампаниями PPC, социальными сигналами и контентом веб-сайта.
Чтобы сделать проекты более плавными, вы можете разработать шаблоны для каждой из этих категорий. В начале это может занять немного больше времени, но оно того стоит, когда различные аспекты каждого проекта выполняются более эффективно, а работа, выполняемая членами вашей команды, требует меньше пересмотра.
Делегированная ответственность
Общее проклятие менеджеров проектов - желание сделать все самостоятельно, потому что вы уверены, что сможете сделать все правильно. Как правило, просто невозможно сделать все самостоятельно, и слишком много работы приведет к некачественной работе, поскольку вы стремитесь выполнить все вовремя.
Проект, правильно разделенный между каждым из членов его команды, является проектом, который с большей вероятностью будет успешным. Просто помните, что делегирование задачи означает, что вы доверяете другим членам команды для правильного выполнения работы, и вам нужно показать это доверие, проверяя только время от времени, а не микроуправляя каждым элементом работы.
Передача обязанностей, а затем доверие членов вашей команды к выполнению задачи не только облегчит вашу рабочую нагрузку, но и улучшит производительность сотрудников с течением времени.
Определенное лидерство
Успех большинства проектов зависит от определенного лидера, который обладает чертами профессионала. Если у вас нет четкого лидера, это вызовет путаницу и замедлит процесс, так как члены вашей команды примут это во время принятия решений, потому что никто не был назначен для принятия окончательных решений.
Солидный лидер может воплотить в жизнь лучшие идеи членов вашей команды и дать заключительное слово по проектным решениям. Руководитель группы также должен:
- Защитник для видения,
- Общайся хорошо,
- Общайтесь открыто и честно со всеми сотрудниками,
- Источать энтузиазм по поводу проекта,
- Делегировать без микроуправления,
- Проявлять уверенность и навыки принятия решений,
- Знать, как решать проблемы по мере их появления,
- Оставляйте отзывы и хвалите, когда заслужили,
- Прислушивайтесь к мнению других и поощряйте творчество и идеи.
Компетентный лидер - один из самых важных инструментов в вашем поясе управления проектами. С определенным лидером, который готов работать со всеми вашими сотрудниками, успешное управление проектами не просто возможно … это вероятно.
Фото менеджера проекта через Shutterstock
7 комментариев ▼
