В должности секретаря, человек отвечает за бесперебойное и эффективное управление стойкой регистрации, представляя компанию. В конце концов, первым, кого ты видишь, когда заходишь в бизнес, обычно является регистратор. Чтобы быть эффективным регистратором, человек должен хорошо владеть административными и канцелярскими навыками и межличностным общением.
Знай свой путь вокруг компьютера. Чтобы запустить хорошую стойку регистрации, человеку нужна умение хорошо ориентироваться в компьютере. Быть секретарем - это отвечать на электронные письма, распечатывать еженедельные повестки дня и рассылать уведомления сотрудникам. Некоторые программы, которые полезно знать регистраторам, включают Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks и Access. Печатание быстро и с точностью также плюс.
$config[code] not foundРешать проблемы в лоб. Большая часть того, чтобы быть эффективным регистратором, знает, как решить проблемы эффективно и своевременно. Навыки быстрого критического мышления необходимы, будь то необходимость справиться с застреванием бумаги в принтере или опоздание начальника на критическую встречу в другом городе.
Эффективно общаться с другими. Рабочая стойка регистрации - идеальное место для людей, которые обладают дружелюбными, яркими личностями и сильными межличностными навыками. Работа, конечно, не для антисоциальных. Чтобы быть регистратором, вы должны уметь общаться четко и кратко с другими людьми. Также очень важно всегда сохранять сдержанное, спокойное и профессиональное поведение, независимо от того, насколько вы беспокойны или подавлены.
Используйте телефон как профессионал. На стойке регистрации телефон должен быть вашим лучшим другом. Администраторы проводят большую часть дня по телефону, будь то запись сообщений для начальника, направление звонков на отдельные линии сотрудников или организация конференц-связи. Для правильной работы телефона администратор должен всегда говорить вежливым тоном, избегать еды во время разговора, воздерживаться от использования плохого языка и проявлять искреннюю заботу о помощи человеку на другом конце линии.
Показать острое чувство организации. Организационные навыки необходимы для правильной работы стойки регистрации. Быть администратором - это многозадачность.Иногда вы можете нести ответственность за обработку дюжины вещей одновременно, от удержания кого-либо до разговора с кем-то, ожидающим встречи, до отправки факсов и печати счетов-фактур. Положение может быть хаотичным, но опытный регистратор должен уметь справляться с этим легко.
Совет
Будьте гибкими и любезными. Чтобы стать секретарем, вам нужно иметь желание взять на себя новые роли и идти дальше и дальше, даже если это не является частью вашей должностной инструкции. Если стажер отсутствует в течение дня, и приближается большая встреча, не стесняйтесь пойти на быстрый кофе для руководителей офиса.
