Священный грааль управления проектами: экономия времени и денег, при этом получая отличный, качественный проект. Это цель, которую хочет достичь каждая компания, но многим это не удается по многим причинам. Будь то нехватка ресурсов, нехватка бюджета или недостаток знаний, слишком часто, компании позволяют проектам полностью выйти из-под контроля в масштабах, бюджете или одном из многих других способов, которыми проекты часто сходят с ума.
$config[code] not foundИтак, насколько распространена проблема неконтролируемых проектов и, что более важно, что является ключом к ее предотвращению?
Как проект становится альбатросом
Несколько лет назад Отдел Европейской стратегии в области услуг провел исследование, чтобы определить, сколько проектов превысило бюджет и сколько это будет стоить компаниям в долгосрочной перспективе. Их выводы оказались более экстремальными, чем прогнозировалось:
- Общая стоимость контрактов - 47,65 млрд долларов.
- Перерасходы составили 14,54 миллиарда долларов.
- 57% всех контрактов (105) испытали перерасход средств.
- 33% от общего числа контрактов (105) претерпели серьезные задержки.
- 30% от общего числа контрактов (105) были расторгнуты.
Аналогичное исследование, опубликованное в Harvard Business Review, в котором анализировалось в общей сложности 1471 ИТ-проект, показало, что среднее превышение составило 27%. Хотя это само по себе является существенным, исследование показало, что каждый шестой проект превышал свой бюджет в среднем на 200% и превышал график почти на 70%.
В чем причина этих проблем? Исследование HBR показало, что виноват ряд факторов. Но многие из них пришли к плохому планированию и недостатку информации. Некоторые компании сильно недооценивают стоимость и время, затрачиваемое на данный проект. Другие скупились на собственную маркетинговую шумиху, упрощая при этом то, что имело место, и переоценивая свои способности.
В поисках счастливой среды
Само собой разумеется, что надлежащее планирование проекта является обязательным. Но что именно это значит?
Хотя высокие цели могут показаться хорошими на этапе предложения, они могут иметь разрушительные последствия в течение всего срока реализации проекта. Чем больше и длиннее проект, тем больше места для пропущенных излишне высоких целей, и проект выходит за рамки бюджетных и временных ограничений.
Но даже при лучшем планировании происходят непредвиденные вещи. Это может быть что угодно, от запрошенного клиентом изменения области действия до непредвиденных изменений на рынке, которые требуют корректировки.
Одним из лучших способов сократить перерасход средств по проектам и плохое бюджетное планирование может быть простое отслеживание времени и расходов для каждого сотрудника проекта. Таким образом, руководители проектов получают более точную оценку масштабов проекта и того, что тратится в отношении времени на проект и фактических расходов на проект. Время отслеживания также может выявить, каким сотрудникам может потребоваться немного подтолкнуть или получить дополнительные указания, чтобы точно завершить проект с умением.
Чаще всего проект выходит за рамки своих целей раньше, чем позже. К сожалению, многие руководители проектов вслепую следуют изложенному курсу и проводят очень мало анализа, чтобы убедиться, что промежуточные цели совпадают с бюджетными целями и целями планирования. Если вы достигли 10% целей проекта, но израсходовали 15% бюджета, нет никаких оснований полагать, что эта тенденция изменится без вмешательства и внесения корректировок. Без внесения корректировок можно ожидать, что на 20% работы проект будет израсходован на 30% бюджета и так далее. Таким образом, к моменту завершения проекта он будет стоить 150% выделенного бюджета.
Некоторые рекомендации для рассмотрения
Для каждого проекта очень важно установить основные этапы, чтобы оценить достигнутый прогресс и увидеть, как этот прогресс согласуется с параметрами и целями проекта. Чем раньше это будет сделано, тем скорее будут обнаружены потенциальные проблемы, и можно будет внести коррективы, чтобы сохранить цель проекта.
Не забывайте поддерживать постоянную связь с сотрудниками проекта, если они также нуждаются в небольшом разъяснении по всем этапам. Это не только удерживает проект на правильном пути, но и добавляет сплоченности групповым усилиям.
С хорошим планированием и тщательным выполнением, ваша компания может избежать нежелательной статистики и может достичь цели экономии времени и денег при предоставлении качественного продукта или услуги.
Встреча фото через Shutterstock
2 комментария ▼
