Ключ к написанию эффективного отчета - просто придерживаться фактов. Сосредоточьтесь на самых важных деталях. Лучшие доклады дают четкое и краткое объяснение обсуждаемой темы. Многие люди считают, что отчет должен быть длинным и залитым деталями, но на самом деле эффективный отчет даст краткую информацию по сути вопроса. Прежде чем приступить к написанию отчета, сначала создайте маркированный список всех тем, которые необходимо обсудить. Затем вы можете организовать отчет на основе этой информации.
$config[code] not foundОбрисуйте свой отчет, прежде чем писать. Создайте общие разделы, а затем разделите эти разделы на более мелкие подразделы с названиями, которые являются описательными и простыми для понимания. Сделайте схему в оглавление и включите оглавление в начале отчета, чтобы читатель мог легко ссылаться на информацию отчета.
Определите свою аудиторию. Кто будет читать этот отчет? Это поможет вам определиться с тоном доклада. Решите, является ли это неформальным или формальным. Независимо от используемого тона, пишите простым и понятным языком. Избегайте "корпоративного разговора", жаргона и громких слов.
Начните отчет с резюме. Суммируйте ключевые моменты. Используйте маркеры для простоты и для привлечения внимания к основным целям отчета. Вернитесь к этому резюме после завершения отчета, чтобы подтвердить, что вы собрали все самые важные детали.
Укажите конкретные сведения по каждому подразделу, которые вы описали на первом этапе. Разделите их на короткие абзацы. Каждый абзац не должен превышать четырех или пяти предложений. Избегайте сложных описаний: укажите свою точку зрения, соответствующую статистику или предлагаемые действия и перейдите к следующему разделу.
Используйте визуальные эффекты в умеренных количествах, чтобы проиллюстрировать свои очки. Графики, диаграммы и фотографии, которые подтверждают ваши выводы, помогут читателю понять концепции.
Прочитайте отчет дважды после завершения первого проекта. Вырежьте ненужные слова и лишний язык. Исправьте грамматические и орфографические ошибки.
Выложите текст отчета в привлекательный шаблон с простой обложкой. Microsoft Office имеет бесплатные шаблоны отчетов, доступные на сайте Microsoft (см. Ресурсы). Заключите отчет в спиральное переплетение, чтобы читатели могли легко пролистывать страницы.
Совет
Минимизируйте количество страниц, если вы хотите, чтобы отчет был эффективным.
Не позволяйте вашему читателю заблудиться или запугаться из-за длины отчета. Вы хотите, чтобы люди прочитали отчет целиком, а не просто просмотрели его.
Позвольте другому читателю взглянуть на отчет, чтобы убедиться, что он эффективно передает ваши идеи.
